Jednym z kluczowych obszarów ryzyka prawnego w branży transportowej jest prawidłowe rozliczanie oraz organizacja czasu pracy kierowców. To zagadnienie może sprawiać trudności nawet najbardziej doświadczonym pracownikom działu kadr. Dotyczy to w szczególności przewoźników wykonujących transport pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Istotnym jest, by wiedzieć jak rozliczać czas pracy kierowców nie tylko zarówno w ruchu krajowym ale i międzynarodowym.
Przepisy w tym zakresie są skomplikowane i wielowarstwowe – obejmują bowiem zarówno regulacje krajowe, jak i unijne. Za niezachowanie obowiązujących przepisów przedsiębiorca może być ukarany surowymi sankcjami finansowymi. Kolejną konsekwencją ich niezachowania może być także utrata reputacji, którą nie zawsze łatwo jest odbudować.
Z tego artykułu dowiesz się przede wszystkim:
- jakie są najważniejsze zasady związane z czasem pracy kierowców,
- jakie są najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców w tym aspekcie,
- jak ustrzec się od popełniania błędów.
Rozliczanie czasu pracy kierowcy pojazdów powyżej 3,5 tony – przepisy
Kierowcy prowadzący pojazdy o DMC powyżej 3,5 tony, a także osoby rozliczające czas pracy takich kierowców powinni znać przede wszystkim dwa źródła prawa
- Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, która określa zasady organizacji i ewidencji czasu pracy. To z niej dowiesz się wszystkiego na temat nadgodzin, dyżurów, odpoczynków oraz rozkładów czasu pracy w różnych systemach.
- Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady, które z kolei dotyczy kierowców wykonujących przewóz drogowy w ramach Unii Europejskiej. To ono nakłada na kierowców i przewoźników obowiązki związane z maksymalnym czasem prowadzenia pojazdu, przerwami oraz odpoczynkami.
Poza granicami UE zastosowanie ma Umowa AETR, jednak kwestie transportu wykraczające poza granice UE nie będą przedmiotem rozważania niniejszego artykułu.
Warto też odpowiedzieć na pytanie, do jakich organów należy egzekwowanie w/w przepisów. Zgodnie z polskim ustawodawstwem kontrola ich przestrzegania leży, w zależności od charakteru naruszenia w gestii Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) lub Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Co wchodzi w czas pracy kierowcy?
Czas pracy kierowcy różni się od czasu pracy innych pracowników, bowiem w jego skład wchodzi nie tylko prowadzenie pojazdu. Ustawa o czasie pracy kierowców zawiera szeroki katalog czynności, które brane są pod uwagę przy wyliczaniu czasu pracy kierowcy. Są to między innymi:
- prowadzenie pojazdu,
- załadunek i rozładunek,
- nadzór nad załadunkiem i rozładunkiem,
- czynności związane z zabezpieczeniem ładunku,
- obsługa codzienna pojazdu (np. tankowanie, kontrola stanu technicznego),
- wypełnianie dokumentacji transportowej,
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
- niezbędne formalności administracyjne;
- utrzymanie pojazdu w czystości.
Czasem pracy kierowcy jest także czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek.
Co więcej, do czasu pracy kierowcy zalicza się przerwy przeznaczone na odpoczynek
Warto wskazać również, że tzw. czas dyżuru, podczas którego kierowca nie wykonuje żadnych czynności, ale pozostaje do dyspozycji pracodawcy może, ale nie zawsze jest wliczany do czasu pracy – zależy to od tego, czy w jego trakcie podejmował pracę.
Bardzo ważne jest to, by podczas wykonywania pracy kierowcy, lub zatrudnianiu kierowcy wiedzieć dokładnie co należy do czasu pracy kierowcy, a co do niego nie należy. W praktyce błędne przypisanie określonych okresów do czasu pracy (lub ich pominięcie) prowadzi do przekroczenia dobowych lub tygodniowych limitów i generuje podstawę do nałożenia kar podczas kontroli ITD lub PIP.
Jaki jest limit czasu pracy kierowcy w pojazdach powyżej 3,5 tony?
Limity czasu pracy kierowcy należy podzielić na dwa osobne aspekty, a mianowicie na limit dobowy i tygodniowy. Przestrzeganie tych limitów jest nie tylko obowiązkiem kierowcy, ale także pracodawcy. Przekroczenie tych limitów jest traktowane jako naruszenie przepisów i może skutkować dotkliwymi sankcjami administracyjnymi.
Standardowo dzienny limit wynosi 9 godzin dziennie, wyjątkowo można go wydłużyć do 10 godzin, maksymalnie 2 razy w tygodniu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, łączny czas prowadzenia pojazdu w ciągu jednego tygodnia (od poniedziałku do niedzieli) nie może przekroczyć 56 godzin. Jest to absolutna granica dla kierowcy, niezależnie od rodzaju trasy czy wykonywanych przewozów.
Co istotne, maksymalny czas jazdy (56h) jest niższy niż dopuszczalny tygodniowy czas pracy kierowcy, który wynosi 60 godzin. Oznacza to, że w sytuacji, gdy kierowca w pełni wykorzysta dostępne 56 godzin jazdy, na pozostałe obowiązki zawodowe (takie jak załadunek, rozładunek, czynności administracyjne czy oczekiwanie) pozostają jedynie 4 godziny.
Przepisy wprowadzają również ograniczenie czasu jazdy w ujęciu dwutygodniowym. Łączna liczba godzin jazdy w dwóch kolejnych, następujących po sobie tygodniach, nie może przekroczyć 90 godzin.
Kierowca po 4,5 godzinach prowadzenia pojazdu jest zobowiązany do odbycia przerwy trwającej 45 minut. Przerwa ta może zostać podzielona na dwie części: pierwsza –15 minut, druga –30 minut.
Dodatkowo kierowcy muszą odbywać odpoczynki dobowe, które trwają co do zasady 11 godzin (regularny odpoczynek dobowy może być odbierany także w dwóch częściach po 3 i 9 godzin)
Istnieje także możliwością skrócenia odpoczynku dobowego do 9 godzin – maksymalnie trzy razy między kolejnymi odpoczynkami tygodniowymi.
Regularny odpoczynek tygodniowy powinien wynosić co najmniej 45 godzin, jednak może zostać skrócony do 24 godzin, jeśli zostanie odpowiednio zrekompensowany w późniejszym okresie.
Nieprzestrzeganie zasad odpoczynków i przerw prowadzi do nałożenia na przedsiębiorcę kar finansowych.
Czas pracy kierowców pojazdów powyżej 3,5 t – planowanie harmonogramu
Jednym z kluczowych elementów przy planowaniu harmonogramów pracy kierowców jest właściwe uwzględnienie tzw. pory nocnej, zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o czasie pracy kierowców.
Zgodnie z przepisami, pora nocna obejmuje dowolne cztery godziny mieszczące się w przedziale od 00:00 do 07:00. W praktyce oznacza to, że każde przedsiębiorstwo może przyjąć inny przedział godzin nocnych, co może powodować różnice między kierowcami – w zależności od stosowanej polityki firmy.
Określenie pory nocnej jest bardzo ważne przy planowaniu harmonogramów, gdyż jeżeli kierowca przepracuje jakiś okres czasu w tzw. porze nocnej, to – zgodnie z ustawą – w danym dniu obowiązuje go ograniczenie do maksymalnie 10 godzin łącznej pracy (licząc od zakończenia poprzedniego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego).
W praktyce oznacza to, że niewłaściwe zaplanowanie trasy czy błędne wyznaczenie pory nocnej może doprowadzić do przekroczenia norm czasu pracy, a co za tym idzie – do potencjalnych naruszeń i sankcji podczas kontroli.
Typowe błędy przedsiębiorców transportowych w ewidencji czasu pracy kierowców
W toku przeprowadzanych przez nas audytów prawnych oraz analiz dokumentacji z kontroli ITD, najczęściej występujące błędy dotyczą:
- błędnego przyporządkowania czasu do kategorii „praca” / „dyżur” / „gotowość”,
- braku zgodności między ewidencją czasu pracy a danymi z tachografów,
- stosowania nieprawidłowych systemów rozkładu czasu,
- nieuwzględniania odpoczynków tygodniowych i ich kompensacji,
- braku stosowania wewnętrznych polityk dyscyplinujących kierowców naruszających obowiązki.
Niestety, w wielu przypadkach przedsiębiorcy dowiadują się o tych uchybieniach dopiero podczas kontroli – a wtedy możliwości manewru są już mocno ograniczone, choć przy odpowiedniej znajomości przepisów – niewykluczone.
Jak się zabezpieczyć przed odpowiedzialnością?
Skuteczne zarządzanie czasem pracy kierowców wymaga wdrożenia kilku podstawowych narzędzi i procedur organizacyjnych:
- Regulaminy i instrukcje czasu pracy – dokumenty wewnętrzne określające zasady organizacji pracy kierowców, systemy czasu pracy oraz procedury dyscyplinujące.
- Systematyczna ewidencja czasu pracy – prowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy i ustawą o czasie pracy kierowców.
- Analiza danych z tachografów – weryfikacja, czy dane z urządzeń rejestrujących są zgodne z ewidencją i dokumentacją kadrową.
- Szkolenia wewnętrzne – zarówno dla kierowców, jak i kadry zarządzającej transportem, w zakresie obowiązujących limitów i zasad dokumentacji.
- Wewnętrzne środki dyscyplinujące – polityka kar i konsekwencji wobec kierowców łamiących przepisy, np. poprzez jazdę bez wymaganej przerwy lub fałszowanie zapisów tachografu.
- Wykorzystanie naszego skutecznego, autorskiego programu PayCore Engine.
PayCore Engine
W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców z branży transportowej, w zakresie przejrzystej, bezpiecznej i zgodnej z prawem analizy oraz raportowania zdarzeń drogowych, stworzyliśmy system PayCore Engine, który jest wyposażony w przemyślane moduły i funkcje wspierające, takie jak:
1. Moduł importu danych
– Import plików GPS (csv, xls), danych dot. aktywności przy przewozach do 3,5 DMC (xls), cyfrowych plików tachografów (DDD), danych załadunków/rozładunków (xls).
– Możliwość dostosowania formatu danych do istniejących systemów klienta.
2. Moduł multidostępu
– Nielimitowana liczba użytkowników; administrator może samodzielnie tworzyć konta rozliczające dostęp do programu.
3. Moduł ewidencji czasu pracy kierowcy
– Szczegółowe wyliczenia czasu pracy, dodatków (nadgodziny, dyżury, praca w nocy, święta) dla umów o pracę i cywilnych.
– Kalendarz aktywności z możliwością śledzenia nieobecności i naruszeń.
4. Moduł delegacji
– Wyliczenie delegacji krajowych i zagranicznych: diety, ryczałty, ulgi podatkowe (60 EUR / 20 EUR) – zgodnie z Rozporządzeniem.
5. Moduł naruszeń
– Generowanie raportów indywidualnych i zbiorczych dot. naruszeń okresów prowadzenia/przerw/odpoczynków z uwzględnieniem rozporządzenia 561/2006 WE.
– Raporty o manipulacjach, integralności danych lub ingerencjach w tachograf.
6. Moduł płac zagranicznych
– Rozliczenia dla pracowników delegowanych: zarówno „minimalnych” jak i „sektorowych”, zgodnie z Pakietem Mobilności UE.
7. Moduł emisji „urlopówek” (Zaświadczeń Działalności Kierowcy)
– Automatyczne generowanie i integracja zaświadczeń z systemu kadrowo-płacowego + unikalna e‑wersja e-urlopówka z podpisem elektronicznym.
8. Moduł zgodności z KREPTD
– Automatyczne wyliczanie poziomu zagrożenia reputacji przedsiębiorstwa oraz ryzyka utraty licencji transportowej.
9. Moduł wyliczania wynagrodzeń
– Zaawansowane wyliczenia płac: brutto/netto, dodatki, składki ZUS, podatki, ulgi (np. ulga dla młodych), potrącenia (alimenty, zaliczki) dla umów o pracę i cywilnych.
10. Moduł emisji rachunków
– Automatyczne generowanie rachunków dla umów cywilno‑prawnych z pełnymi danymi rozliczeniowymi.
11. Moduł parametryzacji ustawień
– Precyzyjne ustawienia parametrów (pora nocna, dyżury, odbiory itd.) – umożliwiające optymalizację i redukcję kosztów.
12. Moduł aktualizacji walut z NBP
– Automatyczne pobieranie kursów walut z NBP w godzinach nocnych.
13. Moduł interpretacji typów transportu z delegowaniem
– Automatyczna klasyfikacja przejazdów (kabotaż, cross‑trade, bilateral), nawet przy braku oznaczeń w plikach – wpływa na wyliczenia płac i delegacji.
14. Raporty – szeroki zakres gotowych do generowania raportów:
– Wykroczeń, ewidencji czasu pracy, delegacji, płac sektorowych/dopłat, zbiorczych wykroczeń, zbiorczej ewidencji, płac, dopłat, przekroczeń granic, przebiegu pojazdu, przejechanych kilometrów, wynagrodzeń (umowy o pracę / cywilnoprawne), KREPTD, zbiorczych aktywności kierowców, generowania godzin pracy.
Skontaktuj się z nami!
Pamiętaj, że prowadzenie działalności związanej z prowadzeniem pojazdów, a co za tym idzie właściwym wyliczaniem czasu pracy kierowców jest kwestią trudną, która nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom może sprawiać problemy. By zapobiegać konsekwencjom, które z punktu widzenia przedsiębiorcy jak i kierowcy mogą być bardzo dotkliwe już teraz zacznij działać i skorzystaj z naszych usług.
Co istotne – w przypadku kontroli ITD lub PIP najlepiej zareagować już na jej wstępnym etapie. Dzięki temu możliwe jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji, przedstawienie wyjaśnień, a w razie potrzeby – skorzystanie z profesjonalnej reprezentacji prawnej.
W naszej kancelarii:
- reprezentujemy firmy transportowe na etapie kontroli,
- sporządzamy ewidencje czasu pracy zgodne z obowiązującym stanem prawnym,
- wdrażamy procedury wewnętrzne oraz polityki dyscyplinujące kierowców,
- przeprowadzamy audyty zgodności, które pozwalają ujawnić i naprawić ryzyka przy ewentualnej kontroli.
Co więcej, kontaktując się z nami uzyskasz wszelkie potrzebne wiadomości dotyczące wdrożenia PayCore Engine, który pozwala efektywnie i rzetelnie prowadzić analizy i kontrole w obszarze transportu drogowego. System zapewnia pełne raportowanie naruszeń, wykrywanie manipulacji, ocenę ryzyka KREPTD oraz automatyczne integracje danych, wszystko w jednym, elastycznym narzędziu!
Przygotowała:
r.pr. Monika Bendarz – Kancelaria Prawna Viggen
