W związku z dynamicznym rozprzestrzenianiem się wirusa SARS CoV-2 (tzw. koronawirusa) i rosnącym niepokojem również w relacjach prawnopracowniczych oraz wzmagającą się ilością zapytań, pragniemy przekazać podstawowe informacje w sprawie uprawnień i obowiązków stron stosunku pracy w obecnej sytuacji.
Okoliczności faktyczne spowodowane rozprzestrzeniającą się epidemią oraz czynnościami podejmowanymi przez polskiego ustawodawcę w przedmiocie zakazu podejmowania określonych prac i zminimalizowania ryzyka zarażenia się spowodowały znaczny wzrost przejścia pracowników w system pracy zdalnej, powszechnie zwany „home office”. Oczywiście możliwość pracy w takim trybie nie jest żadną nowością i jeszcze przed tymi okolicznościami taki rodzaj pracy stosowany już był przez wiele przede wszystkich zagranicznych podmiotów. Niemniej upowszechnienie tego rodzaju pracy wywołało w niektórych branżach zainteresowanie, które jest tym większe w kontekście okoliczności, że Kodeks Pracy wprost nie uregulował czym praca zdalna tak naprawdę jest.
Bardzo ważną okolicznością jest fakt, iż nie należy mylić pracy zdalnej z telepracą, która to w przeciwieństwie do tzw. „home office” jest regularnym świadczeniem pracy poza siedzibą pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co zostało szczegółowo uregulowane w art. 675 i następne Kodeksu Pracy. Praca zdalna stosowana jest jako benefit dla pracowników, których to pracodawca darzy zaufaniem i z założenia stanowi okazjonalne świadczenie pracy poza stałym i wskazanym w umowie miejscem jej wykonywania. Co do zasady następuje ono na wniosek pracownika i wymaga akceptacji pracodawcy.
Rozwiązanie takie jednak nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności związanej z kwestiami BHP, bowiem w zgodzie z art. 15 KP to na pracodawcy spoczywa i ciąży obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim pracownikom, a także podjęcia odpowiednich działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa informacji, w tym oczywiście danych osobowych (obowiązek wynikający z RODO).
Wobec powyższego realizacja obowiązków pracodawcy w tym przedmiocie koncentruje się na stworzeniu odpowiednich unormowań wskazanych np. w regulaminie pracy zdalnej.
Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w art. 3 traktuje o podstawie której pracodawca może polecić pracownikowi wykonanie, przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). W świetle tejże specustawy, praca zdalna (home office) zlecana jest na podstawie swobodnej decyzji pracodawcy, która może mieć charakter prewencyjny i która jest wiążąca dla pracownika – traktować ją należy jako polecenie służbowe.
Wobec powyższego regulacja ta zmienia nam zasady wprowadzenia pracy zdalnej w sposób taki, że inicjatorem pracy w tym trybie może być pracodawca, a jego decyzja w tym przedmiocie jest wiążąca. Założenia specustawy traktują, że trwać ma ona 180 dni od dnia wejścia w życie specustawy, tj od 8 marca 2020 r.
Niemniej jednak stosując wskazany w specustawie home office pracodawcy nie mogą zapominać o zakresach obowiązków jakie nakłada na nich Kodeks Pracy, m.in. BHP czy ochrony danych osobowych. Wobec powyższego konieczne jest uprzednie wprowadzenie tzw. regulaminu home office np. w formie zarządzenia co pozwoli legitymizować nową formę pracy na określonych zasadach.
Regulamin pracy zdalnej powinien zawierać zasady na jakich pracodawca porozumiewa się w trybie pracy zdalnej z pracownikami poprzez:
– wskazanie zasad rozpoczęcia i zakończenia pracy i potwierdzania tego przełożonemu
– wskazanie możliwości kontroli pracownika
– wskazanie narzędzi służących do pracy zdalnej i zasad z nich korzystania etc.
Doprecyzowanie wyżej wskazanych reguł pozwoli, że tryb pracy w formie home office będzie transparentny i pozwoli uniknąć wielu problemów. Równocześnie warto podkreślić należy, że przepis dotyczący prawa pracodawcy do inicjowania pracy w tym trybie poprzez formę polecenia służbowego ograniczony jest do 3 miesięcy od momentu wejścia w życie. Po upływie tego czasu wrócą dotychczasowe zasady korzystania z pracy zdalnej.
Niezależnie od powyższego podkreślenia wymaga fakt, że podczas zlecania pracy w trybie home office należy pamiętać o obowiązku równego traktowania pracowników oraz niedyskryminacji. Przepisy i wszystkie uregulowania w tym przedmiocie pozostają nieustannie aktualne.
Kancelaria Prawna Viggen sp. j. jako podmiot wysoko wyspecjalizowany w zakresie prawa pracy, a także jako podmiot uczestniczący w pracach nad tarczą jako reprezentant przedsiębiorców posiada odpowiednie zaplecze merytoryczne w stworzeniu bezpiecznej dokumentacji, która pozwoli legalizować pracę zdalną pracowników w spółkach.
Zachęcamy do kontaktu:
biuro1@viggen.pl, 509-982-577;
jak@viggen.pl, 519-140-984
Anna Nieć-Mrzygłód – Dyrektor Generalny Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.
