Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w 2025 roku – jak robić to legalnie, skutecznie i bezpiecznie?
Zatrudnianie cudzoziemców to dziś nie tylko konieczność wynikająca z braków kadrowych, to także szansa na rozwój firmy i poprawę jakości pracy. Przedsiębiorcy z niemal każdej branży transportowej, produkcyjnej, gastronomicznej, hotelarskiej czy budowlanej sięgają po pracowników z Filipin, Indii, Nepalu, Bangladeszu, Uzbekistanu czy Ameryki Południowej.
Jednak sam fakt chęci zatrudnienia cudzoziemca nie wystarczy. W gąszczu przepisów, zezwoleń, terminów i obowiązków łatwo popełnić błąd, który może kosztować dziesiątki tysięcy złotych, a nawet skutkować zakazem zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.
Zatrudnienie cudzoziemca bez legalizacji = kara do 30 000 zł
Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz ustawa o cudzoziemcach nakładają na pracodawcę obowiązek dopełnienia określonych formalności prawnych przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. W 2025 roku kontrole Straży Granicznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) są coraz częstsze, a organy państwowe mają coraz lepszy dostęp do danych w rejestrach elektronicznych (SOP, SIS, ePUAP, CEIDG, KRS, PESEL).
Nieprawidłowości najczęściej dotyczą:
- braku ważnego zezwolenia na pracę,
- zatrudnienia cudzoziemca w warunkach innych niż zgłoszone,
- nieprzestrzegania obowiązku informacyjnego względem urzędów,
- zatrudnienia bez sprawdzenia statusu pobytowego (np. brak wizy, wygasła karta pobytu),
- naruszenia przepisów przy delegowaniu cudzoziemców do UE (brak A1, notyfikacji IMI).
3 podstawowe formy legalizacji pracy cudzoziemców:
1. Oświadczenie o powierzeniu pracy (tzw. “procedura uproszczona”)
Dotyczy głównie obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii (maks. 24 miesiące). Rejestracja trwa zwykle do 7 dni.
2. Zezwolenie na pracę (typ A)
Wydawane przez wojewodę. Wymagane, gdy cudzoziemiec nie kwalifikuje się do uproszczonej procedury. Czas oczekiwania: 1–3 miesiące (w praktyce nawet dłużej).
3. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. „jednolity pobyt”)
Dotyczy osób, które już przebywają w Polsce i chcą pozostać na dłużej. Jest najtrudniejsze do uzyskania i wymaga precyzyjnej dokumentacji (umowa, ZUS, PIT, zakwaterowanie, źródła dochodu, itd.).
Istotnym jest, aby mieć na uwadzę, że Pracownik może przebywać legalnie w Polsce, ale nielegalnie pracować, jeśli pracodawca nie spełni wymogów formalnych.
Najczęstsze błędy, które popełniają pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemców:
1. Zatrudnienie bez ważnego dokumentu pobytowego
Np. cudzoziemiec ma wizę turystyczną lub status wizy już wygasł. Pracodawca musi zawsze weryfikować legalność pobytu, nie tylko pracy.
2. Umowa podpisana przed wydaniem zezwolenia
Podpisanie umowy lub rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca bez wymaganych zezwoleń jest uznawane za pracę nielegalną – nawet jeśli dokumenty są “w trakcie”.
3. Zgłoszenie niepełnych danych do urzędu
Błędy w danych cudzoziemca (np. inne stanowisko, niższa pensja, inna lokalizacja pracy) mogą skutkować uznaniem zatrudnienia za nielegalne.
4. Brak obowiązkowych zgłoszeń do ZUS i urzędów pracy
W ciągu 7 dni od podjęcia pracy należy poinformować urząd – brak zgłoszenia = poważne konsekwencje.
5. Delegowanie cudzoziemców do pracy w UE bez formalności
To wymaga A1, notyfikacji przez system IMI, często też dodatkowych zgód. Błąd = naruszenie prawa pracy i karne konsekwencje.
JAK POMOGAMY?
W naszej kancelarii od lat wspieramy pracodawców w kompleksowym, legalnym i bezpiecznym zatrudnianiu cudzoziemców. W ramach współpracy oferujemy:
- Audyt kadrowy – sprawdzamy Twoją dokumentację i procedury, zanim zrobi to kontrola
- Legalizację zatrudnienia – przygotowujemy i składamy wnioski o zezwolenia (typ A, typ B, jednolite), oświadczenia, karty pobytu
- Obsługę delegowania pracowników do UE – przygotowujemy dokumentację do A1, IMI, umowy o świadczenie usług (Prawo delegowania pracowników do krajów UE)
- Reprezentację przed urzędami – wojewodowie, SG, PIP, ZUS, UDSC
- Szkolenia dla działów HR i pracodawców – praktyczne, z przykładami z kontroli
- Doradztwo kryzysowe – co robić, gdy masz już kontrolę albo otrzymałeś wezwanie z urzędu?
Jeśli Twoja firma zatrudnia lub planuje zatrudniać cudzoziemców:
- Sprawdź, czy robisz to zgodnie z prawem
- Zabezpiecz się przed kontrolą i karami
- Uzyskaj pełną obsługę prawną – od A do Z
Nie ryzykuj — zadzwoń lub napisz, zanim zrobi to Straż Graniczna.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Opracowała:
Anna Nieć-Mrzygłód – Dyrektor Generalna KPV
