Pracodawcy powinni przygotować się na jedną z największych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Mowa o wdrażaniu unijnej dyrektywy dotyczącej transparentności wynagrodzeń, której celem jest zwiększenie przejrzystości polityki płacowej oraz ograniczenie nierówności wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
Choć w przestrzeni publicznej najczęściej mówi się o obowiązku publikowania widełek wynagrodzeń w ofertach pracy, rzeczywisty zakres zmian jest znacznie szerszy. Nowe regulacje będą miały wpływ zarówno na proces rekrutacji, jak i na sposób ustalania wynagrodzeń, dokumentowania zasad płacowych oraz komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami.
Podstawą zmian jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotycząca wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Celem nowych przepisów jest zwiększenie przejrzystości płac oraz ułatwienie wykrywania przypadków dyskryminacji wynagrodzeniowej.
Choć termin implementacji dyrektywy do krajowych porządków prawnych upłynął 7 czerwca 2026 r., prace legislacyjne w Polsce nadal trwają. Zgodnie z aktualnymi założeniami nowe regulacje mają wejść w życie po odpowiednim okresie dostosowawczym, prawdopodobnie na przełomie 2026 i 2027 roku.
Jedną z najważniejszych zmian będzie obowiązek przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu jeszcze przed zatrudnieniem. Pracodawca będzie musiał poinformować kandydata o proponowanym wynagrodzeniu lub przedziale wynagrodzenia umożliwiającym świadome podjęcie decyzji o udziale w rekrutacji. Informacja ta będzie mogła znaleźć się bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę lub zostać przekazana przed rozmową kwalifikacyjną.
Jednocześnie pracodawcy nie będą mogli żądać od kandydatów informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym u poprzednich pracodawców. Oznacza to odejście od praktyki, która przez lata była powszechnie stosowana podczas procesów rekrutacyjnych.
Kolejną istotną zmianą będzie przyznanie pracownikom prawa do uzyskiwania informacji o poziomie wynagrodzeń osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Informacje te mają być przekazywane z uwzględnieniem podziału na płeć. Pracownicy będą mogli również uzyskać informacje o kryteriach stosowanych przy ustalaniu wynagrodzeń i awansów.
W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania systemów wynagrodzeń oraz przygotowania jasnych i obiektywnych zasad ustalania płac.
Szczególne ryzyko może pojawić się w przedsiębiorstwach, w których wynagrodzenia były dotychczas ustalane indywidualnie, bez jasno określonych kryteriów. W wielu firmach występują bowiem sytuacje, w których pracownicy zatrudnieni na podobnych stanowiskach otrzymują odmienne wynagrodzenia wynikające z historycznych decyzji kadrowych, indywidualnych negocjacji lub zmian organizacyjnych zachodzących na przestrzeni lat. Po wejściu w życie nowych regulacji takie różnice mogą wymagać szczegółowego uzasadnienia i dokumentowania przez pracodawcę.
Znaczące obowiązki zostaną nałożone również na większych pracodawców. Firmy zatrudniające określoną liczbę pracowników będą zobowiązane do analizowania i raportowania różnic wynagrodzeń pomiędzy kobietami i mężczyznami. Zgodnie z założeniami dyrektywy obowiązki raportowe będą stopniowo obejmowały przede wszystkim większych pracodawców. Najszerszy zakres obowiązków dotyczyć będzie podmiotów zatrudniających co najmniej 250 pracowników, jednak również mniejsze przedsiębiorstwa powinny przygotować się na nowe wymogi związane z przejrzystością polityki wynagrodzeń. W przypadku stwierdzenia luki płacowej przekraczającej określony poziom oraz braku obiektywnego uzasadnienia dla występujących różnic mogą pojawić się obowiązki wdrożenia działań naprawczych.
Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność przeprowadzenia pierwszego w historii audytu polityki wynagrodzeń.
Warto pamiętać, że transparentność wynagrodzeń ma również wymiar procesowy. Łatwiejszy dostęp do informacji o zasadach wynagradzania może prowadzić do wzrostu liczby sporów sądowych dotyczących dyskryminacji płacowej oraz nierównego traktowania w zatrudnieniu. W praktyce oznacza to, że pracodawcy powinni już dziś zadbać o odpowiednie dokumentowanie przesłanek wpływających na wysokość wynagrodzeń poszczególnych pracowników.
Dodatkowo nowe regulacje mają wzmocnić pozycję pracowników dochodzących roszczeń związanych z nierównym wynagradzaniem. W przypadku sporów dotyczących dyskryminacji płacowej pracodawca będzie musiał wykazać, że różnice w wynagrodzeniach wynikają z obiektywnych i neutralnych kryteriów. Oznacza to jeszcze większe znaczenie odpowiedniej dokumentacji kadrowej oraz przejrzystych zasad kształtowania polityki płacowej.
Wbrew pozorom transparentność wynagrodzeń nie jest wyłącznie zagadnieniem kadrowym. Wdrożenie nowych regulacji będzie wymagało zaangażowania zarządów, działów finansowych, HR oraz osób odpowiedzialnych za organizację pracy.
Pracodawcy będą musieli między innymi:
- przeanalizować strukturę wynagrodzeń,
- zweryfikować zasady przyznawania podwyżek,
- opracować obiektywne kryteria awansów,
- uporządkować regulaminy wynagradzania,
- przygotować procedury udzielania informacji pracownikom,
- dostosować procesy rekrutacyjne do nowych wymogów.
W wielu przedsiębiorstwach może to oznaczać konieczność przeprowadzenia kompleksowego audytu wynagrodzeń jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów.
Dlaczego przedsiębiorcy powinni zacząć przygotowania już dziś?
Największym błędem byłoby oczekiwanie na ostateczny tekst ustawy. Kierunek zmian jest już znany i wynika bezpośrednio z prawa unijnego. Niezależnie od ostatecznego kształtu polskich przepisów przedsiębiorcy będą musieli przygotować się na większą przejrzystość polityki płacowej oraz zwiększone uprawnienia informacyjne pracowników.
Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, będą miały możliwość spokojnego uporządkowania systemów wynagrodzeń i uniknięcia problemów organizacyjnych po wejściu nowych regulacji w życie.
Transparentność wynagrodzeń nie sprowadza się wyłącznie do publikowania widełek płacowych w ofertach pracy. Nowe przepisy oznaczają fundamentalną zmianę podejścia do polityki wynagrodzeń w przedsiębiorstwach. Pracownicy uzyskają nowe prawa informacyjne, a pracodawcy będą zobowiązani do większej przejrzystości w zakresie zasad ustalania wynagrodzeń i awansów.
Dla wielu przedsiębiorców najbliższe miesiące powinny być okresem przygotowania do zmian, które mogą okazać się jednymi z najważniejszych reform prawa pracy ostatnich lat.
Transparentność wynagrodzeń nie oznacza obowiązku ujawniania indywidualnych zarobków wszystkich pracowników. Oznacza natomiast konieczność stworzenia systemu wynagradzania, który będzie oparty na obiektywnych, możliwych do zweryfikowania kryteriach. To właśnie ten aspekt może okazać się największym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców, którzy przez lata kształtowali politykę płacową w sposób elastyczny i nieformalny.
Opracowała
Karolina Grzelec
Kierownik Działu Silnik Prawny
