Jeden z klientów spóźnia się z opłaceniem Twojej faktury? Zastanawiasz się w jaki sposób upomnieć się o swoje pieniądze? Przed wykonaniem telefonu do klienta dowiedz się z jakimi wymówkami możesz się spotkać. Oto kilka klasycznych tłumaczeń klientów oraz propozycje jak sobie radzić z takimi przypadkami.
„Czekam, aż klient mi zapłaci najpierw”
Ta częsta wymówka działa niekorzystnie dla obu stron rozliczenia. Bo po stronie kontrahenta ewidentnie powstał zator płatniczy. A u Ciebie może powstać, jeśli nie otrzymasz płatności i w międzyczasie napotkasz konieczność opłacenia swoich kosztów.
Świetnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest skorzystanie z oferty jaką proponuje inviPay.com – czyli opłacania faktur zakupowych fakturami sprzedaży oczekującymi na płatność. Jak to działa i kiedy wykorzystać tę opcję?
Wyobraź sobie sytuację, gdy wystawiłeś w ostatnim czasie kilka faktur z terminami zapłaty 60 dni. W międzyczasie wpłynęło do Ciebie duże zamówienie od kontrahenta. Aby je zrealizować musisz mieć pieniądze na inwestycje np. w wypożyczenie auta czy koszty pracownicze. W kasie firmy nie masz już pieniędzy. I to jest sytuacja, w której najlepiej skorzystać z usługi inviPay.com. Czyli mając środki „zamrożone” w fakturach sprzedaży można je przeznaczyć na pokrycie swoich faktur kosztowych. Jest to opcja nie tylko pozwalająca na likwidację zatorów płatniczych, ale również można ją wykorzystać do przyspieszenia rozwoju firmy.
„Osoba odpowiedzialna za przelewy jest na urlopie”
Bardzo często w małych firmach to szef dokonuje przelewów. W takiej sytuacji nie pozostaje nam nic innego niż poczekać na powrót szefa i upomnieć się o płatność ponownie po jego powrocie. Jeśli środki ze sprzedaży są potrzebne na opłacenie bieżących kosztów wtedy warto rozważyć skorzystanie z mikrofaktoringu.
„Nie wpłynęła do nas jeszcze faktura”
Powinieneś mieć świadomość, iż w każdej firmie może być inny obieg dokumentacji. Niektóre firmy akceptują faktury w wersji elektronicznej, a inne tylko w wersji papierowej, podpisane przez osoby upoważnione. Wiadomo, iż w przypadku tych ostatnich, termin ich dostarczenia znacznie się wydłuża i dodatkowo może zdarzyć się przypadek ich zagubienia na poczcie.
Możesz w tym przypadku wykonać dwie czynności. Po pierwsze ponownie wysłać fakturę – najlepiej kilkoma kanałami (pocztą oraz drogą mailową). Załączyć do wiadomości mailowej wszystkie osoby po stronie Twojego kontrahenta, z którymi się na co dzień kontaktujesz w sprawie płatności.
Po drugie proponujemy, abyś wprowadził comiesięczne zestawienia faktur wystawionych danego miesiąca dla każdego kontrahenta. W ten sposób kontrahent mając taką listę może sprawdzić czy otrzymał wszystkie faktury. I jeśli zauważy brak jednej z nich, wtedy będzie mógł poprosić o wystawienie kopii brakującej faktury.
Możesz również rozważyć wprowadzenie przypomnień wysyłanych na kilka dni przed datą wymagalności faktury. Wówczas każdy kontrahent będzie mógł sobie sprawdzić czy daną fakturę otrzymał i w razie jej braku, również masz czas na szybszą reakcję.
„Otrzymaliśmy Państwa fakturę dopiero niedawno”
W Twojej ocenie należność już powinna wpłynąć na konto. Ale czy masz rację? Upewnij się czy w podpisanej z kontrahentem umowie czy zleceniu nie widnieje zapis: „termin płatności ustalony przez obie strony to 60 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury„. W takiej właśnie sytuacji bieg naliczania terminu zapłaty rozpoczyna się z chwilą dostarczenia faktury do Twojego kontrahenta. Jeśli taka sytuacja zaistniała u Ciebie to niestety musisz uzbroić się w cierpliwość i poczekać na płatność. Jeśli chcesz na przyszłość wiedzieć kiedy możesz dokładnie spodziewać się płatności to wysyłaj faktury za potwierdzeniem odbioru. Wówczas będziesz miał potwierdzenie, kiedy Twój kontrahent odebrał fakturę i od tej daty liczysz uzgodniony termin zapłaty.
„Faktura zawiera błędy”
Niestety w tym przypadku, jeśli opóźnienie rzeczywiście wynika z błędnie wystawionej faktury, to należy jak najszybciej wystawić korektę do faktury i wysłać ją ponownie. Na przyszłość warto dokładnie sprawdzić każdą fakturę przed wysłaniem czy nie zawiera ona błędów.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z nami:
+48 22 295 11 58
