Współczesny rynek pracy opiera się na zasadach, które mają na celu zapewnić klarowność i sprawiedliwość w miejscu pracy. Jednym z kluczowych dokumentów, który wprowadza te zasady, jest regulamin pracy. Regulamin pracy to inaczej wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które określa organizację i porządek pracy, a także związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Rangę tego dokumentu podkreśla art. 104 Kodeksu Pracy. Tego typu akt regulujący poprawia działanie firmy. Pełni on bowiem funkcję ochronną dla obu stron, które funkcjonują na podstawie wewnętrznych norm – określonych i opublikowanych w postaci regulaminu.
Tworząc regulamin pracy i wynagradzania dla swojego przedsiębiorstwa warto zastanowić się nad wieloma kwestiami, które można uregulować w sposób jak najbardziej dopasowany do profilu prowadzonej działalności. Przed wprowadzeniem takiego dokumentu do treści wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy koniecznym staje się przeprowadzenie ustaleń jak funkcjonuje spółka, jak zatrudnieni są pracownicy, jakie ustawienia w ramach poszczególnych stanowisk są najbardziej optymalne dla obu stron celem odpowiedniego dopasowania treści dokumentu do stylu i standardu pracy w danym przedsiębiorstwie.
Warto zadbać, aby zapisy regulaminu szczegółowo określały organizację pracy i były instrukcją postępowania w różnych sytuacjach, które zdarzają się w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. W przypadku przedsiębiorstw transportowych, niezbędne jest przytoczenie przepisów zarówno krajowych jak i zagranicznych dotyczących transportu drogowego. W regulaminie pracy można wskazać na obowiązki i zakazy płynące z tych przepisów tak by uniknąć ewentualnych spornych kwestii. Niemniej jednak należy pamiętać, że każde przedsiębiorstwo wymaga odrębnego podejścia i różnych zapisów.
To, czy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, zależy od liczby pracowników z którymi nawiązał on stosunek pracy na podstawie umowy o pracę. Należy pamiętać, że wliczeni są w to także pracownicy, którzy przebywają na zwolnieniu lub w delegacji służbowej. W związku z tym, obowiązek tworzenia regulaminu pracy mają:
- pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 50 pracowników na podstawie umów o pracę, ale tylko w przypadku kiedy o wprowadzenie takiego regulaminu zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa i w tym czasie nie obowiązuje w zakładzie pracy układ zbiorowy pracy,
- pracodawcy, którzy zatrudniają nie mniej niż 50 pracowników na podstawie umów o pracę, jeżeli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy.
Minimalną treść regulaminu pracy określa art. 1041 kodeksu pracy. Prócz reguł zawartych w ww. artykule, pracodawcy powinni zwrócić uwagę na to, że warto zawrzeć w regulaminach pracy zasady wprowadzone nowelizacją Kodeksu Pracy z 2023 roku. W związku z czym w regulaminie pracy powinny znaleźć się zapisy dotyczące:
- organizacji pracy,
- warunków przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy i po jej zakończeniu,
- wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, a także odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i ochrony osobistej,
- systemów i rozkładu czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- pory nocnej
- terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
- wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzajów prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbycia przygotowania zawodowego,
- wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
- zasady polityki szkoleniowej pracowników,
- zasady dotyczące przerw w pracy po zmianach,
- zasady zwolnień od pracy spowodowanych świadczeniem opieki nad dzieckiem,
- zasady zatrudniania rodzica w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych,
- zasady udzielania urlopów rodzicielskich po zmianach,
- kwestii uprawnień pracowników związanych np. z urlopami z powodu działania siły wyższej,
- przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Niezależnie od wyżej wymienionych elementów jakie powinny znaleźć swe odzwierciedlenie w regulaminie pracy, w przypadku gdy pracodawca przewiduje kary porządkowe za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy, przepisów BHP i P-POŻ. oraz inne uchybienia, również powinny one zostać wymienione w regulaminie pracy. Mowa o:
- upomnieniu,
- naganie,
- karze pieniężnej.
Dodatkowo należy pamiętać o ustaleniu w regulaminie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu i procedurze kontroli trzeźwości.
Jako specjaliści w dziedzinie prawa pracy i prawa transportowego przedstawiamy kilka istotnych kwestii, którymi kierujemy się tworząc indywidulane regulaminy pracy i wynagradzania. Dzięki wprowadzonym zapisom w regulaminach dla naszych klientów maksymalnie optymalizujemy i kształtujemy warunki pracy i wynagradzania zgodnie z profilem danego przedsiębiorstwa.
Tworząc regulaminy pracy i wynagradzania dla przedsiębiorstw transportowych zaznaczyć należy, że zadanie to wymaga pogłębionej wiedzy w zakresie zasad wynagradzania takich pracowników, zasad ewidencjonowania czasu pracy oraz możliwości, a często i konieczności wypłaty dodatkowych składników wynagrodzenia. Z uwagi na fakt, że tryb pracy kierowcy jest zasadniczo odmienny od typowego zatrudnienia w systemie podstawowym oraz uwzględniając fakt, że na przedsiębiorstwie spoczywa dodatkowy obowiązek solidnego ewidencjonowania czasu pracy w zasadzie w odniesieniu do każdej minuty kierowcy, staje się naturalnym, że na pracodawcy spoczywa więcej obowiązków. Wobec powyższego dojrzałe przedsiębiorstwa transportowe wiedzą, że koniecznym jest prawidłowe ukształtowanie składników wynagrodzenia, które z jednej strony dają bezpieczeństwo, legalność oraz komplementarność zapisów, a z drugiej strony pozwalają w sposób optymalny ukształtować i niejako włączyć do stosunku pracy regulacje, które pozwalają spółce optymalizować koszty funkcjonowania na rynku transportowym. W obecnej sytuacji gospodarczej jaka dotyka branżę transportową powyższe staje się wręcz nieodzowne i naturalnym stało się, że największe firmy transportowe już uruchomiły wszelkie możliwości w zakresie optymalizowania zasad wynagradzania, aby nie musieć zwalniać pracowników a dać im dalej możliwość pracy przy równoczesnym utrzymaniu spółki na powierzchni. Pakiet Mobilności wprowadził i systematycznie wprowadza coraz to nowe obowiązki na pracodawców, a spółki muszą odpowiednio reagować, dopasowując regulacje do obowiązujących ich przepisów przy równoczesnym wykorzystaniu dostępnych i legalnych metod wprowadzania w obrys stosunku pracownik-pracodawca. Powyższe jest niezwykle istotne i staje się obecnie gwarantem na przetrwanie w tej branży.
Tworząc regulamin przedsiębiorstwa transportowego należy mieć na uwadze kilka podstawowych elementów, które pozwolą w sposób maksymalny zoptymalizować prace kierowców i koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo. Jednym z podstawowych elementów regulaminu jest określenie systemu czasu pracy oraz długości okresu rozliczeniowego, jakim są objęci pracownicy. Decyzja w tej kwestii ma ogromne znaczenie ponieważ bezpośrednio przekłada się na obciążenia finansowe związane z zatrudnianiem pracowników. W zależności od systemu na jaki się zdecydujemy, będziemy również mieli większą lub mniejszą swobodę planowania czasu pracy w zakładzie. Nieprawidłowy dobór systemu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego naraża przedsiębiorcę między innymi na zwiększone koszty choćby z tytułu poszczególnych składników wynagrodzenia.
Po drugie, regulamin pracy powinien również określać okres pory nocnej. Jak wiadomo, w odniesieniu do kierowców przepisy prawa wymagają ustalenia zarówno pory nocnej z kodeksu pracy jak i z ustawy o czasie pracy kierowców. Z pierwszą porą nocną związane jest dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika, który pracował w czasie jej trwania, a więc wydatek. Z kolei z drugą porą nocną wiąże się zakaz pracy ponad 10 godzin, jeśli praca była wykonywana w porze nocnej – zagrożeniem jest więc ewentualna kara jaką może nałożyć organ kontrolny. Koniecznym zatem jest dokładne przeanalizowanie pracy kierowców i na tej podstawie dobranie najkorzystniejszych okresów pór nocnych.
Kolejno istotnymi punktami jakie powinny mieć swe odzwierciedlenie w regulaminie z widzenia branży transportowej, są uregulowania w zakresie, przedziału czasowego doby niedzielno- świątecznej, indywidualnego rozkładu czasu pracy jak również minimalnego wynagrodzenia za granicą. Dodatkowo kodeks pracy wymaga również wprowadzenia do regulaminu szeregu innych uzgodnień i informacji. Dotyczą one między innymi wynagrodzenia za pracę, wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, a także zagadnień dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Wymienione powyżej kwestie, które reguluje w przedsiębiorstwie indywidualnie przygotowany regulamin pracy i wynagradzania to tylko niektóre z 46 zmiennych, które wprowadza Kancelaria Prawna Viggen Sp. j. podczas jego tworzenia w celu poprawienia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa oraz zmniejszenia wydatków.
Przygotowując poszczególne zapisy w regulaminie pracy i wynagradzania w przedsiębiorstwie transportowym bierzemy pod uwagę w szczególności jego:
- wielkość i specyfikę,
- różnorodność realizowanych zleceń przewozowych,
- specyfikę pracy kierowców wykonujących zróżnicowane zadania przewozowe oraz różne jej natężenia w roku.
Dzięki dostosowaniu regulaminu w sposób złożony i wszechstronny, jesteśmy w stanie zapewnić bardzo wysoki poziom zabezpieczeń dla Państwa firmy transportowej. Trzeba przy tym pamiętać, iż dobrze przygotowany dokument w znaczącym stopniu przekłada się na zabezpieczenie przedsiębiorstwa w przypadku konfliktów z kierowcami przed Sądami Pracy. Dobrze dostosowany regulamin niesie za sobą również bardzo dużą wartość w przypadku kontroli organów administracyjnych w przedsiębiorstwie. Jest to również nieoceniony pod względem wartości dowodowej dokument w przypadku wszelkich wypadków przy pracy, które niestety w transporcie drogowym zdarzają się na porządku dziennym. Kolejną korzyścią płynącą z indywidulanie przygotowanego regulaminu pracy i wynagradzania jest fakt, z którego wynika, że każdy przedsiębiorca jest w stanie zmniejszyć koszty swojego przedsiębiorstwa, poprawić bezpieczeństwo prawne nie oszczędzając na swoich pracownikach. Bowiem z pozoru oczywiste i prozaiczne uregulowania odgrywają bardzo istotną rolę w kwestii finansów przedsiębiorcy, dlatego tak ważne są odpowiednio wyliczone i wprowadzone zapisy w regulaminie pracy i wynagradzania. Każdy przedsiębiorca jest w stanie zmniejszyć koszty swojego przedsiębiorstwa, jednocześnie nie oszczędzając na swoich pracownikach. W związku z powyższym, korzystając z uregulowań, wiedzy i odpowiednio wprowadzonych zapisów w regulaminie prac i wynagradzania danego przedsiębiorstwa, jesteśmy w stanie zoptymalizować jego działanie w sposób najbardziej korzystny dla każdej ze stron. Przekonało się już o tym wielu naszych klientów, którzy potwierdzają skuteczność regulaminu zarówno pod kątem działania organizacyjnego w przedsiębiorstwie, ale także pozytywnie przebytych kontroli wszelkich organów, dla których regulamin stanowił przedmiot badania działań.
Mając na uwadze powyższe należy pamiętać, iż pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników jest zobowiązany do wprowadzenia regulamin pracy, nie oznacza to natomiast, iż nie może wprowadzić regulaminu w przypadku zatrudnienia mniejszej liczby pracowników. Przeciwnie, Kancelaria Prawna Viggen Sp. j. zaleca wprowadzić odpowiednio dostosowany do prowadzonej działalności regulamin, jeszcze przed przekroczeniem ww. progu.
W dobie dzisiejszych przepisów, które dają nam tak ogromne możliwości weryfikacji ustaleń prawno-pracowniczych nieskorzystanie z tej możliwości, wskazuje na brak umiejętności wykorzystania mechanizmów, które daje nam samo prawo. Proszę pamiętać, że pracodawca został wyposażony przez przepisy prawa pracy w odpowiednie mechanizmy tylko, aby je zastosować należy je „uruchomić”, aby to zrobić w sposób najbardziej skuteczny w danym przedsiębiorstwie konieczna jest weryfikacja działań danego przedsiębiorstwa i kolejno wprowadzenie odpowiednich uregulowań. Bardzo często przeprowadzając optymalizacje natrafiamy na sytuację, w których brak zastosowania określonych uregulowań bezpośrednio wpływa na wzrost kosztów danego przedsiębiorcy, które to mogłyby zostać przeznaczone, czy to na rozwój przedsiębiorstwa, czy wypłaty premii pracownikom, co też z pewnością wpłynęłoby na czynnik psychologiczny w przedsiębiorstwie.
Chcemy zwrócić szczególną uwagę na istotę regulaminu pracy i zaznaczyć, że nie jest on balastem dla pracodawcy, wręcz odwrotnie stanowi idealny mechanizm do wprowadzenia w każdym przedsiębiorstwie uregulowań korzystnych dla pracodawcy, a co za tym idzie takich, które zapewnią mu bezpieczeństwo, stabilność i pewność w relacjach z pracownikami.
Istnieje ogromny potencjał w optymalizacji zasad warunków wynagrodzenia przy odpowiednim ukształtowaniu zasad rozliczania pracowników i wprowadzeniu określonych i prawidłowych regulacji indywidualnie dopasowanych do danej spółki. Potencjał ten widać na spółkach, które już z tego skorzystały, pozwoliło to osiągnąć spore wolumeny oszczędności i tym samym zabezpieczyć się finansowo w kontekście ciągle nakładanych na nich obowiązków przez polskiego legislatora.
Kancelaria Prawna Viggen wraz ze Stowarzyszeniem Uczestników Runku i Komunikach Samochodowej „Najlepsza Droga” stale podejmuje działania mające na celu poprawę sytuacji i kondycji finansowej branży transportowej, zarówno poprzez ingerencję i czynne uczestnictwo w spotkaniach na komisjach sejmowych, ale także poprzez tworzenie ekspertyz i wyliczeń matematycznych wykazujących możliwe wolumeny oszczędności uzyskane przy określnych działaniach w ramach zmian w treści umowy o pracę i regulaminów pracy i wynagradzania. Działania te tworzone przez zespół wyspecjalizowanych prawników ze specjalizacją prawo pracy i prawo transportowe daje duże kompetencje do wprowadzania właściwych regulacji, a współpraca ze spółką VTS Project umożliwia wykonanie prawidłowych symulacji i wyliczeń, tak aby pokazać jakie wyniki wygenerowałyby się dla spółki przy zastosowaniu określonych schematów funkcjonowania. Działania te jak pokazują już wyniki finansowe spółek, które z tego skorzystały dają dużą przewagę finansową przed konkurencją co w efekcie pozwala się utrzymać spółkom transportowym na powierzchni w tak trudnych jak obecnie czasach dla transportu.
Kancelaria Prawna Viggen jako doświadczony ekspert funkcjonujący na rynku od 24 lat ze stałą kadrą wyspecjalizowanych prawników, specjalistów, księgowych i współpracujący z podmiotami powiązanymi w transporcie takimi jak Stowarzyszenie „Najlepsza Droga” podmiotem rozliczającym jak spółka VTS Project oraz spółkami zajmującymi się tworzeniem prawidłowych zasad unieruchomienia jednostek ładunkowych dając Państwu bezpieczeństwo i gwarancję legalności (Logistic Technologies) przez co staje się dla Państwa idealnym partnerem biznesowym gwarantując pełną, bezpieczną, komplementarną i spójną obsługę ekspercką w zakresie prowadzonego przedsiębiorstwa transportowego. Na przestrzeni lat stworzyliśmy setki regulaminów pracy i wynagradzania dając pracodawcom bezpieczeństwo, legalność i poczucie komfortu w zatrudnieniu prowadząc swoją działalność transportową. Nasze doświadczenie i zespół ekspercki pozwoli zabezpieczyć w sposób najbardziej korzystny finansowość firm transportowych, kształtując w odpowiedni sposób składniki wynagrodzenia, dając poczucie nie tylko bezpieczeństwa, ale także generując oszczędności.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Opracowały:
Karolina Grzelec – Prawnik Kancelarii Prawnej Viggen Sp. j
Anna Nieć-Mrzygłód – Dyrektor Generalna KPV
