Rekrutacja – temat podejmowany zazwyczaj przez firmy na ostatni moment, bądź pod wpływem chwili bez przygotowania i planu, który jest naszym zdaniem niezbędny do pozyskania pracownika kompletnego, stałego – w którego bez zawahania będziesz chciał inwestować. Często jest to spowodowane sytuacjami, których się po prostu nie spodziewamy, lub przekonaniem że rynek pracy jest po naszej stronie i ze znalezieniem kandydata, po jednym dniu od „puszczenia wici” w eter nie będzie problemów. Oczywiście nie jest to zasadą, ale znaczna część firm przynajmniej raz w ciągu kilku lat przechodzi przez tą nieprzyjemną i nerwową sytuację, którą można w bardzo prosty sposób ominąć.
Zatem brak schematu, przygotowania i tzw. Planu B, doprowadza wiele firm do sytuacji, w których ze względu na brak jednego czy kilku pracowników, obowiązki przejmować muszą inni, lub co gorsza, brak kadry w określonym czasie bezpośrednio wpływa na wynik finansowy przedsiębiorstwa, na terminowe kontrakty i relacje z partnerami. Sytuacja przedłużającej się rekrutacji jest bardzo niebezpieczna, szczególnie w dzisiejszych czasach, do których poniekąd od kilkunastu lat dążyliśmy – czyli do maksymalnego zmniejszenia stopy bezrobocia w Polsce. Od wielu miesięcy zewsząd spływają do nas informacje o rekordowo niskim odsetku osób, które nie mają stałych przychodów, stałego miejsca pracy (pamiętając, że w tej grupie są również dzieci, osoby starsze, osoby niemogące podjąć pracy z przyczyn zdrowotnych itp.). Jako naród powinniśmy się z tego stanu rzeczy cieszyć, mimo to jest to bardzo niebezpieczna sytuacja. Nakłania coraz częściej wielkie firmy korporacyjne i nie tylko, do walki między sobą o pracownika – tylko dlatego, że nowych kandydatów zaczyna brakować. Tak więc kiedy z Twojej, budowanej przez lata układanki, wypada jeden z „klocków”, którego nie spodziewałeś się utracić rozpoczyna się pewnego rodzaju panika, walka z czasem, oraz strata często niemałych nakładów finansowych.
Z czego to wynika?
Tak jak wcześniej wspomniałem, z braku planu i przewidywania przyszłości. Sytuacja ta generuje dyskomfort, a różnoraki proces rekrutacji – czy to na własną rękę, za pomocą ogłoszeń w Internecie i lokalnych gazetach, z pomocą Agencji Pracy, czy przez wykwalifikowany Dział ds. Rekrutacji lub drogą tzw. „polecenia” prawie zawsze ma w sobie wiele wad, a szczególnie trzy, które są pokłosiem złego przygotowania i niezorganizowanego podejścia do tematu.
CZAS
To pojęcie, które najczęściej doprowadza do sytuacji nerwowych praktycznie na każdym etapie naszego życia i tyczy się nie tylko prowadzenia firmy transportowej, produkcyjnej czy usługowej. Czas jest niebezpieczny, często mówimy że brakuje nam czasu, kolejne zadania kumulują się, nie jesteśmy w stanie sprostać narzuconym wcześniej przez nas samych zadaniom – a to prowadzi do całkowitej lub częściowej dezorganizacji. W przypadku nagłej utraty pracownika, pracowników i braku kandydatów, którzy z biegu mogliby zastąpić poprzedników na ich stanowiskach czas zaczyna odgrywać w tym procesie ogromne znaczenie. Brak świadomości, że taka sytuacja może mieć miejsce jeszcze bardziej wznieca podenerwowanie i przekłada się na kolejną z wad czyli PRESJĘ. Nie ważne czy rekrutujesz sam, czy robi to Twój dział kadr, czy nawet wspomagasz się zewnętrznymi Agencjami, które potencjalnie ze względu na swój charakter działalności mają dużo więcej możliwości, to i tak czas którego każdy z wyżej wymienionych ma bardzo mało, negatywnie wpływa na proces rekrutacje przekładając się na relacje wewnątrz firmy jak i relacje z partnerami, z którymi współpracujesz.
PRESJA
W procesie rekrutacji termin ten dotyczy wielu czynników, które składają się w jeden. Można by tak wymieniać bez końca: presja czasu, presja konkurencji, presja kosztów, presja terminów wykonania zlecenia, presja sytuacji na rynku, presja atmosfery itp. Podchodząc do tematu bardzo obiektywnie i bez znaczenia jest fakt iż reprezentuję Agencje Pracy, uważam że znaczna część pojawiającej presji przerzucana jest głównie właśnie na Agencje Zatrudnienia. I presja ta nie wynika jedynie z kolejnych upływających dni, podczas wykonywania zlecenia, ale pojawia się już przy pierwszym kontakcie, podczas rozmowy telefonicznej, przy kolejnej wiadomości email. Oczywiście! Kontaktujesz się z profesjonalistami, wymagasz od nich by bardzo szybko naprawili poniekąd Twój błąd, lub błąd Twoich pracowników – a więc chcesz pracowników „najlepiej” na wczoraj. Główną przyczyną takiego warunku jest wcześniej kilkukrotnie już wspomniany brak planu B, brak przewidywania i świadomości, że Twoją firmę też może spotkać nagłe zapotrzebowanie na „ręce do pracy”. Agencje mająca doświadczenie, narzędzia, umiejętności, wiedzę oraz to co najważniejsze – zna realia rynku pracy, przyjmie zlecenie od Ciebie i nawet bardzo chętnie je wykona. Dowiesz się również, że nikt nie jest cudotwórcą, ale Twój problem zostanie rozwiązany w określonym czasie. I mimo, że zapoznałeś się z warunkami współpracy z firmą zewnętrzną, mimo iż przemiłe panie kadrowe w Twojej firmie obiecały zrobić wszystko co w ich mocy, to i tak CZAS i PRESJA spowodują, że będziesz się niecierpliwił, a jeżeli się nie cierpliwisz to co robisz? Pospieszasz J Te błędy prowadzą do ostatniej równie istotnej wady, a mianowicie do KOSZTÓW, często bardzo wysokich.
KOSZT
Zadaj sobie pytanie, dlaczego koszt rekrutacji jest taki wysoki? Podejdę do tego na przykładzie trzech rozwiązań, ponieważ temat kosztów jest najbardziej rozbudowany ze wszystkich wad.
Pierwsze.
Podejmujesz ryzyko rekrutacji na własną rękę, powiedzmy posiadając kogoś kto w Twojej Firmie może Cię w tym procesie wesprzeć. Zaczynacie od wykonania kilku telefonów tu i tam, do znajomych, może do byłych pracowników, z którymi rozeszliście się w dobrych stosunkach. Dzwonisz dalej, czasem nawet… do konkurencji. Droga choć prawidłowa kończy się najczęściej mizernym skutkiem. Więc dodajesz ogłoszenie w sieci. W Internecie mamy coraz więcej bardzo silnych portali wyspecjalizowanych w wspieraniu Firm podczas procesu rekrutacji, ale! Niestety wiąże się to z nakładem bardzo wysokich kosztów. Powiesz „bez przesady, przecież dodanie ogłoszenia kosztuje w okolicach 40-90 zł” – no tak, masz rację. Ale co dzieje się z tym ogłoszeniem jeżeli nie dopłacisz za promowanie (między 20 a 70zł)? Wszyscy szukają pracowników, po kilku godzinach Twoja oferta nie będzie już widoczna. A co jeśli dopłacisz za promowanie ale na ten pomysł wpadnie każdy? Również spadniesz w rankingu, Twojej oferty już nikt nie zobaczy. Zauważyłem, że w takich sytuacjach firmy ratują się dodawaniem wielu płatnych ogłoszeń na tych samych portalach, powielenie prawdopodobnie zwiększy zasięg Twojej oferty, ale nadal nie masz pewności czy przełoży się to na wynik, jakim będzie ostateczne pozyskanie pracownika. A do tego czasu prawdopodobnie wydałeś już bagatela ponad 1500zł… Możliwe, że nawet tego nie zauważyłeś, ponieważ opłacałeś ogłoszenia teoretycznie niskimi, jednorazowymi stawkami.
Drugie
Choć mam nadzieję, że „masz tę moc” jak można było usłyszeć w piosence promującej fil animowany dla dzieci „Kraina Lodu”, to z doświadczenia wiem – Internet i ogłoszenia to za mało. Zobacz na kalendarz i sprawdź ile CZASU już minęło? Ile straciłeś pieniędzy jeżeli prowadzisz firmę transportową, a Twoje samochody stoją, co oznacza że nie zarabiają – a za chwile okaże się, że będziesz musiał dopłacać do biznesu. A jeżeli prowadzisz firmę budowlaną, i nie masz kim zrealizować kontraktu? Ile już masz nieodebranych połączeń? PRESJA?
Postanawiasz, więc wykorzystać Internet ponownie, ale tym razem szukając pomocy u profesjonalistów. W Agencjach, które za cel wzięły sobie pomoc właśnie takim osobom i takim firmom jak Twoja. Sprawnie wybierasz kilka – co jest bardzo dobrym posunięciem (lecz kosztownym), lepiej czerpać z kilku źródeł, to przecież zwiększa szanse na potencjalnych pracowników. Standardowo, ale i grzecznie informujesz doradcę, że zależy Ci na czasie, że potrzebujesz tych kandydatów pilnie, najlepiej na wczoraj lub od zaraz. No cóż. Agencja przedstawia Ci swoje warunki jak i również wycenę – zastanawiasz się czemu to musi tyle kosztować, ale koniec końców wydajesz te pieniądze. Płacisz za rekrutacje, a z Twojego portfela w ciągu ostatnich dni uciekła, możliwe że nawet kilka jak nie kilkanaście tysięcy złotych. A wystarczyło się zabezpieczyć przed tą sytuacją.
Ale wracając do pytania, „dlaczego to tyle kosztuje?” – odpowiedź jest prosta. CZAS i PRESJA – to wady ale też i dwa główne czynniki, które bezpośrednio wpływają na ceny usługi rekrutacji pracowników. Jeżeli Agencja ma w krótkim czasie zrealizować zadanie, musi użyć wielu narzędzi, zaangażować sztab ludzi, którzy na Twoją prośbę dokonają cudu i przedstawią Ci kandydatów pasujących i chcących pracować w Twojej Firmie (chcących pracować – to też temat, na zupełnie inne rozważania).
Trzecie
O tym też już wspomniałem. Ten koszt występuje głównie w branży TSL, ale i inne firmy nie są w stanie się przed tą sytuacją ustrzec. Chodzi o koszty strat. Brak kadry, to niezrealizowane zlecenia, to zmniejszenie produkcji, to wydłużanie czasu wykonania usługi, to wchodzenie na rozwiązania ugodowe z kontrahentami, które zazwyczaj doprowadzają tylko do jednego – utraty zysków, celem utrzymania współpracy. To i tak lepiej niż jakbyś miał jeszcze dopłacić, np. karę za nieterminowe zrealizowanie usługi. Właścicielom Firm transportowych też nie jest do śmiechu. Jak już wspomniałem, stojący samochód nie zarabia – choć w tej sytuacji nie ma kosztów związanych z wyjazdem, opłatami za autostrady, paliwo i wynagrodzenie, tak stałe koszty, chociażby leasingowe należy płacić.
Dzisiaj rynek pracy, jest rynkiem pracownika. Doszło do sytuacji, której już nie mówi się o tym, że pracownik powinien za swoją pracę być szanowany „tak jak na zachodzie” – bo to jest bujda, pracobiorca jest jak jajko, delikatne i wrażliwe na jakiekolwiek uwagi, jeden błąd, jedna niepotrzebna uwaga może spowodować lawinę spadających „jaj”. Dzisiaj pracownik szybko się obraża, oburza, strzela modnego w XXI wieku „focha” i znając realia rynku, rzuca wypowiedzeniem dnia na dzień. Ale my przecież to wiemy, a jednak nadal panuje przeświadczenie – co będzie to będzie, jak się zwolni znajdę kolejnego. Określam tą świadomość ogromnym, pustynnym wielBłądem.
Dochodząc do końca moich refleksji, uważam że w takich sytuacjach trzeba być bardzo elastyczny i zmieniać się wraz z zmieniającymi się priorytetami. Prewencja – jedno z moich ulubionych słów dotyczących głównie pracy z dziećmi, które może mieć przełożenie na rynek pracy i prawidłowe funkcjonowanie firmy. Budowanie świadomości na kilkanaście miesięcy do przodu, zabezpieczenie i zapobieganie sytuacjom, w których możemy jedynie rozłożyć ręce w geście rezygnacji z prawie pustymi kieszeniami. Jakiś ZŁOTY ŚRODEK? W sumie bardzo prosty…
