Od 1 lipca 2026 roku w życie wchodzą kolejne przepisy wynikające z Pakietu Mobilności, które obejmą przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony. O czym pisaliśmy: https://kancelariaprawnaviggen.pl/tachografy-w-busach-miedzynarodowych-przypominamy-o-nadchodzacych-zmianach-od-1-lipca-2026-r/ oraz https://jazdaprawna.pl/tachografy-w-busach-miedzynarodowych-przypomnienie-o-nadchodzacych-zmianach-od-1-lipca-2026-roku/ . W praktyce oznacza to, że wiele przedsiębiorstw wykonujących międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony zostanie objętych nowymi obowiązkami związanymi z tachografami inteligentnymi drugiej generacji (G2V2). Dla wielu przedsiębiorców pierwszym skojarzeniem są koszty zakupu urządzeń, ich montażu oraz formalności związane z kartami kierowców i kartami przedsiębiorstwa. To jednak dopiero początek.
Największym wyzwaniem będą dane, a nie same urządzenia
Nowoczesne tachografy G2V2 nie ograniczają się wyłącznie do rejestrowania czasu prowadzenia pojazdu. Zakres gromadzonych informacji jest znacznie szerszy i obejmuje między innymi:
- czas jazdy i odpoczynku kierowcy,
- przekroczenia granic państw,
- lokalizację pojazdu,
- operacje załadunku i rozładunku,
- aktywność kierowcy,
- zdarzenia i błędy rejestrowane przez urządzenie.
Możliwość zdalnego odczytu danych przez służby kontrolne powoduje, że organy nadzoru mogą znacznie szybciej identyfikować potencjalne nieprawidłowości i kierować do kontroli przedsiębiorstwa o podwyższonym poziomie ryzyka.
Dla przewoźników oznacza to konieczność prowadzenia jeszcze dokładniejszej dokumentacji oraz stałego monitorowania zgodności działalności z przepisami krajowymi i unijnymi.
Każdy nowy tachograf to nie tylko obowiązek rejestracji aktywności kierowcy, lecz także konieczność archiwizacji danych, prowadzenia ewidencji czasu pracy, monitorowania naruszeń, rozliczania wynagrodzeń i przygotowywania dokumentacji wymaganej podczas kontroli ITD, PIP oraz zagranicznych służb.
To właśnie na tym etapie pojawia się największe ryzyko błędów i kosztownych konsekwencji administracyjnych. Wraz ze wzrostem liczby kierowców i rozbudową floty ręczne zarządzanie tymi obowiązkami staje się coraz bardziej skomplikowane.
W praktyce wielu przedsiębiorców szybko przekonuje się, że sam montaż tachografu jest najłatwiejszą częścią całego procesu dostosowania firmy do nowych wymogów.
Tachograf nie rozliczy kierowcy
Wielu przewoźników skupia obecnie uwagę wyłącznie na obowiązkowym wyposażeniu pojazdów w nowe urządzenia. Tymczasem dane zapisane przez tachograf muszą zostać prawidłowo przetworzone i wykorzystane w codziennych rozliczeniach.
Każdy dzień pracy kierowcy wymaga później:
- przygotowania ewidencji czasu pracy,
- rozliczenia pracy nocnej,
- wyliczenia dyżurów,
- ustalenia nadgodzin,
- rozliczenia podróży służbowych,
- wyliczenia wynagrodzeń sektorowych,
- kontroli naruszeń czasu jazdy i odpoczynków,
- przygotowania dokumentacji na potrzeby ewentualnych kontroli.
Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu kierowcach ręczne wykonywanie tych czynności staje się niezwykle czasochłonne i jednocześnie zwiększa ryzyko popełnienia błędów.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw transportowych decyduje się na automatyzację procesów kadrowych i rozliczeniowych.
PayCore Engine – kompleksowe narzędzie dla branży transportowej
PayCore Engine został opracowany z myślą o specyfice branży transportowej i odpowiada na wyzwania wynikające zarówno z Pakietu Mobilności, jak i stale zmieniających się przepisów.
System umożliwia bezpośredni import plików DDD pochodzących z kart kierowców oraz tachografów cyfrowych wszystkich generacji. Po wczytaniu danych automatycznie przekształca je w gotowe raporty, rozliczenia oraz dokumentację kadrowo-płacową.
Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pełną kontrolę nad procesem bez konieczności ręcznej analizy aktywności kierowców.
Automatyczna ewidencja czasu pracy
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców.
PayCore Engine automatycznie analizuje dane z tachografów i wylicza:
- rzeczywisty czas pracy,
- godziny nocne,
- nadgodziny 50%,
- nadgodziny 100%,
- dyżury,
- pracę w niedziele i święta,
- średniotygodniowe przekroczenia norm czasu pracy.
System pozwala również ewidencjonować urlopy, zwolnienia lekarskie oraz pozostałe nieobecności, tworząc kompletną dokumentację pracowniczą.
Rozliczanie przewozów międzynarodowych zgodnie z Pakietem Mobilności
Jednym z najbardziej skomplikowanych obszarów działalności przewoźników pozostają rozliczenia kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe.
PayCore Engine automatycznie rozpoznaje rodzaj wykonywanego transportu, w tym:
- kabotaż,
- cross-trade,
- przewozy bilateralne.
Na tej podstawie system określa, które odcinki podlegają zasadom delegowania oraz wylicza należne wynagrodzenie sektorowe zgodnie z wymaganiami Pakietu Mobilności.
Przedsiębiorca otrzymuje komplet raportów dotyczących dopłat do wynagrodzeń oraz pełną dokumentację wymaganą przez zagraniczne organy kontrolne.
Więcej danych oznacza większe możliwości wykrywania naruszeń
Nowe tachografy generują większą ilość danych, ale jednocześnie zwiększają skuteczność kontroli.
PayCore Engine umożliwia monitorowanie:
- przekroczeń czasu jazdy,
- skróconych odpoczynków,
- błędów związanych z obsługą tachografu,
- naruszeń rozporządzenia 561/2006,
- potencjalnych manipulacji urządzeniami rejestrującymi.
System tworzy zarówno raporty indywidualne, jak i zestawienia zbiorcze dla całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe jest reagowanie na nieprawidłowości jeszcze przed kontrolą drogową lub administracyjną.
Ochrona dobrej reputacji przedsiębiorstwa
Coraz większe znaczenie dla przewoźników ma ocena ryzyka przedsiębiorstwa transportowego. Nadmierna liczba naruszeń może doprowadzić do utraty dobrej reputacji, a w konsekwencji nawet do cofnięcia licencji transportowej.
PayCore Engine wyposażony jest w moduł zgodności z KREPTD, który na bieżąco analizuje poziom zagrożenia przedsiębiorstwa i umożliwia podejmowanie działań zapobiegawczych jeszcze przed wystąpieniem poważnych konsekwencji.
Dokumenty dostępne w kilka minut
Podczas kontroli istotne jest nie tylko prawidłowe rozliczenie kierowców, ale również szybki dostęp do wymaganej dokumentacji.
System umożliwia generowanie:
- ewidencji czasu pracy,
- raportów delegowania,
- raportów przekroczeń granic,
- raportów płac sektorowych,
- raportów naruszeń,
- raportów KREPTD,
- elektronicznych Zaświadczeń Działalności Kierowcy.
Przygotowanie dokumentów zajmuje zaledwie kilka minut, co znacząco usprawnia przebieg kontroli i ogranicza ryzyko sankcji.
1 lipca 2026 r. zbliża się szybciej, niż wielu przedsiębiorcom się wydaje
Obecnie wielu przewoźników koncentruje się przede wszystkim na wyposażeniu pojazdów w nowe tachografy. Doświadczenia branży pokazują jednak, że największe koszty pojawiają się później – na etapie błędnych rozliczeń, nieprawidłowej ewidencji czasu pracy, problemów związanych z Pakietem Mobilności oraz kar nakładanych podczas kontroli.
Dlatego przygotowanie przedsiębiorstwa do nowych obowiązków powinno obejmować nie tylko flotę pojazdów, lecz również procesy administracyjne, kadrowe i płacowe.
PayCore Engine pozwala zautomatyzować te obszary, ograniczyć ryzyko błędów, zaoszczędzić czas pracowników i zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami transportowymi.
Nie warto czekać na pierwszą kontrolę. Już dziś warto przygotować firmę do nowych obowiązków i wykorzystać dane z tachografów jako narzędzie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem, a nie jako kolejne obciążenie administracyjne.
W odpowiedzi na wyzwania wynikające z nowych regulacji przygotowaliśmy dla przewoźników specjalne warunki wdrożenia systemu PayCore Engine. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie dostosować swoje procesy do nadchodzących zmian, ograniczając koszty i ryzyko organizacyjne.
Więcej informacji:
www.paycoreengine.pl
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Anna Nieć-Mrzygłód
Dyrektor Generalna
