Diety kierowców – zasady obowiązujące od 1 marca 2013 roku

Ciągłe kierowanie pojazdem na trasach krajowych jak i międzynarodowych jest nieodłączną częścią pracy kierowcy zawodowego. W myśl przepisu art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. (Dz.U. Nr 92, poz. 879 z poźn.zm.) pracodawca zatrudniający pracownika na tym stanowisku zobligowany jest do wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, kiedy realizuje on każde zadanie służbowe polegające na wykonaniu, na polecenie:

1. przewozu drogowego poza miejscowość siedziby/bazy/filii/oddziału pracodawcy lub
2. wyjazdu poza miejscowość, o której mowa powyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

Od dnia 1 marca 2013 r. pracodawcy będą zobligowani do wypłacania wyższych diet, ponieważ zacznie obowiązywać rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Nowe rozporządzenie reguluje warunki i wysokości w tym zakresie na obszarze kraju jak i za granicą, zastępując dwa dotychczas obowiązujące rozporządzenia, które odrębnie regulowały omawianą materię.

Przepisy ogólne

Pierwszy rozdział w paragrafie 2 określa jakie pracownikowi przysługują należności z tytułu „podróży służbowej”:

1. diety
2. zwrot kosztów z tytułu:
       a) przejazdów,
       b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
       c) noclegów,
       d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, które obejmują: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Wybór środka transportu w tym jego rodzaj oraz klasę, którym odbywana ma być podróż służbowa należy do pracodawcy, natomiast jeżeli kierowca ma zgodę podmiotu zatrudniającego np.: na dojazd do bazy firmy w Polsce lub za granicą własnym pojazdem, gdzie znajduje się samochód ciężarowy, którym będzie realizował przewóz, wtedy przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz.21).

Na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. Nr 27, poz. 271) koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1.  dla samochodu osobowego:
2.  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3- 0,5214 zł,
3.  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3- 0,8358 zł,
4.  dla motocykla – 0,2302 zł,
5.  dla motoroweru – 0,1382 zł.

Termin do rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej przez pracownika wynosi 14 dni od dnia jej zakończenia.

Potwierdzeniem wydatków z wyjątkiem diet oraz oraz wydatków objętych ryczałtami są między innymi: rachunki, faktury, bilety, jednakże gdy ich przedstawienie nie jest możliwe kierowca składa w formie pisemnej oświadczenie jaki poniósł wydatek oraz dlaczego nie może go udokumentować.

Należy podkreślić, że zgodnie z paragrafem 5 ust. 3 rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracownik ma prawo złożyć pisemne oświadczenie, w którym przedstawia okoliczności mające wpływ na prawo do należności z tytułu podróży służbowej lub ich wysokość.

Podróż krajowa

Zgodnie z paragrafem 6 cytowanego rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, którą może być również miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Oznacza to, że kierowca np. mieszkający w Zielonej Górze, a mający siedzibę firmy w Poznaniu, nie będzie miał naliczane należności z tytułu podróży służbowej zaczynając prowadzenie pojazdu w Poznaniu, ale w Zielonej Górze, jeżeli tak zadecyduje pracodawca.

Dieta krajowa od 1 marca 2013 r. będzie wyższa od dotychczasowej i wyniesie 30 zł, a jej wysokość ustala się w następujący sposób:

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
   b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
   b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Nowością w omawianym rozporządzeniu jest uregulowanie sytuacji, w których kierowca ma zapewnione częściowe wyżywienie przez pracodawcę, albo w ramach usługi hotelarskiej zapewniono mu wyżywienie. Wtedy kwotę diety pomniejsza się procentowo, w zależności od posiłku:

1.  śniadanie – 25% diety;
2.  obiad – 50% diety;
3.  kolacja – 25% diety.

Dieta w podróży służbowej na obszarze Polski nie przysługuje:

1.  za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
2.  gdy pracownik przebywa w podróży służbowej co najmniej 10 dni i w dniu wolnym od pracy wraca środkiem transportu określonego przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, jak również z powrotem
3.  jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W paragrafie 8 określono zwrot kosztów noclegu, gdy pracownik odpoczywa w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, który nie może być wyższy niż 600 zł za dobę hotelową (dwudziestokrotność stawki diety).

Pracodawca może jednak w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem przekraczającym powyższy limit, ale wtedy będzie on opodatkowany.

W przypadku kiedy pracownik będący w delegacji nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu lub nie przedłożył rachunku za np.: hotel przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45zł).

Bardzo często kierowcy zawodowi odbierają odpoczynek dzienny w kabinie samochodu podczas podróży służbowej, jednakże czy faktycznie należy im się ryczałt z omawianego tytułu jest zagadnieniem kontrowersyjnym, o którym przeczytają Państwo w kolejnym artykule Kancelarii Prawnej Viggen.

Kiedy ryczałt za nocleg nie przysługuje?

1.  jeżeli nocleg nie trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 (czyli nie może być np. od 16.00 do 22.00),
2.  za czas przejazdu,
3.  jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
4.  gdy kierowca nie poniósł kosztu.

Podróż zagraniczna

Należność z tytułu diety, gdy pracownik jest w podróży służbowej poza granicami Polski ma służyć nie tylko w pokryciu kosztów wyżywienia (tak jak w przypadku podróży krajowej) ale również drobnym wydatkom.

Paragraf 12 rozporządzenia określa, od którego momentu zaczyna oraz kończy się podróż służbowa poza granicami kraju:

1. lądowa – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2. lotnicza – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3. morska– od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Stawki należności za dobę podróży zagranicznej zostały podwyższone, co określa załącznik do rozporządzenia, np.:

• Francja 50 EUR
• Niemcy 49 EUR
• Węgry 44 EUR.

Wysokość diety należy ustalić w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

W rozporządzeniu ustalono, że gdy podróż zagraniczna odbywana jest nie tylko do jednego państwa, tak jak często występuje to w branży transportowej, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Przykład:

Kierowca zawodowy ma rozładować towar we Francji, Chorwacji i Bułgarii, więc to są trzy kraje docelowe i najpierw obliczamy stawkę diety obowiązującą we Francji, później Chorwacji a na końcu Bułgarii. Po przekroczeniu granicy Francji kierowca przewozi towar do kraju docelowego – Chorwacji, to jak kieruje pojazdem przez Włochy i Słowenię stosujemy stawkę obowiązującą w Chorwacji.

Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca, który nie jest jednostką budżetową ani samorządową może na mocy art. 77ze znaczkiem 5 paragraf 4 stosować jedną stawkę diet na wszystkie kraje w kwocie nie niższej niż 23 zł a, od 1 marca -30 zł

Cytat:

„postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju”

Wysokość diety zagranicznej obliczamy w następujący sposób:

1.  za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2.  za niepełną dobę podróży zagranicznej:
       a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
       b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
       c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Nowe rozporządzenie nie zmieniło zasady wypłacania należności diet, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie:

Paragraf 14

ust. 2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety;
2. obiad – 30% diety;
3. kolacja – 30% diety.

3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Należy pamiętać, że nawet gdy pracodawca zapewnia całodzienne wyżywienie pracownikowi przysługuje 25% diety!

Natomiast gdy pracownik otrzymuje pieniądze na wyżywienie dieta się nie należy, chyba że zostaje wypłacona w kwocie niższej, to wtedy należy wyrównać do wysokości diety.

Wysokość zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej zagranicznej ustala się po jej wstępnej kalkulacji. To pracownik decyduje czy ma być ona wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W paragrafie 16 określono należności z tytułu noclegu ustalając, że pracodawca jest zobowiązany do jego wypłaty w granicach limitu podanej w załączniku rozporządzenia, po okazaniu rachunku np. za motel.

Gdy pracownik nie przedłoży rachunku przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu.

Ryczałt za nocleg w zagranicznej podróży służbowej nie przysługuje:

• za czas przejazdu
• gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Zatrudniający zobligowany jest również do wypłaty ryczałtu z tytułu kosztów poniesionych za dojazd z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Ryczał w wysokości 50% diety przysługuje, jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu tylko w jedną stronę.

W sytuacji, gdy osoba zatrudniona dojeżdża środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Nie wypłacamy ryczałtu z tytułów poniesionych kosztów dojazdów, o których mowa powyżej, jeżeli pracownik:

1.  odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2.  ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3.  nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W przypadku, gdy pracownik jest w podroży służbowej zagranicznej co najmniej 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, to pracodawca może zadecydować o zwrocie kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Czy kierowca ma prawo do diety, jeżeli poza granicami Polski zachoruje?

Gdy kierowca przebywa w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym otrzymuje za każdą dobę 25% diety.

Paragraf 19 omawianego rozporządzenia reguluje kwestię zwrotu kosztów w następujący sposób:

1.  W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
2.  Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.2)).
3.  Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
4.  W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Podsumowując rozporządzenie, które wejdzie w życie z dniem 1 marca 2013 roku najważniejsze zmiany to:

1. podniesienie wysokości diet, ryczałtów oraz innych kosztów
2. w krajowej podróży służbowej określono maksymalny koszt noclegu w obiekcie hotelowym – dwudziestokrotność stawki diety
3. opisano zasady wypłacania obniżonej procentowo diety, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie w podróży służbowej w Polsce
4. w zagranicznej podróży służbowej doprecyzowano zasady rozliczania zaliczek oraz kosztów w walucie polskiej lub obcej
5. uregulowano, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Na zakończenie warto przypomnieć o czym Pracodawco musisz pamiętać?

1. od 1 marca 2013r. naliczaj wysokość z tytułu podróży służbowej zgodnie z nowym rozporządzeniem
2. nowe warunki wypłacania diet określ w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jesteś objęty układem zbiorowym pracy lub nie jesteś obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (zatrudniasz mniej niż 20 pracowników)
3. diety i inne należności przysługujące pracownikowi za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
4. za niewypłacanie należności z powyższego tytułu grożą Ci poważne sankcje:
   a) w myśl art.282 paragraf 1 pkt 1 kodeksu pracy:

„kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń,podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.”

b) będziesz zobligowany do wypłacenia diet wraz z odsetkami ustawowymi
c) utracisz tzw.: „dobrą reputację” a w konsekwencji możesz utracić licencję (zezwolenie krajowe) uprawniającą do wykonywania transportu drogowego,jeżeli zostaniesz skazany prawomocnym wyrokiem sądu za „poważne naruszenie” dotyczące warunków pracy i płacy. Naruszenie to zostało skatalogowane w zał nr IV do rozporządzenia 1071/2009 WE jako jedno z tzw.: „najpoważniejszych naruszeń”.

Karolina Otfinowska
Dr Mariusz Miąsko
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.

Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).