Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nastąpiła w Polsce w Czerwcu 2024 roku. Rząd przyjął projekt ustawy o ochronie sygnalistów, a ustawa weszła w życie 14 czerwca 2024 roku.
Obowiązki związane z ochroną sygnalistów dotyczą wszystkich podmiotów (publicznych i prywatnych), które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku będą zatrudniały co najmniej 50 pracowników (również zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy w przeliczeniu na pełne etaty). Próg ten nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Z kolei w przypadku urzędów czy jednostek organizacyjnych gminy obowiązek ten dotyczy w przypadku, kiedy liczba mieszkańców gminy wynosi powyżej 10.000. Wskazane wyżej podmioty są zobligowane zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów do utworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i obsługiwania ich.
Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenie lub nieprawidłowość, które miało miejsce w przedsiębiorstwie bądź innego rodzaju organizacji, z którą osoba ta jest związana. Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku, za sygnalistę uważana jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, które mogą objąć przepisy prawa pracy jak, chociażby kwestie związane z dyskryminacją, mobbing, korupcję czy naruszenie zasady równego traktowania. Ustawa wymienia tutaj: pracowników, pracowników tymczasowych, osobę świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, czy członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza czy żołnierza.
Definicje legalne sygnalisty można znaleźć w uregulowaniach unijnych oraz w ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928).
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia w 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana też dyrektywą whistleblowing, definiuje sygnalistę, a więc osobę dokonującą zgłoszenia, jako:
„Osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą”.
Polska ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, przez sygnalistę rozumie:
„Osobę fizyczną, która „zgłasza lub ujawnia publicznie informację uzyskaną w kontekście związanym z pracą […]”.
Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. Bez kontekstu związanego z pracą nie mamy bowiem do czynienia z sygnalistą w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928), nawet jeśli zgłoszenie mieści się w katalogu spraw objętych tą ustawą.
Sygnalista dokonuje zgłoszenia naruszeń dotyczące:
- Korupcji,
- Prawa pracy,
- Zamówień publicznych,
- Zdrowia publicznego,
- Bezpieczeństwa transportu,
- Zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- Ochrony konsumentów,
- Ochrony środowiska
- Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- Usług, produktów i rynków finansowych,
- Bezpieczeństwa żywności i pasz,
- Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- Ochrony prywatności i danych osobowych,
- Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- Przeciwdziałania prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- Rynku wewnętrznego UE, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- Interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE,
- Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej).
Ustawa nakazuje wdrożenie wewnętrznego i spójnego systemu dokonywania zgłoszeń, ale również dotyczy obowiązków związanych z ochroną tożsamości samego sygnalisty, jego anonimowości, prowadzenie postępowań wyjaśniających, podejmowania działań następczych związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości oraz zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych, czyli działań o negatywnych konsekwencjach dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia.
Sygnalista może dokonać wyboru, czy dane nieprawidłowości zgłosić wewnętrznie, czyli bezpośrednio do podmiotu, w którym doszło do naruszenia, czy od razu zewnętrznie do właściwego organu publicznego bądź Rzecznika Praw Obywatelskich.
Z kolei przed dokonaniem ujawnienia publicznego sygnalista ma obowiązek zgłoszenia nieprawidłowości do właściwych organów lub skorzystania z wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach, jeśli pracodawca taki system wprowadził i spełnia on warunki podane w projekcie ustawy.
Do procedury rozpatrywania zgłoszeń wprowadzono odpowiednie terminy, których pracodawcy muszą przestrzegać. W terminie 7 dni od otrzymania informacji od sygnalisty należy potwierdzić, że przyjęto zgłoszenie. Podejmowanie działań następczych i informacja zwrotna powinna być mu przekazana maksymalnie w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia- w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Regulacje związane z ochroną sygnalistów, oprócz szeregu przyznanych praw, nakładają na osoby zgłaszające naruszenia także pewne obowiązki. Mowa tu o obowiązkach, które sygnalista musi spełnić, aby mógł być objęty ochroną. A więc co osoba będąca sygnalistą dokładnie musi zrobić?
- W momencie dokonywania zgłoszenia musi posiadać uzasadnione podstawy o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia;
- Osoba taka musi dokonać zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi.
- Sygnalista absolutnie nie może więc kłamać i wymyślać niemających pokrycia w rzeczywistości faktów na temat naruszeń oraz dokonywać zgłoszenia w sposób inny niż przewidziany przepisami.
Na sygnalistę, który zdecydowałby się na świadome zgłoszenie nieprawdziwych informacji, czekają natomiast sankcje.
Sygnaliści, jako osoby pracujące dla firm i organizacji, w których mają miejsce naruszenia prawa, są podmiotami, które niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o nieuprawnionych działaniach. Można więc powiedzieć, że to oni, ujawniając takie naruszenia prawa, stoją na straży dobra społecznego oraz zapobiegania występowania tego typu zjawisk w przyszłości. Ich rola jest więc ogromna. Stosowna powinna być więc także ich odpowiedzialność za dokonane zgłoszenie, aby móc przeciwdziałać nadużyciom oraz sygnalistom, którzy są nieuczciwi. Mówi o tym artykuł 23 ust. 2 dyrektywy o sygnalistach:
„Państwa członkowskie wprowadzają przepisy przewidujące skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje dla osób dokonujących zgłoszenia, wobec których ustalono, że świadomie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji”.
W art. 15 polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wskazuje w tym kontekście o prawie do odszkodowania osoby, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. Odszkodowanie to wynosić ma co najmniej wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w dniu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Art. 15. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Powyższe przepisy pokazują, że na sygnalistach ciąży odpowiedzialność za dokonane przez siebie zgłoszenia. Odpowiedzialność ta słusznie powinna dotyczyć prawdziwości złożonego zawiadomienia. Nie powinna jednak wiązać się z negatywnymi skutkami zgłoszenia dokonanego w warunkach uzasadnionych podstaw o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia. Część potencjalnych sygnalistów rezygnuje bowiem ze zgłaszania swoich podejrzeń i zastrzeżeń. Robi tak dlatego, że obawia się działań odwetowych, a więc różnego rodzaju nieprzyjemności, które mogą w stosunku do nich wystąpić przez sam fakt ujawnienia naruszeń. Szczególnie ważna w tym kontekście jest więc ochrona sygnalistów.
Zgodnie z artykułem 16 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii: „…tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie może zostać ujawniona, bez wyraźnej zgody tej osoby, żadnej osobie, która nie jest upoważniona do przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania w związku z nimi działań następczych.”
Wyjątkiem od tej zasady jest ujawnienie tożsamości, które jest konieczne dla celów postępowań wyjaśniających lub sądowych dotyczących obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Sygnalista więc z całą pewnością może zgłosić naruszenie poufności zgłoszenia, a także naruszenie anonimowości swojej osoby.
Kolejną kwestią są działania odwetowe ze strony pracodawcy skierowane w stosunku do osoby będącej sygnalistą. Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty, wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Działania odwetowe wobec sygnalisty są ZAKAZANE i mogą polegać na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Groźba lub próba podjęcia takich działań również stanowi działanie odwetowe. W razie podjęcia działań odwetowych wobec sygnalisty, w związku z dokonanym zgłoszeniem to pracodawca będzie musiał udowodnić, że działania te nie miały charakteru odwetowego i nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z dokonanym zgłoszeniem. Ustawa zabezpiecza w ten sposób sygnalistę przed działaniami odwetowymi. Na sygnaliście natomiast będzie spoczywał obowiązek uprawdopodobnienia, że podjęte wobec niego działania mają związek z dokonanym zgłoszeniem.
DOBRA PROCEDURA – KORZYŚCI DLA PRACODAWCÓW
Infrastruktura pozwalająca zgłaszać nieprawidłowości zauważone w przedsiębiorstwie, zgodnie z dyrektywą whistleblowing, a także Polską ustawą o ochronie sygnalistów, powinna być przygotowana przez wszystkie firmy, które zatrudniają minimum 50 pracowników, niezależnie od formy zatrudnienia. Mimo takiego wymogu, będąc przedsiębiorcą prowadzącym mniejszą firmę, również warto pomyśleć o wprowadzeniu tego typu mechanizmów i procedur. Niesie to bowiem dla firmy szereg korzyści, takich jak lepsze postrzeganie na rynku, budowanie transparentności, a także zmniejszenie negatywnych wzmianek o przedsiębiorstwie w mediach.
Ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń nie należy traktować wyłącznie jako obowiązku nałożonego na podmiot prawny czy utrudnienia w prowadzeniu działalności gospodarczej, ale przede wszystkim jako szansę pozyskania informacji, które pozwolą odpowiednio wcześnie zareagować na naruszenie i ograniczyć jego skutki (zapobieżenie wystąpieniu szkody lub ograniczenie jej rozmiarów). Dobra procedura zgłoszeń wewnętrznych to również inwestycja w pozytywny wizerunek firmy. Ustawa pozwala na wprowadzenie w zakresie przedmiotowym procedury wewnętrznej własnych regulacji, np. kodeksów etyki, procedur antymobbingowych. W rezultacie poprawi to egzekwowanie tych przepisów.
Umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów przyczyni się do zwiększonego zaangażowania i lojalności wobec pracodawcy. Wdrożenie procedury dokonywania zgłoszeń zapewni pracownikom i także samemu pracodawcy poczucie bezpieczeństwa i zaufania.
System zgłaszania naruszeń może pomóc w zapobieganiu różnym nieprawidłowościom, w tym: oszustwom, kradzieżom, korupcji czy mobbingowi. Dlaczego? Jeżeli pracownicy będą mogli reagować na naruszenia prawa i zyskają możliwość ich zgłoszenia w bezpieczny i poufny dla siebie sposób, wówczas zmaleje liczba naruszeń prawa. Z kolei świadomość istnienia systemu dokonywania zgłoszeń, znacznie utrudni podejmowanie nieuczciwych działań przez współpracowników lub przełożonych.
Aby Państwa przedsiębiorstwo mogło sprostać stawianym przez ustawę o sygnalistach wymaganiom, Kancelaria Prawna Viggen Sp. j. oferuje wsparcie w następujących obszarach:
- opracowanie wewnętrznej procedury i dokumentacji zgodnej z regulacjami prawnymi,
- wdrożenie wewnętrznej procedury dotyczącej ochrony sygnalistów,
- zaprojektowanie procesu zgłaszania, przyjmowania oraz obsługi zgłoszeń potencjalnych naruszeń,
- ustalenie bezpiecznych i anonimowych kanałów dokonywania zgłoszeń potencjalnych naruszeń,
- nadzór nad procedurą i dokumentacją wewnętrzną dotyczącą ochrony sygnalistów,
- przeprowadzanie wewnętrznych audytów dotyczących realizacji obowiązków w zakresie whisteblowing oraz funkcjonowania kanału zgłoszeń,
- doradztwo w zakresie obsługi zgłoszeń nieprawidłowości oraz pomoc w wyznaczeniu osoby/zespołu do obsługi zgłoszeń,
- kompleksowe wsparcie w wyjaśnianiu potencjalnych naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów.
Kancelaria Prawna Viggen Sp. j. zapewnia kompleksowe usługi z zakresu ochrony sygnalistów, które obejmują przygotowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur oraz kanałów zgłaszania potencjalnych naruszeń. Nasi eksperci zapewnią wsparcie w Państwa przedsiębiorswtach przy weryfikacji zgłoszeń i wyjaśnianiu potencjalnych naruszeń. Zapewniamy również doradztwo przy podejmowaniu działań następczych. Aby prawidłowo wywiązać się z obowiązków nakładanych na przedsiębiorstwa w zakresie ochrony sygnalistów, nie wystarczy tylko posiadać spisaną procedurę. Niezbędne jest, aby procedura wewnętrzna oraz ustalone kanały anonimowego zgłaszania naruszeń dobrze i sprawnie funkcjonowały.
Specjaliści z naszej kancelarii zapewnią opracowanie i wdrożenie skutecznej procedury oraz wsparcie przy wyjaśnianiu zgłoszeń dotyczących potencjalnych naruszeń. Dzięki temu Państwa przedsiębiorstwo będzie działać w zgodzie z wymogami prawnymi w tym względzie oraz zminimalizuje ryzyko odpowiedzialności związanej z niezapewnieniem lub brakiem zapewnienia należytej ochrony sygnalistów.
Kancelaria Prawna Viggen została uhonorowana prestiżowym Certyfikatem – Lider Usług Prawnych zarówno w bieżącym roku 2024 jak również w roku 2023. Laur Lider Usług Prawnych uznawany jest za jedno z najbardziej prestiżowych wyróżnień dla kancelarii prawnych, świadczących najwyższą jakość obsługi w Polsce, które cechują się wybitnymi osiągnięciami oraz posiadają nadzwyczajnie dobre opinie Klientów.
Zespół KPV został doceniony za nadzwyczajną jakość, innowacyjność, pionierskość i nieszablonowość w obsłudze prawnej klientów a w szczególności za skuteczne realizowanie najtrudniejszych zleceń tzw.: „Mission Impossible”.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że Certyfikat Lider Usług Prawnych, jest kolejną nagrodą dla Zespołu Kancelarii Prawnej Viggen Sp.j.: W 2022 roku Kancelaria Prawna Viggen otrzymała nagrodę w konkursie „ORŁY PRAWA” , otrzymała także prestiżową nagrodę za stworzenie najlepszego innowacyjnego produktu prawniczego dla logistyki i transportu (LexTrans24 „SILNIK PRAWNY”).
Opracowała
Karolina Grzelec – Kierownik działu Silnik Prawny,
