Obowiązek wskazania przedstawiciela przez zagranicznego pracodawcę (w tym z branży transportowej) wynika z artykuł L. 1262-2-1 francuskiego kodeksu pracy.
Przedstawicielem przedsiębiorstwa transportowego na terytorium Francji może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Do obowiązków przedstawiciela zgodnie z obowiązującą we Francji ustawą LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques należą między innymi: gromadzenie dokumentów potwierdzających delegowanie pracowników na terytorium Francji, udostępnianie rzeczonych dokumentów na każde wezwanie właściwego organu kontroli Republiki Francji, zestawienia wynagrodzeń pracowników za okres delegowania, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia pracownikom, zatrudnienie osoby na terenie Francji do kontaktu z organami.
Wspomniane wcześniej obowiązki w szczególności przechowywanie i udostępnianie dokumentów na każde wezwanie właściwego organu kontroli wymagane jest nie tylko w czasie trwania delegacji, lecz również przez okres 18 miesięcy od dnia jej zakończenia co wynika z art. R. 1331-5 zmodyfikowany dekretem nr 2016-418 z dnia 7 kwietnia 2016 r. – art. 1 o, zalegających w aktach sprawy, o następującej treści:
Stosując artykuł R. 1253-2-1 Kodeksu Pracy, okres w którym zagwarantowany jest kontakt między urzędnikami, o których mowa w artykule L. 8271-1-2 Kodeksu Pracy i wyznaczonym przedstawicielem na terytorium państwowym, przy stosowaniu przez przedsiębiorstwa ust. II artykułu L. 1262-1 tegoż Kodeksu, nie może być krótszy od okresu delegowania pracownika i następującym po nim okresie osiemnastu miesięcy po jego wygaśnięciu.
Wobec powyższego przedstawiciel MUSI przechowywać dokumentację pracownika delegowanego do Francji przez kolejne 18 miesięcy od zakończenia terminu delegacji, bez względu na okoliczność czy dalej pracuje w danej firmie, czy dalej wykonuje transporty do Francji. Obowiązek ten nakładają na przedstawiciela organy francuskie, które w terminie 18 miesięcy od zakończonego delegowania mogą przyjść do przedstawiciela i dokonać kontroli prawidłowości delegowania. Obowiązek ten jest wyrażony wprost w przepisach francuskich Loi Macron i niestety nie da się z niego zrezygnować.
Prawo zezwala na dysponowanie tą dokumentacją w formie elektronicznej, w formacie plików, które nie pozwalają się edytować. Określenie właściwej umowy z przedstawicielem oraz odpowiednich warunków współpracy z nim mogą pozwolić uniknąć przedsiębiorstwom transportowym nałożenia przez francuskie organy kontrolne wielotysięcznych kar liczonych w euro. Przy wyborze przedstawiciela warto również kierować się tym, aby była to osoba, która ustanowiona przedstawicielem jest faktycznie, a nie tylko dla pozoru. Przedstawiciel w związku z ciągle zmieniającym się prawem francuskim powinien dysponować również odpowiednim zapleczem prawno-merytorycznym.
Przedstawiciel ponadto zobowiązany jest do przechowywania przekazanej mu dokumentacji pracowniczej, co wiąże się z odpowiedzialnością za zabezpieczenie przechowywanych danych. Przedstawiciel Kancelarii Prawnej Viggen sp. j. dokumentację pracowników przedsiębiorstwa, którego jest przedstawicielem zabezpiecza na serwerach, które zapewniają najwyższy stopień bezpieczeństwa przetwarzania tych danych. Gwarantujemy zatem, że przetwarzanie i gromadzenie danych jest zgodne z najwyższymi standardami wprowadzonymi rozporządzeniem RODO.
W przypadku zainteresowania tematem prosimy o kontakt pod mailami oraz nr telefonów:
biuro1@viggen.pl 509-982-577
jak@viggen.pl 519-140-984
ak@viggen.pl 786 137 850
Anna Nieć–Mrzygłód – Dyrektor Generalny Kancelarii Prawnej Viggen
