„Realny charakter” ryczałtu za nocleg – silny argument procesowy

Autor publikacji: Dr Mariusz Miąsko Prezes Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.

„Realny charakter” ryczałtu za nocleg – silny argument procesowy. W ramach niniejszego opracowania postaramy się Państwu zaprezentować kolejny (decydujący) argument, pozwalający na prezentację możliwie skutecznej linii obrony w trakcie procesu, na okoliczność roszczeń z tytułu ryczałtów za nocleg.

Warto zauważyć, że podstawowym (głównym) argumentem Powodów i niektórych Sądów Pracy, mającym świadczyć o zasadności zasądzenia ryczałtów za nocleg na rzecz kierowców, jest założenie, iż ryczałt posiada charakter abstrakcyjny (czyli że należy go wypłacić niezależnie od faktu, że kierowca nie poniósł kosztu noclegu). Trudno jednak podzielić takie stanowisko niektórych Sądów (np.: w Rzeszowie lub w Poznaniu). Warto zapoznać się z niniejszym opracowaniem, ponieważ bez jego znajomości nie sposób liczyć na skuteczność linii obrony.

Ważne jest, aby w procesach podnosić nie jakąkolwiek argumentację, ale tę argumentację, która będzie skuteczna (czyli tę, która odnosi się do istoty zagadnienia). Przy tym musi być ona profesjonalnie przygotowana, spójna, jednorodna i merytoryczna.

Sąd Rejonowy w Rzeszowie, zasądzając na rzecz powoda (kierowcy samochody ciężarowego w transporcie międzynarodowym) w uzasadnieniu wyroku, (podając jako główny argument) stwierdził: „podkreślić należy, że argumentacja pozwanego dotycząca konieczności udokumentowania kosztów, nie może odnieść pożądanego skutku – ryczałt noclegowy jest bowiem oderwany od kwestii ponoszenia jakichkolwiek kosztów, co więcej – nie ma potrzeby ustalania czy kierowca je (koszty – przypis) poniósł”.

Takie stanowisko Sądu (choć czasami prezentowane przez sądy) nie znajduje żadnego pokrycia zarówno na gruncie wykładni językowej słowa „ryczałt”, jak też na podłożu wykładni systemowej prawa pracy (w zakresie ryczałtów), ani również na płaszczyźnie ryczałtów znanych w różnych gałęziach prawa.

Łatwo to wykazać. Można zacząć od analizy językowej słowa „ryczałt”, odwołując się do definicji słownikowych (skoro brak definicji legalnej).

Przytoczę sześć (6) definicji słownikowych słowa „ryczałt”. Warto zwrócić uwagę, że WSZYSTKIE definicje wiążą podstawę wypłaty ryczałtu z KOSZTEM (wydatkiem). Żadna z definicji nie twierdzi, że ryczałt posiada charakter abstrakcyjny – a wręcz przeciwnie, odwołują się do realnego charakteru kosztu, ale bez rozbicia na poszczególne składniki tego kosztu.

1. Ryczałt (Źródło: Słownik PWN) – «kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje»

2. Ryczałt (Źródło: Wikipedia) – należna kwota pieniężna w wysokości ustalonej z góry – bez rozliczania kosztów poszczególnych transakcji, np. zryczałtowana opłata pocztowa – kwota ustalona z góry należna za korzystanie z usług pocztowych, ryczałt podatkowy – uproszczona metoda naliczania podatku, bez ustalania podstawy wymiaru podatku.

3. Ryczałt (Źródło: PWN) [niem.], kwota (należność) ustalona w określonej z góry wysokości — bez rozliczania wartości (kosztów) poszczególnych operacji (transakcji), np. zryczałtowana opłata pocztowa;

4. Ryczałt paliwowy (Źródło: Wikipedia) – popularna nazwa sposobu rozliczania kosztów podróży służbowych przy użyciu prywatnych środków lokomocji pracowników (niebędących własnością pracodawcy) delegowanych poza siedzibę firmy, w której są zatrudnieni. (…) Zwrot kosztów przejazdu obejmuje zasadniczo koszt zużytego paliwa, ale także innych materiałów eksploatacyjnych (oleje itp.), koszt amortyzacji pojazdu, koszt jego ubezpieczenia, itp.

5. Ryczałt [2] (Źródło: http://synonim.compelo.com/rycza%C5%82t/) – 1. kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje.

6. Ryczałt (Źródło: http://polish.enacademic.com/54692/rycza%C5%82t) «suma globalna przeznaczona na jakieś określone wydatki bez podziału na szczegółowe pozycje; wynagrodzenie ryczałtowe»

Jak więc widać, definicja ryczałtu ZAWSZE wiąże się z realnym kosztem (wydatkiem), ale bez konieczności podawania składowych kosztu. Dlatego też Sąd Najwyższy w uchwale 7 Sędziów z 2014 roku także zaznaczył, iż ryczałt należny jest jako „zwrot kosztu”, a w uzasadnieniu przedmiotowej uchwały, aż 7 razy podkreślił, że ryczałt należy wypłacić jedynie jako „zwrot realnego kosztu”, w odróżnieniu od kosztu hipotetycznego.

Analizując tezę o abstrakcyjnym charakterze „ryczałtu za nocleg”, na przykładzie wyroku Sądu Rejonowego w Rzeszowie, warto dokonać analizy „ryczałtów” występujących w różnych innych gałęziach prawa np.: na gruncie prawa cywilnego i prawa podatkowego. We wskazanych przypadkach łatwo można dostrzec, iż ryczałt także posiada charakter realny.

1. Ryczałt (Źródło: Kodeks Cywilny) – Zgodnie z art. 632 § 1 kodeksu cywilnego „jeżeli strony umówiły się o wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia,(…)”. Jednak należy zwrócić uwagę, iż ryczałt należny jest pod warunkiem, że zleceniobiorca w ogóle poniósł koszt wykonując robotę budowlaną. Jeśli np.: Zleceniobiorca (firma budowlana) podpisała kontrakt na wynagrodzenie ryczałtowe, ale nie poniosła żadnego kosztu, ponieważ nie przystąpiła do prac, to nie może liczyć na wynagrodzenie, ponieważ nie zaistniała podstawa do jego wypłaty.

2. Ryczałt (Źródło: Artykuł 2 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne) – stanowi, że: „osoby fizyczne osiągające przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze mogą opłacać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi przychód.

Łatwo zauważyć, niezależnie od okoliczności, czy jest to gałąź prawa cywilnego, prawa podatkowego, czy też prawa pracy, że w żadnym przypadku nie znajduje potwierdzenia przytoczona teza Sądu w Rzeszowie, iż ryczałt za nocleg posiada charakter abstrakcyjny – wręcz przeciwnie, przytoczone przepisy wiążą go z realnymi przesłankami uzasadniającymi wypłatę ryczałtu.

Warto w tym miejscu zauważyć, że w odróżnieniu od „ryczałtu” (który zawsze jest związany z realnym kosztem), abstrakcyjny charakter (czyli oderwany przyczyny powstania) posiada „podatek pogłówny”.

Podatek pogłówny (Źródło: Słownik Języka Polskiego PWN) «w dawnej Polsce: podatek pobierany od każdej zobowiązanej do tego osoby».

Podatek pogłówny (Źródło: Wikipedia) jest formą podatku osobistego, zgodnie z którą każdy podatnik płaci nominalnie określoną kwotę podatku. W przeciwieństwie np. do podatku dochodowego przedmiotem opodatkowania jest sama osoba podatnika, a nie jego dochód.

Ponieważ ryczałt nie jest formą podatku pogłównego, z tego właśnie powodu Sąd Najwyższy w uchwale z 2014 roku i w jej uzasadnieniu 7 razy słusznie podniósł, że ryczałt za nocleg należny jest jedynie jako zwrot realnie poniesionego kosztu.

Interesujące jest także w jaki sposób do zagadnienia ryczałtów podchodzą (w ujęciu systemowym) uregulowania przepisów prawa pracy. Warto porównać co na temat charakteru „ryczałtu” mówią:

a) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz na gruncie,

b) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Powyżej przytoczone rozporządzenia MPiPS, przewidują szereg świadczeń zryczałtowanych, nawet jeśli wprost ich nie nazywają słowem „ryczałt”. Takimi przykładami klasycznych ryczałtów są między innymi:

a) „dieta na pokrycie kosztów wyżywienia”,

b) „dieta na pokrycie kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej”,

c) „ryczałt za przejazd prywatnym pojazdem”.

Zanim jednak omówię diety jako świadczenie zryczałtowane to zachęcam do zwrócenia uwagi na analogię konstrukcji norm regulujących „diety” i „ryczałty za nocleg”. W szczególności warto dostrzec ich identyczną konstrukcję, która mówi (parafrazując nieco), że:

– dieta na pokrycie kosztów wyżywienia jest należna kierowcy chyba, że kierowca otrzymał wyżywienie (wówczas się nie należy),

– dieta na pokrycie kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej jest należna kierowcy, chyba że kierowcy zapewniono bezpłatny dojazd – wówczas się nie należy,

– ryczałt za przejazd prywatnym pojazdem w celach służbowych jest należny, chyba że kierowca nie jeździł prywatnym pojazdem w celach służbowych.

Identyczną konstrukcję posiada §9 ust.4, (Rozp. MPiPS z 2002 r.), który mówi (nieco parafrazując), iż kierowcy należny jest ryczałt za nocleg, chyba że pracodawca zapewnił mu bezpłatny nocleg. Tak więc, gdy kierowca nie poniósł kosztu, wówczas ryczałt mu się nie należy.

Warto więc teraz odnieść się do realnych przykładów:

1. Dieta na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (rozporządzenie MPiPS z 2002 roku);

§ 5. 1. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4.

2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1) Śniadanie — 15% diety;

2) obiad — 30% diety;

3) kolacji — 30% diety;

4) inne wydatki — 25% diety. (np.: na toaletę itp. – przypis)

3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje.(…).

Taka konstrukcja jest oczywista, dieta nie przysługuje, ponieważ kierowca nie poniósł kosztu. Dieta ma bowiem charakter ryczałtu realnego a nie abstrakcyjnego. Identycznie sytuacja ma się do ryczałtu za nocleg.

Taka sama konstrukcja w odniesieniu do diet ma miejsce w Rozporządzeniu MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

§7 ust.3. Dieta nie przysługuje: (w podróży krajowej – przypis)

1) (…)

2) jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie

Tak więc, jeśli kierowca nie poniósł kosztu wyżywienia to nie należy mu się dieta na wyżywienie, tak samo jak nie przysługuje mu się ryczałt za nocleg, jeśli nie poniósł kosztu noclegu.

Analogicznie sytuacja występuje w § 14. 1. przedmiotowego rozporządzenia, który mówi, iż: Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3. 2.

Tak więc, kierowcy który otrzymał wyżywienie i nie poniósł kosztu dieta na wyżywienie się nie należy. Przysługuje mu jedynie 25% diety na inne drobne wydatki (np.: prysznic, toalet itp.)

Sytuacja jest więc identyczna, jak w przypadku ryczałtu za nocleg, gdzie należy się on jedynie za realnie poniesiony koszt.

Mało tego, realny charakter ryczałtu potwierdza dalsza część przytoczonej normy:

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolacja – 30% diety.

4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje.

Z powyższego wynika jednoznacznie, że ryczałt w postaci diety na wyżywienie należy się jedynie za te składniki wyżywienia, za które kierowca sam zapłacił (np.: za śniadanie), ale już nie należy się za te składniki, za które kosztu nie poniósł (np.: obiad i kolację).

Identyczna konstrukcja odnosi się, więc do ryczałtów za nocleg – należny jest tylko jeśli kierowca poniósł koszt.

2. Dieta/Ryczałt na pokrycie kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej (rozporządzenie 2002 rok)

Analogiczna zasada uzależniająca konieczność wypłaty ryczałtu uzależnionego od realnego kosztu kierowcy, odnosi się do zasad pokrycia kosztów za podróżowanie środkami komunikacji miejskiej:

§ 10. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

3. Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeśli:

1) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);

2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;

3) (…)

Powyższe uregulowanie jest oczywiste, kierowca nie otrzymuje ryczałtów za korzystanie ze środków komunikacji miejskiej, jeśli nie poniósł kosztu.

Rozwiązanie to jest, więc identyczne, jak w odniesieniu do ryczałtów za nocleg, gdzie kierowcy nie należny jest ryczałt jeśli nie poniósł realnego kosztu.

3. Ryczałt za przejazd prywatnym pojazdem

Analogiczna konstrukcja prawna została zastosowana w odniesieniu do §8 ust. 3. (Rozp. MPiPS). Otóż warto wiedzieć, iż na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Legislator określił, więc iż zgodnie z treścią §8 4: „Za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

1) 0, 4798 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;

2) 0,7692 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3”.

Tak więc, kierowca otrzymuje ryczałt na przejazd za REALNIE PRZEJECHANE kilometry, a nie abstrakcyjną ilość kilometrów. Identyczna sytuacja ma miejsce w odniesieniu do ryczałtu za nocleg, gdzie kierowca otrzymuje wynagrodzenie jedynie za realny koszt noclegu, ponieważ dokładnie tak stanowi.

4. Zaliczka na koszty podróży i koszty noclegu (zwrot zaliczki)

Przedmiotowej argumentacji wykazującej, iż konstrukcja wypłaty ryczałtu za nocleg oraz diet jest taka sama, czyli jest uzależniona od faktu poniesienia kosztu, dopełnia instytucja „zaliczki” na koszty podróży.

Zgodnie z § 13. 1. Rozporządzenia MPiPS z 2002 roku: „Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju”.

Oczywiste jest, że zaliczka nie jest darowizną. Podlega, więc rozliczeniu. Tak więc jeśli kierowca otrzyma zaliczkę na koszty podróży to musi się z niej wykazać i wykazać koszty!!!

Nie ulega wątpliwości, że ryczałty mają charakter realny, a nie abstrakcyjny i że są należne jedynie wówczas, gdy kierowca wykaże koszty.

Na przykładzie powyższych kilkunastu przykładów wykazałem więc, że ryczałty za nocleg, tak samo jak ryczałt z innych tytułów oraz diety, należą się jedynie jako zwrot kosztów.

Świadczy o tym zarówno wykładnia językowa (odnosząca się do słownikowych definicji słowa „ryczałt”), jak i wykładnia systemowa, poprzez wskazanie, że wszystkie znane ryczałty występujące w rozporządzeniach MpiPS z 2002 roku i 2013 roku odnoszą się WYŁĄCZNIE DO REALNIE PONIESIONYCH KOSZTÓW.

W związku z powyższym, stanowisko odrębne można uznać za nieprawidłowe, chyba że pracodawca zawarł odrębne postanowienie w ramach wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy.

Liczę, że skorzystanie z przedmiotowego opracowania, w połączeniu z poprzednio przedstawioną argumentacją, pozwoli Państwu na przyjęcie skutecznej linii obrony.