Od 27 stycznia 2026 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, które wprowadzają istotne zmiany w praktyce kadrowo-płacowej i mają na celu ułatwienie rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem. Ekwiwalent przysługuje każdemu pracownikowi, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze, a stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu – niezależnie od sposobu rozwiązania umowy, przyczyn zakończenia zatrudnienia czy tego, czy inicjatywa rozwiązania wyszła od pracownika, czy od pracodawcy. Dotychczas obowiązujące przepisy wymagały wypłaty ekwiwalentu najpóźniej w ostatnim dniu pracy, co w praktyce często powodowało konieczność sporządzania dodatkowych list płac i przelewów, a przy niestandardowym harmonogramie wypłat generowało ryzyko opóźnień, odsetek ustawowych i nieporozumień.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zasadę, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w zakładzie pracy, łącznie z ostatnią pensją, co pozwala działom kadrowym i finansowym na łatwiejsze i bardziej przewidywalne rozliczenie należności. Wyjątek przewidziano w sytuacji, gdy termin standardowej wypłaty przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy – wówczas pracodawca ma maksymalnie 10 dni na dokonanie płatności ekwiwalentu, licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Dodatkowo, jeśli wyznaczony termin wypłaty ekwiwalentu przypada na dzień wolny od pracy, przepisy nakazują dokonanie wypłaty w dniu poprzedzającym ten dzień wolny, co eliminuje opóźnienia wynikające z weekendów lub świąt i zapewnia pracownikom terminowe otrzymanie należnych środków.
Nowe regulacje mają również wymiar praktyczny – dają pracodawcom więcej czasu na precyzyjne ustalenie wymiaru niewykorzystanego urlopu i dokładne wyliczenie ekwiwalentu, minimalizując ryzyko błędów w naliczeniach. Ekwiwalent wypłacany jest zarówno za urlop przysługujący w bieżącym roku, w którym dochodzi do zakończenia stosunku pracy, jak i za urlop zaległy, a obowiązek jego wypłaty istnieje niezależnie od tego, czy pracownik zgłosił wniosek o wypłatę. Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, gdy strony umowy ustalą, że niewykorzystany urlop zostanie zrealizowany przy kolejnym zatrudnieniu u tego samego pracodawcy – wówczas ekwiwalent nie przysługuje. W świadectwie pracy nie wpisuje się kwoty wypłaconego ekwiwalentu, a jedynie liczbę dni lub godzin urlopu, za które został wypłacony.
Dla pracodawców zmiany te oznaczają ułatwienie organizacji procesów kadrowo-płacowych oraz zmniejszenie ryzyka naruszenia przepisów prawa pracy. Dla pracowników natomiast oznaczają większą przewidywalność i pewność otrzymania należnych środków bez konieczności podejmowania dodatkowych działań prawnych – w przypadku niewypłacenia ekwiwalentu w terminie mają prawo zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wnieść pozew do sądu pracy.
Jako Kancelaria z 25-letnim doświadczeniem i ugruntowaną pozycją lidera w zakresie prawa pracy oferujemy kompleksowe doradztwo w zakresie interpretacji nowych przepisów, prawidłowego naliczania ekwiwalentu, wdrażania procedur kadrowych oraz zabezpieczenia pracodawców przed ryzykiem prawnym i finansowym. Wspieramy zarówno przedsiębiorców, jak i działy HR w praktycznych aspektach stosowania nowych regulacji, pomagając w tworzeniu procedur zgodnych z obowiązującym prawem, które minimalizują ryzyko błędów i sporów pracowniczych.
Jednocześnie pragniemy zwrócić uwagę na narzędzie PayCore Engine – webowe oprogramowanie wspierające firmy różnych branż w ewidencji czasu pracy, rozliczaniu wynagrodzeń, delegacji, naruszeń oraz innych należności pracowniczych. System umożliwia uporządkowane gromadzenie i przetwarzanie danych kadrowo-płacowych, co znacząco usprawnia bieżące procesy rozliczeniowe w organizacji.
Zastosowanie PayCore Engine pozwala również na praktyczne wdrożenie nowych regulacji dotyczących ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, poprzez kontrolę i analizę danych dotyczących czasu pracy i urlopów pracowników na podstawie informacji wprowadzanych do systemu, ograniczając ryzyko błędów oraz opóźnień w rozliczeniach.
Zachęcamy do współpracy z naszą Kancelarią oraz do wdrożenia PayCore Engine – łącząc wieloletnie doświadczenie w prawie pracy z nowoczesną technologią zapewniamy pełne bezpieczeństwo prawne i finansowe Twojej firmy, a jednocześnie maksymalną automatyzację i efektywność procesów kadrowych i płacowych.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.
