Strona główna Kadry i Płace Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

1183

logo KPV

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?Prowadzenie akt osobowych należy do podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie jest wykroczeniem, za które zatrudniający może zostać ukarany grzywną. Inspektor pracy w razie kontroli w firmie z pewnością zwróci uwagę, czy akta osobowe są prowadzone i czy jest to wykonywane prawidłowo.

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe dla każdego zatrudnionego oddzielnie (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników, a więc osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, a także spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp).

Nie jest konieczne prowadzenie teczek personalnych dla osób, które pracodawca angażuje na podstawie umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menadżerskich oraz w ramach tak zwanego „samozatrudnienia” – dosyć często spotykanej formy zatrudnienia w firmach transportowych.

Akta osobowe prowadzi się osobno dla każdego pracownika, nie ma więc możliwości założenia jednej teczki personalnej dla kilku, bądź wszystkich zatrudnionych, nawet jeśli podpisali oni umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Paragraf 6 wyżej wymienionego rozporządzenia stanowi o zakazie prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o współodpowiedzialności materialnej winna być zatem sporządzona w tylu egzemplarzach, aby możliwe było jej przekazanie po jednym dla każdego pracownika oraz włączenie do części B akt osobowych każdego z zatrudnionych, którego dotyczy umowa.

Kolejnym aspektem rodzącym zapytania pracodawców i Kadrowych jest również wątpliwość jak postępować w sytuacji, kiedy pracownik zostaje ponownie zatrudniony w tej samej firmie i to w dodatku na tym samym stanowisku. Otóż przepisy nie określają jak zachować się w takich sytuacjach. Nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, należy przyjąć zatem, że pracodawca może poprzestać na tej, która została założona w związku z poprzednim zatrudnieniem. Oczywiście obowiązkowe jest zgromadzenie zupełnie nowej dokumentacji – w części A nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz nowe świadectwa pracy; w części B – nową umowę, szkolenie wstępne BHP oraz pozostałą dokumentację.

Akta osobowe zobowiązany jest prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby pracowników których zatrudnia. Obowiązek ich zakładania dotyczy zatem również tych pracodawców, którzy zatrudniają choćby jednego pracownika. Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które można zostać ukaranym grzywną (art. 281 pkt 6 kp).

Co jednak w przypadku, kiedy pracodawca chce zatrudnić na podstawie umowy o pracę kogoś ze swojej rodziny? Wydawałoby się, że w takiej sytuacji prowadzenie akt osobowych jest zbędne, jednak nic bardziej mylnego. Otóż założenie teczki akt osobowych również w takim przypadku jest konieczne.

Zazwyczaj obowiązek prowadzenia akt osobowych w firmie należy do kadrowej (specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowości w tym zakresie, jeśli są zawinione przez kadrową (przykładowo brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieterminowe sporządzanie umów o pracę, brak gromadzenia poszczególnych dokumentów) z przyczyn leżących po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników, mogą być przyczynkiem do wypowiedzenia jej umowy o pracę.

Co muszą zawierać akta osobowe? Otóż powinny składać się z trzech wyraźnie oddzielonych od siebie części – A, B oraz C. W części A winno gromadzić się dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie. W część B wpina się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W części C powinny znajdować się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach powinno się ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować. Dokumenty numeruje się osobno w ramach każdej części akt osobowych. Każda z tych części winna ponadto zawierać pełny wykaz dokumentów (swego rodzaju spis treści). Jeśli zatem pracownik przedłoży kolejne świadectwo pracy z poprzedniej firmy, albo doniesie zaświadczenie o ukończeniu kursu, należy pamiętać nie tylko o wpięciu kopii tych dokumentów do akt osobowych, ale również nadać im numer oraz dokonać zmiany spisu treści tej części akt osobowych, w ramach której przeprowadzono uzupełnienie.

Prowadząc akta osobowe nie należy zapominać, aby w części A nie przechowywać oryginałów dokumentów, tylko ich odpisy lub kopie. Można oczywiście żądać od pracownika przedłożenia oryginałów, jednak tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów lub kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

Pracodawca winien również zwrócić uwagę na to, aby akta osobowe pracownika były wykonane w taki sposób i z takich materiałów (sztywnych teczek, plastikowych okładek), które pozwolą na ich przechowanie przez wyznaczony przepisami okres. Obowiązkiem pracodawcy jest gromadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niespełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 kp).

W razie ogłoszenia upadłości pracodawcy lub postawienia zakładu pracy w stan likwidacji należy przekazać dokumentację (płacową i akta osobowe) do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm można znaleźć w urzędach wojewódzkich.

Dodatkowo prowadząc firmę transportową należy pamiętać o dokumentach związanych bezpośrednio z zatrudnieniem kierowców. Dokumentację najłatwiej prowadzić w formie tak zwanych „TECZEK KIEROWCÓW”, które zawierają pełen wykaz oświadczeń, które Kierowcy zobowiązani są podpisać. „TECZKĘ KIEROWCÓW” należy prowadzić niezależnie od akt osobowych, bądź ewentualnie wpiąć ją do części B. Oświadczenia z teczek zobligowani są podpisać także kierowcy zatrudniani na umowę zlecenie, dzieło, jak również samozatrudnieni. Wzory teczek kierowców można nabyć w promocyjnej cenie w Kancelaria Prawna Viggen oraz Sklep561. Szczegóły pod nr telefonu: (12) 637-24-57.

 

Adriana Kominowska

Kancelaria Prawna Viggen sp.j.

 

 

Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).

Oceń artykuł

SILNIK PRAWNYpraca dla kierowcy

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here