Strona główna Nieprawidłowości i wyjaśnienia urzędów KP GIP na temat ryczałtów noclegowych kierowców

KP GIP na temat ryczałtów noclegowych kierowców

718
5/5 (1)

Autor publikacji: Dr Mariusz Miąsko Prezes Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.

 

Kierowcy samochodu ciężarowego, który wykorzystuje odpoczynek dzienny i skrócony odpoczynek tygodniowy w warunkach wskazanych w art. 8 pkt 8 rozporządzenia 561/2006 WE lub odpoczynek dobowy w warunkach wskazanych w art. 14 ustawy o czasie pracy kierowców, co do zasady nie przysługuje ryczałt za nocleg wynikający z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W sytuacji, gdy pracownik zakwestionuje zapewnienie mu odpowiednich warunków, sprawa ma charakter sporny, a organem właściwym do rozstrzygnięcia jest sąd.

Przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155, z późn. zm.) w art. 21a stanowią, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 Kodeksu pracy – obecnie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz.167).

Zgodnie z art. 775 § 3 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami – w tym także warunki zwrotu kosztów noclegów – w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. W pierwszej kolejności zatem, oceniając, na jakich zasadach rozliczane będą ewentualne koszty noclegów, należy sięgną do aktów wewnętrznych pracodawcy. Pracodawca może ustalić prawo do ryczałtu za nocleg również w sytuacji gdy nocleg spędzany jest w pojeździe wyposażonym w miejsce do spania.

Przepisy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej znajdą zastosowanie, jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej nie dokona stosownych regulacji w aktach wewnętrznych (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

Zgodnie z § 8 i § 16 ww. rozporządzenia, mającymi zastosowanie odpowiednio do podróży krajowych i zagranicznych, pracownikowi przysługuje za nocleg zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (z zastrzeżeniem wysokości maksymalnej). W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg. Zwrot kosztów noclegu czy ryczałt nie przysługują, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.

Obowiązujące przepisy nie definiują pojęcia „nocleg” i nie precyzują, co oznacza zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę bezpłatnego noclegu.

W wyroku z dnia 1 kwietnia 2011 r. (II PK 234/10) Sąd Najwyższy orzekł, że umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Z uzasadnienia wynika, że problemem wymagającym rozstrzygnięcia było przesądzenie, czy powód miał zapewnione przez stronę pozwaną bezpłatne noclegi podczas wyjazdów zagranicznych, w sytuacji gdy nocował w kabinie samochodu, a nie w hotelu lub motelu, w szczególności – czy kabina umożliwiała odpowiedni nocny wypoczynek i swobodne poruszanie się wewnątrz niej, co w konsekwencji zwalniałoby stronę pozwaną z obowiązku wypłaty kwoty ryczałtu za noclegi w okresie objętym sporem od stycznia 2000 r. do grudnia 2002 r. Sąd Najwyższy dokonując analizy, powiązał zapewnienie noclegu z zapewnieniem możliwości odpowiedniego wypoczynku. W uzasadnieniu wskazano, że przepisy rozporządzeń dotyczących zagranicznych podróży służbowych, „przewidując zwrot kosztów noclegu, odnosiły się bezpośrednio do noclegu w hotelu, potwierdzonego rachunkiem hotelowym. Można zatem przyjąć, że według prawodawcy (w tym przypadku ministra właściwego do spraw pracy – art. 775 § 2 k.p.) nocleg pracownika w hotelu jest najbardziej optymalnym rodzajem wypoczynku dobowego, pozwalającym na regenerację sił fizycznych i psychicznych przed kolejnym dniem pracy. Ocena, czy strona pozwana zapewniała powodowi bezpłatne noclegi, zwalniając się tym samym z obowiązku wypłaty ryczałtu, musi być odniesiona nie tylko do treści § 9 przytoczonych powyżej dwóch rozporządzeń wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, ale także do aktów wewnętrznych obowiązujących u strony pozwanej w postaci stosownych zarządzeń prezesa zarządu pozwanej Spółki, które powielały rozwiązania przyjęte w rozporządzeniach. Ponadto powinna być oparta także na ocenie faktycznych warunków noclegu, stworzonych przez pozwaną jako pracodawcę powodowi jako pracownikowi, z punktu widzenia zapewnienia pracownikowi odpowiedniego miejsca do nocnego wypoczynku”.

Odnosząc tezy wyroku i uzasadnienia do aktualnie obowiązujących przepisów należy wskazać, że:

– rozważania Sądu nie obejmowały regulacji art. 14 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, zgodnie z którym dobowy odpoczynek, z wyłączeniem odpoczynku kierowców o których mowa w rozdziale 4a, może być wykorzystany w pojeździe jeżeli pojazd znajduje się na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania, jak i art. 8 pkt 8 Rozporządzenia 561/2006 WE stanowiącego, że jeżeli kierowca dokona takiego wyboru, dzienne okresy odpoczynku i skrócone tygodniowe okresy odpoczynku poza bazą można wykorzystywać w pojeździe, o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju. Prawodawca dokonał oceny, że odpowiednie miejsce do spania w pojeździe gwarantuje pracownikom – kierowcom należny wypoczynek, co czyni bezprzedmiotowymi rozważania Sądu na gruncie aktualnych regulacji.

Obowiązujące przepisy regulujące czas pracy i czas odpoczynku kierowców dopuszczają zatem wykorzystanie odpoczynków (które mogą być tożsame z odpoczynkiem nocnym, a więc z noclegiem) w pojeździe, o ile jest on wyposażony w odpowiednie miejsce do spania;

– Sąd analizując przepisy § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 3 lipca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju stwierdził, że przepisy te, przewidując zwrot kosztów noclegu, odnosiły się bezpośrednio do noclegu w hotelu, potwierdzonego rachunkiem hotelowym. Można zatem przyjąć, że według prawodawcy nocleg pracownika w hotelu jest najbardziej optymalnym rodzajem wypoczynku dobowego, pozwalającym na regenerację sił fizycznych i psychicznych przed kolejnym dniem pracy.

Faktycznie – wskazane rozporządzenia, jak i odpowiednie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. stanowiły identycznie, że za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w zakresie podróży zagranicznej stanowi, w § 16, że za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (pominięto słowo „hotelowym”).

Odmienne regulacje wprowadzono dla podróży krajowych stanowiąc o noclegach w obiektach świadczących usługi hotelarskie (definicję usług hotelarskich zawiera ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych, która jednocześnie określa wymagania co do wielkości obiektu, jego wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług i inne dotyczące m.in. instalacji i urządzeń technicznych (wentylacja, ogrzewanie), zespołów higieniczno – sanitarnych).

Wobec regulacji § 8 tegoż rozporządzenia dotyczącej podróży krajowej, pominięcie słowa „hotelowy” w odniesieniu do podróży zagranicznych nie wydaje się być niecelowym.

Co do istoty ryczałtu za nocleg należy zaznaczyć, że ma być on przeznaczony na koszty noclegu w przypadku, gdy nie są one potwierdzone rachunkiem – wynika to wprost z interpretacji językowej przepisów rozporządzenia.

Jeżeli zatem pojazd posiada odpowiednie miejsce do spania i pojazd znajduje się na postoju, a kierowca złoży oświadczenie że wybiera nocleg w pojeździe oraz gdy pracownik nie ponosi kosztów noclegu – można przyjąć, że pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg i z tego tytułu nie będzie przysługiwał ryczałt za nocleg o którym mowa w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeżeli pracownik uzna, że miejsce do spania w pojeździe nie było odpowiednie – nie zapewniało wypoczynku nocnego, a wskazanie noclegu w samochodzie dokonane było poza wyborem pracownika – może on dochodzić ryczałtu za nocleg przed sądem. Ocena spełnienia przez miejsce do spania w pojeździe „odpowiednich” warunków powinno być przedmiotem rozstrzygnięcia sądu z uwagi na brak regulacji określających techniczne wymagania, jakie ma spełniać to miejsce.

 

 

Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).

Oceń artykuł

SILNIK PRAWNYpraca dla kierowcy
Autor ponad 250 publikacji prawnych dotyczących w szczególności: europejskiego prawa pracy i ubezpieczeń społecznych mobilnych pracowników „delegowanych”, elementów prawa podatkowego pracowników -„rezydentów”, europejskich regulacji dot. okresów prowadzenia pojazdów, przerw i odpoczynków kierowców, międzynarodowego prawa użytkowania tachografów, prawa przewozowego, prawa mocowania ładunków, prawa przewozu ładunków szybko psujących się, prawa przewozu, materiałów niebezpiecznych, krajowego i unijnego prawa przewozu osób, międzynarodowych reguł handlowych Incoterms 2010, prawa administracyjnego branży TSL, elementów prawa ruchu drogowego.