Od 5 marca 2026 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące pobytu i zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce. Choć część rozwiązań wprowadzonych po wybuchu wojny została wygaszona, ustawodawca pozostawił najważniejsze mechanizmy umożliwiające szybkie i legalne zatrudnianie obywateli Ukrainy.
Szczególną uwagę pracodawców powinien zwrócić trzyletni okres przejściowy, który będzie obowiązywał do 5 marca 2029 r. Dzięki niemu zatrudnianie wielu obywateli Ukrainy nadal będzie możliwe w uproszczonej procedurze opartej na powiadomieniu urzędu pracy. Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy została przedłużona do 4 marca 2027 r. Osoby objęte tym statusem nadal mogą legalnie przebywać i pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę.
Potwierdzeniem statusu pozostaje numer PESEL UKR. Jednocześnie ustawodawca wprowadził nowe obowiązki, w tym konieczność uzyskania numeru PESEL UKR w terminie 30 dni od przyjazdu do Polski. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować utratą ochrony czasowej. Dodatkowo osoby, które uzyskały numer PESEL na podstawie oświadczenia, bez przedstawienia paszportu, muszą potwierdzić swoją tożsamość do 31 sierpnia 2026 r.
Najważniejsza informacja dla pracodawców jest taka, że obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej nadal mogą wykonywać pracę bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Pracodawca musi jednak pamiętać o obowiązku przesłania powiadomienia do właściwego Powiatowego Urzędu Pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Obowiązek ponownego zgłoszenia powstaje również w przypadku zmian warunków zatrudnienia, takich jak: zmiana rodzaju umowy, zmiana stanowiska lub zakresu obowiązków, zmniejszenie wymiaru czasu pracy, obniżenie wynagrodzenia. Brak terminowego zgłoszenia może skutkować karą grzywny od 1 000 zł do 3 000 zł.
Nowe przepisy przewidują rozwiązanie szczególnie korzystne dla przedsiębiorców zatrudniających obywateli Ukrainy, którzy legalnie przebywają w Polsce, ale nie posiadają statusu UKR. Na podstawie przepisów przejściowych do 5 marca 2029 r. również te osoby mogą wykonywać pracę na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Oznacza to, że przez najbliższe trzy lata wielu pracodawców nadal będzie mogło korzystać z uproszczonej procedury legalizacji zatrudnienia, bez konieczności przechodzenia pełnej procedury uzyskiwania zezwolenia na pracę. Jednocześnie należy pamiętać, że obywatele Ukrainy nadal mogą być zatrudniani również na podstawie oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zezwoleń na pracę czy zezwoleń na pracę sezonową. W przypadku nowych zezwoleń na pobyt czasowy i pracę wydanych po 5 marca 2026 r. dodatkowe powiadomienie do urzędu pracy nie jest wymagane.
Zmiany nie oznaczają rewolucji, ale wymagają od pracodawców większej uwagi przy dokumentowaniu legalności zatrudnienia. W praktyce błędy najczęściej pojawiają się przy zgłaszaniu zmian warunków pracy, kontroli terminów oraz weryfikacji aktualnego statusu pobytowego cudzoziemca. Dlatego warto regularnie przeprowadzać audyt dokumentacji pracowniczej oraz procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.
Nasza Kancelaria od 26 lat doradza przedsiębiorcom w zakresie prawa pracy, legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz bieżącej obsługi kadrowo-prawnej firm. Pomagamy pracodawcom bezpiecznie wdrażać zmiany przepisów, minimalizować ryzyko kar i budować zgodne z prawem procesy zatrudnienia.
Jeżeli zatrudniasz obywateli Ukrainy lub planujesz rozszerzenie zespołu o pracowników z zagranicy, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Wspólnie znajdziemy rozwiązanie dostosowane do potrzeb Twojej organizacji. Zapraszamy również do śledzenia naszych profili w mediach społecznościowych, gdzie na bieżąco komentujemy najważniejsze zmiany w prawie pracy.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.
