Strona główna Informacje prawne E-urlopówki – czyli "urlopówki" z elektronicznym podpisem wysyłane na telefon kierowcy

E-urlopówki – czyli "urlopówki" z elektronicznym podpisem wysyłane na telefon kierowcy

7008
0
5/5 (2)

Przewoźnicy mogą już wysyłać „E-Urlopówki” bezpośrednio z komputera firmy transportowej wprost na telefon kierowcy w dowolne miejsce w Europie. Pomysłodawcą systemu jest Mariusz Miąsko – prawnik specjalizujący się w międzynarodowym prawie transportowym. Wykonawcą „E-urlopówki” jest spółka VTS Project Sp. z o.o., (będącą jedną z siedmiu spółek grupy kapitałowej Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.).

VTS Project Sp. z o.o. udostępnia przewoźnikom innowacyjny system, który umożliwia wypełnianie Zaświadczenia o Działalności Kierowców (tzw. „urlopówki”) w formie cyfrowej z podpisem elektronicznym. To jedyne tego typu rozwiązanie w Europie. Przewoźnik ma dzięki temu możliwość wysłania w formie elektronicznej „E-urlopówki” bezpośrednio ze swojego komputera na telefon kierowcy (z platformą ANDROID). E-urlopówka jest wystawiana zgodnie z Wytyczną nr 5 Komisji Europejskiej.

12324

E-urlopówka to niesłychanie wygodne, tanie i oszczędzające czas rozwiązanie dla przedsiębiorców, spedytorów oraz kierowców, którzy po otrzymaniu loginu i hasła do programu, mogą wypełniać „Zaświadczenie o działalności kierowcy” w formie ucyfrowionej.

Zastosowanie E-urlopówki. Zaświadczenie elektroniczne ma zastosowanie w kilku szczególnych przypadkach:

  1. pracodawca może je wystawić np. gdy kierowca odbierał odpoczynek poza bazą i nie ma innej możliwości dostarczenia mu oryginału tego dokumentu,

  2. pracodawca może je wystawić także w tych przypadkach, gdy kierowca przebywający w trasie nieprawidłowo zalogował kartę kierowcy w tachografie cyfrowym i zamiast odpoczynku/przerwy – udokumentował jedynie piktogram „?” czyli tzw.: nieudokumentowany okres aktywności (co stanowi poważny i drogi błąd). Wystawiając „urlopówkę” elektroniczną można natychmiast (w trakcie kontroli) rozwiązać ten istotny problem,

  3. pracodawca może wystawić „urlopówkę” elektroniczną, gdy kierowca wyjeżdża w trasę o bardzo wczesnej godzinie (np.: o 3 rano). Wówczas zamiast wystawać „urlopówkę” z wyprzedzeniem (co jest zakazane) albo zamiast wstawać wcześnie, aby osobiście wręczyć kierowcy urlopówkę papierową – można wystawić ją w dogodnym dla siebie czasie dnia w formie elektronicznej lub można ją wystawić bezpośrednio z domu lub z dowolnego miejsca.

Obowiązek prawny. Po wejściu w życie rozporządzenia 165.2014, „urlopówki” nadal muszą być wystawiane w każdym przypadku, gdy:

– kierowca nie zalogował w pełni karty kierowcy (czyli w większości przypadków),

– kierowca przebywał na urlopie chorobowym,

– kierowca przebywał na urlopie wypoczynkowym,

– kierowca wykonywał jazdę poza zakresem rozporządzenia 561/2006 WE.

We wszystkich powyższych przypadkach pracodawca MUSI zgodnie z ostatnią nowelizacją dostarczyć kierowcy „Zaświadczenia Działalności Kierowców” zwane „urlopówkami”

Zgodność z Wytyczną nr 5 Komisji Europejskiej. Rozwiązanie oferowane przez spółkę VTS PROJECT w doskonały sposób poprawia jakość działania przedsiębiorstwa poprzez skuteczne usprawnienie prowadzenia dokumentacji, oszczędność czasu, a także zabezpieczenie przed ewentualnymi sankcjami z tytułu braku podpisanego Zaświadczenia o Działalności Kierowcy.

Koszt miesięcznej obsługi systemu. Bez względu na ilość wystawionych zaświadczeń to jedyne kilka zł netto miesięcznie w przeliczeniu na jednego kierowcę! Koszt transmisji danych zaświadczenia to zaledwie od 3-18 gr w zależności od miejsca w Europie oraz sieci operatora. Koszt jest więc porównywalny lub niższy do wystawienia urlopówki w wersji papierowej.

 

OPIS FUNKCJONALNY APLIKACJI PRACODAWCY „E-URLOPÓWKI”

 

I Zalogowanie do programu VTS PROJECT, pobór aplikacji mobilnej, która umożliwi wystawianie cyfrowej „urlopówki”. Uzupełnienie zakładki „MOJA FIRMA” (znajdującej się po lewej stronie) informacjami, które następnie automatycznie zostaną przypisane do „E-urlopówki”.

II Utworzenie dokumentacji w programie przez właściciela przedsiębiorstwa/kierownika transportu/spedytora/inną osobę odpowiedzialną za tworzenie „E-urlopówek” (tzn. wybór konkretnego kierowcy, dla którego ma zostać stworzona „E-urlopówka”; określenie rodzaju aktywności np. „Miał czas wolny lub odpoczywał”; wprowadzenie dat).

III „E-urlopówka” jest gotowa do podpisu. W systemie pojawia się informacja o terminie aktywności kierowcy oraz statusie dokumentu, który przed podpisaniem ma status: „Nowy dokument niepodpisany”. Na tym etapie istnieje możliwość wygenerowania pliku do pdf, podglądzie, czy wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie. Ewentualnie – korekta danych.

IV Etap podpisywania E-urlopówki przez właściciela przedsiębiorstwa/kierownika transportu/spedytora/osobę odpowiedzialną za wystawienie „urlopówki”. System zadaje pytanie o potrzebie podpisania dokumentu: „Czy na pewno chcesz podpisać dokument?”. Następuje proces wskazania pliku, na którym znajduje się podpis elektroniczny oraz podanie prywatnego hasła do podpisu elektronicznego w celu weryfikacji. Z instrukcją tworzenia podpisu elektronicznego mogą Państwo zapoznać się pod adresem: TWORZENIE ELEKTRONICZNEGO PODPISU.

V Po dodaniu podpisu elektronicznego dokument E-urlopówki jest gotowy do wysyłki do kierowcy. W systemie podświetla się opcja: „Wyślij dokument do kierowcy”. Status pliku to: „Dokument podpisany gotowy do wysyłki”.

VI Po kliknięciu w systemie opcji „Wyślij dokument do kierowcy” system raz jeszcze pyta: „Czy na pewno chcesz wysłać dokumenty kierowcy do podpisu?” Po zatwierdzeniu „Tak, wyślij dokumenty”, plik zostaje przesłany do kierowcy na urządzenie mobilne z systemem Android, dzięki któremu kierowca w każdym miejscu i o każdej porze może odebrać plik, podpisać i odesłać do przedsiębiorcy.

VII W systemie pojawia się informacja dla właściciela przedsiębiorstwa/kierownika transportu/spedytora/inną osobę upoważnioną do wystawiania „urlopówki” o wysyłce dokumentów, opatrzona komunikatem: „Dokumenty wysłane”.

VIII W systemie istnieje również możliwość podglądu wystawionych „E-urlopówek” oraz ich wyszukiwania za pomocą filtrów: data, status, imię i nazwisko kierowcy.

 

E-URLOPÓWKA – OPIS FUNKCJONALNY APLIKACJI MOBILNEJ (TELEFON/TABLET) KIEROWCY:

 

I Po zalogowaniu się do systemu kierowca z wyświetlonych opcji powinien wybrać: DOKUMENTY.

Screenshot_2015-11-04-12-36-38

II Po kliknięciu w zakładkę „Dokumenty” kierowca otrzymuje komunikat o odbiorze pliku oraz terminie jego podpisania.

Screenshot_2015-11-04-12-36-50

III Po naciśnięciu strzałki (po prawej stronie) kierowca zostaje przeniesiony do etapu wygenerowania „E- urlopówki” i wybrania pliku, na którym znajduje się podpis elektroniczny (certyfikat).

Screenshot_2015-11-04-12-36-59

IV Następnie należy podać hasło weryfikujące do podpisu elektronicznego i zatwierdzić wysyłkę klikając: „WYŚLIJ”.

Screenshot_2015-11-04-12-38-10

V Po akceptacji dokumentu następuje wygenerowania „E-urlopówki” z podpisem elektronicznym właściciela przedsiębiorstwa oraz kierowcy. W ten sposób stworzony dokument można w dowolnej chwili okazać, za pomocą urządzenia mobilnego, organom kontrolnym.

Screenshot_2015-11-04-12-37-48

VI Po wygenerowaniu dokumentu „E- urlopówki” w systemie pojawia się informacja o ilości podpisanych „E-urlopówek”.

Screenshot_2015-11-04-12-38-25

 

Zapraszamy do skorzystania z „E-urlopówki” – wystarczy zadzwonić i zamówić kod dostępu do systemu –

tel. 12 637-24-57, 509 982 577.

Od Pomysłodawcy: „Kilkanaście lat obsługi branży TSL pokazały mi jak drobne z pozoru wymagania prawa unijnego mogą skutecznie utrudnić życie pracodawcom branży transportowej. Tak właśnie jest z obowiązkiem wystawiania Zaświadczeń Działalności Kierowców – nazywanych potocznie urlopówkami. Ich wystawienia jest uciążliwe, czasochłonne, a często niemożliwe do przewidzenia – np. gdy kierowca będący w trasie nie zalogował prawidłowo karty w TC. Legislator unijny naiwnie założył, że pracodawcy wypuszczający kierowców w trasę wcześnie rano lub nocą, będą każdorazowo wypełniali i wręczali wersje papierowe urlopówek. W praktyce nie sposób też wystawić urlopówek z wyprzedzeniem, ponieważ po pierwsze jest to niezgodne z prawem europejskim, a po drugie jest to nie możliwe, ponieważ nigdy do końca nie wiadomo, o której kierowca rozpocznie jazdę. Tak więc życie negatywnie zweryfikowało założenia normodawcy. Postanowiłem więc (opierając się na Wytycznych KE) stworzyć pierwszą „E-urlopówkę”, pozwalającą całkowicie uniknąć problemów charakterystycznych dla jej papierowego odpowiednika. Od teraz można wystawić E-urlopówkę w chwili, kiedy ona jest potrzebna, a ponadto z dowolnego miejsca na świecie i można ją natychmiast dostarczyć w dowolne miejsce w Europie. Zachęcam do korzystania z tego nowoczesnego, szybkiego, taniego i niezwykle wygodnego rozwiązania” – Mariusz Miąsko.

 

Przypominamy także, że niedawno na rynku pojawił się VTS – MODUŁ WYNAGRODZEŃ, dzięki któremu m.in. Kancelaria Prawna Viggen sp.j. dokonuje rozliczeń wynagrodzeń branży wynagrodzeń TSL. Wyjątkowość oprogramowania wynika z faktu, że jego założenia zostały przygotowane przez najlepszych polskich prawników prawa pracy kierowców i zabezpieczeń społecznych, dzięki czemu VTS – WYNAGRODZENIA wykorzystuje łącznie kilkadziesiąt unikalnych, słabo znanych i wyjątkowych instytucji krajowego i międzynarodowego prawa pracy. Więcej o tym module przeczytać można pod adresem: http://kancelariaprawnaviggen.pl//news/415/40/Odzyskaj-1-mln-zl-na-kazdych-100-kierowcow/

Oceń artykuł

Poprzedni artykułRosja: na granicy z Kazachstanem i Białorusią będą mobilne punkty kontroli celnej
Następny artykułCoraz więcej nielegalnie zaparkowanych ciężarówek
Autor ponad 250 publikacji prawnych dotyczących w szczególności: europejskiego prawa pracy i ubezpieczeń społecznych mobilnych pracowników „delegowanych”, elementów prawa podatkowego pracowników -„rezydentów”, europejskich regulacji dot. okresów prowadzenia pojazdów, przerw i odpoczynków kierowców, międzynarodowego prawa użytkowania tachografów, prawa przewozowego, prawa mocowania ładunków, prawa przewozu ładunków szybko psujących się, prawa przewozu, materiałów niebezpiecznych, krajowego i unijnego prawa przewozu osób, międzynarodowych reguł handlowych Incoterms 2010, prawa administracyjnego branży TSL, elementów prawa ruchu drogowego.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj