Wszystko co powinieneś wiedzieć o pracy w godzinach nadliczbowych. W niniejszej publikacji opracowana została problematyka pracy w godzinach nadliczbowych, ze szczególnym uwzględnieniem momentu, w którym najpóźniej pracodawca może nałożyć na pracownika obowiązek pozostania w godzinach nadliczbowych. W kontekście tegoż zagadnienia warto odnieść się do uregulowań Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141) art. 151 i następne, gdzie dokładnie określone zostały wszystkie obowiązki i prawa jakie wynikają z pracy ponad ustawową normę czasu pracy.
Praca w godzinach nadliczbowych dopuszczalna jest tylko w ściśle określonych warunkach. Pracodawca nie ma umocowania do pełnej dowolności w decydowaniu o pracy ponad ustawową normę czasu pracy, musi mieć na uwadze ograniczenia, jakie nakłada na niego w tym zakresie ustawa. Polecenie służbowe podjęcia pracy w godzinach nadliczbowych dopuszczalne jest tylko w sytuacjach określonych w art. 151§1 Kodeksu pracy, czyli:
– konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
– szczególnych potrzeb pracodawcy.
Praca w godzinach nadliczbowych może zostać zlecona przez pracodawcę lub przez osobę przez niego do tego upoważnioną, która to również zobowiązana jest do ewidencjonowania czasu pracy w godzinach nadliczbowych oraz jej rozliczenia. Przepisy nie wprowadzają konkretnych wytycznych, co do tego jak ma być przekazane polecenie o pracy w godzinach nadliczbowych, dlatego też dopuszczalne jest każde zachowanie się przełożonego, ujawniające w sposób dostateczny jego wolę. Zostało to również potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 1998 r. (I PKN 122/98, OSNAPiUS 1999/10 poz. 343), gdzie wskazano, iż polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Należy przyjąć, iż w sytuacji pracy w godzinach nadliczbowych z uwagi na prowadzenie akcji ratowniczej celem ochrony życia, zdrowia lub mienia albo usunięcia awarii, dopuszczalna jest praca w godzinach nadliczbowych, tak długo jak wymaga tego sytuacja. Jeśli chodzi o pracę w godzinach nadliczbowych, z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy wspomnieć należy, iż Kodeks pracy wprost nie definiuje, co należy traktować jako szczególne potrzeby pracodawcy, dlatego też pracodawca sam decyduje, czy pojawiły się u niego szczególne potrzeby, które to mogą stanowić podstawę do polecenia pracownikowi pracy poza normalnymi godzinami pracy. Należy jednak pamiętać, iż wówczas praca w godzinach nadliczbowych nie może polegać na wykonywaniu normalnych i typowych zadań z uwagi na fakt, iż może być ona zarządzona jedynie w sytuacjach wyjątkowych, wcześniej nieprzewidzianych. Bardzo ważne jest, aby pamiętać, iż liczba godzin nadliczbowych nie może przekraczać limitu wskazanego wprost w Kodeksie pracy. Dobowy limit określony jest pośrednio w art. 132 Kodeksu pracy i stanowi, iż pracownikowi w każdej dobie przysługuje minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, natomiast limit roczny wynosi 150 godzin. W układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub indywidualnej umowie o pracę, można ustalić wyższą liczbę godzin nadliczbowych w ciągu roku. W związku z powyższym, uwzględniając przeciętną tygodniową normę czasu pracy wynikającą z art. 131 Kodeksu pracy, maksymalna liczba godzin nadliczbowych w ciągu roku może wynieść 416 godzin. Z tym jednak uwzględnieniem, iż wskazana ilość godzin jest pewnym uogólnieniem, a rzeczywista ich ilość uzależniona jest od ilości tygodni przypadających na dany miesiąc oraz wymiaru przypadającego urlopu, a więc w konkretnym przypadku może być niższa. Pracownik, co do zasady nie może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych, chyba że polecenie pracodawcy byłoby sprzeczne z prawem.
Zdaniem W. Masewicza, właściwe rozwiązanie tego problemu „tkwi raczej w płaszczyźnie zasad współżycia społecznego, tzn. w specyficznych, niepowtarzalnych okolicznościach konkretnego przypadku”. Należy mieć na uwadze, iż nieuzasadnione odmówienie przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych może nawet być podstawą do rozwiązania umowy o pracę nawet w trybie dyscyplinarnym. Jednakże podkreślić należy, iż przekroczenie maksymalnej ilości godzin nadliczbowych jest podstawą uzasadniającą prawo odmowy i nie uprawnia pracodawcy do zwolnienia dyscyplinarnego. Przytoczyć w tym miejscu warto wyrok 16 grudnia 1987 r. SN (I PRN 68/87), w którym sąd wyjaśnił, że praca w godzinach nadliczbowych jest wykonywana w warunkach określonego już zmęczenia pracownika. Nie uzasadnia to jednak odmowy pracownika wykonania polecenia pozostania poza godzinami pracy w celu zakończenia usuwania awarii, nawet jeżeli pracownik uważa, że niesłusznie został pozbawiony premii. W komentarzu do Kodeksu pracy prof. Andrzeja Świątkowskiego wskazano, iż (…) pracownik nie ma prawa oceniać zasadności polecenia pracodawcy o zarządzeniu pracy w godzinach nadliczbowych. Żaden organ nie dokonuje kontroli zasadności wydanego polecenia. Obowiązkiem pracownika jest wykonanie wydanego polecenia. Odmowa podporządkowania się poleceniu pracodawcy świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych uzasadnia nałożenie kary porządkowej lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn zawinionych przez pracownika. W postępowaniu o przywrócenie do pracy na poprzednio zajmowane stanowisko lub o odszkodowanie za bezpodstawne rozwiązanie umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym sąd pracy jest władny zbadać, czy uzasadniona była odmowa pracownika podjęcia pracy w godzinach nadliczbowych.(…) Sąd pracy bada więc, czy pracodawca miał podstawy do zarządzenia pracy w godzinach nadliczbowych, ale nie jest władny anulować polecenia pracodawcy. Jego obowiązkiem jest jednak dokonanie zasadności zaskarżonego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia. Poprzez przywrócenie pracownika do pracy lub zasądzenie na jego rzecz odszkodowanie, sąd pracy daje wyraz braku podstaw do wydania polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Dotychczas w judykaturze nie wymieniono sytuacji, które usprawiedliwiałyby odmowę wykonania przez pracownika polecenia świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. W szczególności nie usprawiedliwia takiej odmowy zmęczenie pracownika. Praca w godzinach nadliczbowych, co do zasady wykonywana jest w warunkach określonego już zmęczenia pracownika. Nie jest to jednak uzasadnieniem do odmowy pracownika wykonania polecenia poza godzinami pracy w celu zakończenia usuwania awarii, nawet jeżeli pracownik uważa, że niesłusznie został pozbawiony premii. Premii może bowiem dochodzić na drodze prawnej (wyr. SN z 16.12.1987 r., I PRN 68/87, OSNCP 1989, Nr 10, poz. 164).
Wspomnieć należy także, iż pracować w godzinach nadliczbowych nie można zlecić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pracy, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (zakaz ten nie dotyczy pracy w godzinach nadliczbowych z uwagi na konieczność podjęcia akcji ratowniczej), pracownicom w ciąży (zakaz bezwzględny), pracownikom młodocianym oraz osobom niepełnosprawnym w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 15 ustawy). Pracodawca w sytuacji nieprzestrzegania istniejących zakazów dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika polegającego na naruszeniu przepisów o czasie pracy czy zatrudnianiu młodocianych (art. 281 pkt. 5 k.p.).
W tym miejscu dochodzimy do meritum, gdzie opisać warto problematykę momentu, w którym pracodawca ma powiadomić pracownika o konieczności pozostawania w godzinach nadliczbowych. Niestety, przepisy Kodeksu pracy nie są, aż tak bardzo szczegółowe i nie uregulowały wprost tej materii. Żaden przepis nie reguluje wyraźnie zasad zlecania pracy w godzinach nadliczbowych. Przyjąć jednak należy, iż zasadą powinno być, że pracodawca, który z góry wie o potrzebie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przez pracownika, powinien go o tym fakcie jak najwcześniej powiadomić. W sytuacjach nagłych pracodawcy również przysługuje uprawnienie do zlecenia pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych, jednakże powinien zawsze mieć na względzie nie tylko swój interes, ale także sytuację w jakiej znajduje się pracownik. Zobowiązanie to wynika z art. 8 K.p. zgodnie, z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, które byłby sprzeczne ze społeczno-gospodarczym celem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. W związku z powyższym, pracodawca świadom obowiązków pozapracowniczych jakie spoczywają na pracowniku, np. konieczność odebrania dziecka z przedszkola powinien mieć na względzie ten fakt i liczyć się z potrzebą zlecania pracy w godzinach nadliczbowych z odpowiednim wyprzedzeniem.
Przykład
Pracownik zatrudniony na umowę o pracę w przedsiębiorstwie transportowym zajmującym się przewozem towaru zgodnie ze zleceniami podpisanymi z kontrahentami, co do zasady ma zaplanowane trasy tak, aby mieścić się w normach. Aczkolwiek może dojść do sytuacji na skutek okoliczności nieprzewidzianych bądź nagłego zdarzenia, że koniecznym będzie pracowanie przez kierowcę również ponad normę. Co do zasady pracownik zobowiązany jest wówczas do wywiązania się z obowiązku pracowniczego i pracy ponad normę czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Jednakże pracodawca musi pamiętać, iż do takich sytuacji nie może dochodzić nagminnie, a już na pewno nie codziennie. Do obowiązków pracodawcy jest takie rozplanowanie pracy i zatrudnienie takiej liczby pracowników, aby ilość zleceń nie przewyższała ich normalnego czasu pracy. A w ewentualnych sytuacjach wyjątkowych dopuszczalne jest wskazanie pracownikowi konieczności pracy w godzinach nadliczbowych.
W odniesieniu do zatrudniania pracowników na stanowisku kierowcy należy również pamiętać o przepisach szczególnych wynikających z Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), gdzie w art. 20 uregulowane zostało, iż praca kierowcy wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego kierowcę systemu i rozkładu czasu pracy, jest pracą w godzinach nadliczbowych. W tym miejscu warto zaznaczyć, iż przepis ten przewiduje wyższy od kodeksowego limit godzin nadliczbowych uzasadnianych szczególnymi potrzebami pracodawcy. Limit ten wynosi 260, a nie 150 godzin na rok kalendarzowy, jednakże podobnie jak Kodeks pracy, ustawa przewiduje również możliwość ustalenia przez pracodawcę większego limitu godzin nadliczbowych w roku, mowa w tym miejscu o opisanych wyżej 416 godzinach. W regulacjach ustawy o czasie pracy kierowców pominięta została jednak problematyka dotycząca zasad rekompensowania kierowcom pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym na podstawie art. 4 ustawy, stosować należy odpowiednie przepisy Kodeksu pracy. Na podstawie art. 1511 K.p. przyjąć należy, iż formą rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest dodatek pieniężny 50% lub 100% wypłacony ponad normalne wynagrodzenie. Natomiast zgodnie z art. 1512 K.p. dopuszczalne jest także w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych udzielenie pracownikowi czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze. Jednakże powyższe dopuszczalne jest tylko i wyłącznie wtedy, gdy o taki czas wolny wnioskuje pracownik.
Kancelaria Prawna Viggen sp.j. wspólnie z VTS Project Sp. z o.o. podążając za potrzebami rynku w tym zakresie zaangażowała się w stworzenie odpowiedniego programu kadrowo-płacowego (VTS), który sprostałby wszystkim oczekiwaniom użytkowników, a przede wszystkim umożliwił prawidłowe, legalne i zgodnie z prawem wyliczenie wynagrodzenia pracowników. Założenia są dość oczywiste, pomimo istniejących już na rynku programów, których celem jest wyliczanie wynagrodzeń pracowników branży TSL, wciąż istnieje szereg rozbieżności i wątpliwości, co do tego, czy ich wyliczenia są prawidłowe, tym samym legalne. Oprogramowanie to w odróżnieniu od tych stworzonych przez konkurencje zostało opracowane przez prawników w oparciu o wszystkie przepisy prawa krajowego i międzynarodowego, co daje pełną gwarancję wyliczeń m.in. pracy w godzinach nadliczbowych w oparciu o obowiązujący porządek prawny. Ponadto warto podkreślić, że w programie tym w przeciwieństwie do większości konkurencyjnych nie wprowadzono tak obszernej możliwości modyfikacji opcji, co daje pewność w wykonanych obliczeniach, ponieważ dostrzegliśmy, iż często obliczenia wykonane przez konkurencje nie są precyzyjne z uwagi na niedopuszczalną prawnie manipulację, co daje łudzące przekonanie o możliwości modyfikacji wyników wyliczeń. Z punktu widzenia prawnego oczywiście mechanizm ten jest niedopuszczalny, więc chcąc uniknąć podobnych błędów nasz program uniemożliwia podobne rozbieżności w obliczeniach, a sam wynik jest z pewnością legalny, dający podstawę do solidnej argumentacji wygenerowanych wyników i co najważniejsze bezpieczny dla pracodawcy. Ponadto nie należy zapominać o uregulowaniach wewnątrzzakładowych źródeł, o czym była już mowa wcześniej. Poszczególne uregulowania m.in. regulaminów pracy i wynagradzania mają bezpośredni wpływ na prowadzone obliczenia, dlatego też program VTS, mając powyższe na względnie, został stworzony na platformie webowej, dzięki czemu prawnicy, którzy go obsługują mogą dokonywać dopasowania ustawień do tych wynikających z indywidualnych uregulowań wewnątrzzakładowych. Warto również wspomnieć, iż dzięki temu, niejako przy okazji prawnicy w sposób szybki i sprawny mogą przeprowadzić symulację korzystniejszych wariantów rozliczania wynagrodzeń (w tym wspomnianych kwestii godzin nadliczbowych) i zaproponować ewentualne zmiany. Dodatkowym plusem oprogramowania VTS jest fakt, iż nie wymaga żadnej instalacji, więc można z niego korzystać na dowolnym komputerze, tablecie czy smartfonie ze względu na jego dostępność na platformie www.
Ponadto dla przykładu można zauważyć, że większość innych programów nie dopracowała prawnych kwestii szczególnych wynikających z prowadzonych obliczeń, w wyniku czego dostrzec można błędy w zakresie ustawień pracy w niedziele i święta, wyodrębniania dodatków, czy kwestii dokonywania odbiorów w trakcie przestoju. W przypadku kierowców jak wiemy wielokrotnie zdarza się tak, iż niedziela czy święto powinny być liczone jako normalny dzień pracy, mimo to jednak nie ma możliwości przestawienia większości konkurencyjnych oprogramowań w ten sposób, aby traktowały wówczas taki dzień jako normalny dzień pracy, co oczywiście ma bezpośredni wpływ na generowany wynik obliczenia wysokości wynagrodzenia, a tym samym godzin nadliczbowych. Ponadto nie bez znaczenia jest fakt, iż pracodawca w przypadku pracy w niedziele musi dokonać odbioru w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, natomiast w przypadku świąt okres ten wydłużony jest do całego okresu rozliczeniowego. Kwestie te są pomijane przez większość innych programów, a reguła ta wynika wprost z art. 15111 Kodeksu pracy i jest prawnie obowiązująca. Problemem jest także kwestia wspomnianego już wyżej wyodrębnienia dodatków, mianowicie niemożliwe jest w większości istniejących na rynku programach płacowo-kadrowych wprowadzenie jednego dodatku, programy te niejako z automatu doliczają dwa dodatki 100%, co oczywiście również modyfikuje finalny wynik, który na skutek tego nie przystaje to stanu rzeczywistego jaki chcielibyśmy osiągnąć. Bezpodstawnym jest również dokonywanie odbioru w trakcie przestoju (art. 81 kp), co większość innych oprogramowań dopuszcza podczas wyliczeń, oczywiście praktyka taka na bazie obowiązującego porządku prawnego jest nieprawidłowa i również została uwzględniona podczas tworzenia programu VTS, celem uniknięcia wyliczeń, które przy takim założeniu uznane byłyby za nielegalne. Warto podkreślić, iż tych błędów jakie dostrzec można w większości innych programów kadrowo-płacowych jest wiele więcej jednakże w zakresie niniejszego opracowania ograniczono się tylko i wyłącznie do problematyki godzin nadliczbowych. Oprócz tego w większości programów konkurencyjnych dla VTS występuje jeszcze wiele innych poważnych z prawnego punktu widzenia zagadnień problemowych, które rozwinę w kolejnych opracowaniach. Między innymi bardzo dyskusyjna jest kwestia obioru dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych i dyżurach 100% w okresach, w których kierowcom należny jest odpoczynek na podstawie przepisów UoCzPK lub rozporządzenia 561/2006 WE (kwestię tą sygnalizował już GIP). Ponadto trudności nastręcza dokonanie wyliczeń dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Dlatego też na bazie bogatego doświadczenia Kancelarii Prawnej Viggen Sp.j. opartego na przepisach prawa, szeregu przeprowadzonych postępowań sądowych podczas reprezentacji naszych klientów oraz uczestnictwa w prowadzonych kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy przyjęliśmy, iż obliczanie średniotygodniowych godzin nadliczbowych może przebiegać w różny sposób. W trakcie rozważań w tym zakresie powinniśmy uwzględnić pięć rozgałęzień i tak kolejno średniotygodniowe godziny nadliczbowe wyliczane są z wymiaru lub normy, dzienne godziny nadliczbowe generowane są po 8-mej lub 12-tej godzinie pracy, następnie korygowane przy obliczaniu średniotygodniowych godzin nadliczbowych, po czym należy uznawać dni z przekroczeniem normy 5-dniowej za godziny nadliczbowe oraz skorygować godziny nadliczbowe wygenerowanych w dni z przekroczeniem normy 5-dniowej. Dzięki odpowiednio przyjętym założeniom i stworzonemu algorytmowi jesteśmy z całą dozą stanowczości w stanie przyznać, iż osiągany przez program VTS wynik w tym zakresie jest jak najbardziej słuszny i legalny, a wygenerowane wyniki dają pewność i bezpieczeństwo w razie jakiejkolwiek kontroli i postępowań sądowych. Biorąc pod uwagę fakt, iż większość innych programów może wskazywać czasami niższe wyniki w zakresie wymiaru godzin nadliczbowych, wysokości dyżurów czy świadczeń za inne dodatki, co potencjalnie dla pracodawców wydawać by się mogło sporą korzyścią i możliwością „zaoszczędzenia” pieniędzy, tak naprawdę stanowi problem, ponieważ wyniki te nie przystają do przepisów prawa i stanowisk organów kontrolnych oraz sądów.
W obliczu narastającej ilość kontroli trzeba mieć pewność, że prowadzone wyliczenia są prawidłowe, a tym samym legalne. Na końcu informujemy, iż szczegóły działania programu płacowo-kadrowego VTS zostaną opracowane w odrębnej publikacji.
Anna Nieć-Mrzygłód
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.
Zainteresowanie programem płacowo-kadrowym VTS firmy prosimy o kontakt pod numer telefonu:
(12) 637 24 57
Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).
