Odpoczynek w pojeździe w kontekście podjazdów pod rampy załadunkowe oraz należności dla kierowców z tytułu ryczałtów za nocleg

Autor publikacji: Dr Mariusz Miąsko Prezes Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.

Podtytuł: art. 8 ust. 8 rozporządzenia 561/2006 WE

8. Jeżeli kierowca dokona takiego wyboru, dzienne okresy odpoczynku i skrócone tygodniowe okresy odpoczynku poza bazą można wykorzystywać w pojeździe, o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju.

Przedmiotowe uregulowanie wywiera dalekosiężne konsekwencje w wielu obszarach w tym także na gruncie uregulowań prawa pracy.

Na wstępie warto zauważyć, że odpoczynki dzienne w pojeździe można odbierać wyłącznie warunkowo. Kierowca może dzienne okresy odpoczynku poza bazą wykorzystywać w pojeździe wyłącznie:

a) jeśli kierowca dokona takiego wyboru,

b) o ile kierowca posiada zagwarantowane odpowiednie miejsce do spania (dla każdego kierowcy w zespole),

c) pod warunkiem że pojazd znajduje się na postoju.

Z treści powyższego unormowania przeczytanego a contrario można wyekstraktować bardzo przydatną procedurę odbioru odpoczynku w taki sposób aby jednocześnie możliwe było przestawienie pojazdu oczekującego na załadunek pod rampę załadunkową.

Można zauważyć że podjazd pojazdu pod załadunek/rozładunek będzie możliwy w trakcie odbioru przez kierowców odpoczynku jeśli:

1 – kierowca opuści pojazd wraz z własną wykresówką lub kartą (aby nikt inny nie zanotował na niej jazdy),

2 – do pojazdu wsiada przedstawiciel (kierowca) załadowcy/rozładowcy i przestawia pojazd pod załadunek,

3 – kierowca nominalny, który opuścił pojazd podczas przejazdu pojazdem pod załadunek znajduje się poza pojazdem i w tym samym czasie posiada zagwarantowane miejsce do odbioru odpoczynku (ale nie musi w nim przebywać).

Schemat przedstawia sposób odbierania przez kierowcę odpoczynku tygodniowego

Z powyższego wynika, że w pojeździe kierowca może odebrać odpoczynek, który trwa 44 godz. 59 minut ale nie może już odebrać odpoczynku trwającego 45 godzin – czyli trwającego zaledwie o minutę dłużej.

Należy zauważyć, że kierowca w ramach skróconego odpoczynku może odbyć nawet dwie noce w pojeździe. W tym kontekście trzeba zauważyć, że ewentualne zarzuty organu kontrolnego, iż kierowca spędza dwa kolejne noclegi w pojeździe są bezzasadne jeśli odpoczynek trwał choćby minimalnie krócej niż 45 godzin.

Można w tym miejscu nadmienić, że w całym okresie odbieranego odpoczynku organ kontrolny nie może realizować żadnych czynności kontrolnych co skutkowało by to przerwaniem odpoczynku.

Ustalenie, że odpoczynek skrócony może trwać dłużej niż 24 godziny dla przewoźników, spedytorów i dyspozytorów oraz dla innych organizatorów transportu ma kluczowe znaczenie ponieważ zgodnie z z treścią art. 8 ust. 6 przedmiotowego rozporządzenia „(…) skrócenie to (skrócenie odpoczynku 45 godzin – przypis autora) należy jednak skompensować równoważnym odpoczynkiem wykorzystanym jednorazowo (…)”.

Skoro więc odpoczynek skrócony może być dłuższy niż 24 godziny i w skrajnym przypadku może wynosić np.: 44 godziny to kierowcy należy skompensować (zwrócić) zaledwie różnicę pomiędzy odpoczynkiem regularnym a skróconym trwającym w tym przypadku 44 godziny. Zwrócić należy więc zaledwie jedną godzinę we wskazanym przykładzie.

Przedmiotowe zagadnienie posiada bezpośrednie znaczenie dla zagadnienia ustalenia wysokości wypłacanych ryczałtów za nocleg na podstawie uregulowań określonych na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju z dnia 19 grudnia 2002 roku (Dz. U Nr 236, poz. 1991).

Warto zauważyć, że uregulowania krajowych źródeł prawa pracy nie będą stanowiły w tej materii wiodącej roli. Kluczowe znaczenie w przedmiotowym zakresie posiadają natomiast uregulowania omawianego art. 8 ust. 8 rozporządzenia 561/2006 WE (ewentualnie art. 8 umowy AETR), ponieważ w ramach prawa wspólnotowego rozporządzenie wywiera tzw.: „skutek pośredni” (art. 4 ust. 3 TOUE), co oznacza, że wszystkie instytucje krajów członkowskich Unii Europejskiej (w tym także sądy) winny go bezwzględnie uwzględnić w procesie stosowania prawa. Więcej na ten temat napisałem w ramach odrębnego opracowania.

Zasada skutku pośredniego stanowi zabezpieczenie (gwaranta) dla zasady bezpośredniego stosowania, unormowań wynikających między innymi z rozporządzeń unijnych.

W myśl prawa wspólnotowego kierowca jako odpowiedzialny i zdolny do wykonywania swego zawodu pracownik, podejmuje świadomie decyzję czy odebranie odpoczynku w kabinie pojazdu jest dla jego odpoczynku psychofizycznego wystarczające. Jeśli jego zdaniem tak nie jest, wówczas ma prawo odebrać ten odpoczynek w hotelu lub innym miejscu poza kabiną pojazdu.

Zasługuje na uwagę sformułowanie: „odpoczynek”, co przecież nie jest jednoznaczne ze słowem sen czy też nocleg. Wynika to ze specyfiki pracy kierowcy, który musi odpoczywać po upływie określonej ilości godzin pracy, a czas odpoczynku może przypaść na różne pory dnia.

Równocześnie przeprowadzone badania naukowe wykazały,¹ że czas snu potrzebny do regeneracji umożliwiającej podjęcie pracy jest u różnych osób różny. Dlatego norma prawna musi być w swej treści w tym przypadku bardzo elastyczna, a pojecie odpoczynku obejmuje przecież także sen ale nie wyłącznie sen. Jest to naturalne założenie, ponieważ niezależnie od okoliczności czy kierowca odbiera odpoczynek w kabinie pojazdu czy też np.: w domu, to prawie zawsze okres odpoczynku jest (istotną) ale zaledwie częścią składową odpoczynku.

Ustawodawca przyjął słuszne założenie, że jeśli pracownik dysponuje nowoczesnymi kabinami samochodów, wyposażonymi w miejsce do odbioru „snu” (leżanki), to dopuszczalne jest zrealizowanie w takiej kabinie odpoczynku.

Ustawodawca wprost nie określił natomiast w art. 8 ust. 8/561/2006 WE innego zakresu standardu jaki muszą spełniać kabiny pojazdu takich jak np.: klimatyzacja, lodówka itp., pomimo że znaczna część pojazdów jest w nie wyposażona.

Można się jedynie domyślać, że ustawodawca założył, iż np.: klimatyzacja nie jest standardem także w przeciętnym mieszkaniu kierowcy. Nie mniej jednak warto zauważyć, iż pomiędzy producentami pojazdów trwa nieustanny wyścig o podwyższania standardów wyposażenia kabin kierowców. Dotyczy to zwłaszcza wysokiej jakości „leżanek” dla kierowców (odpoczynek „można wykorzystywać w pojeździe, o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania”). Leżanki znajdują się w wyodrębnionej części kabiny, odgrodzonej fotelami i zasłoną. Można w tym miejscu zaznaczyć, że „leżanki” są specjalnie zaprojektowane do długich podróży, ich konstrukcja jest wynikiem badań ergonomicznych, posiadają zazwyczaj stelaż ze sprężynujących listew, często o 5 strefach sztywności oraz materac z gąbki kauczukowej. Leżanki zostały zaprojektowane i wykonane pod kątem zapewnienia maksymalnie wygodnego odpoczynku kierowcy. Leżanki posiadają odpowiednio dużą powierzchnię, dolna to zazwyczaj 1,71 m² przy szerokości 80 cm, a górna to zazwyczaj 1,50 m². Dla przykładu, standardowe łóżko hotelowe, posiada powierzchnię zaledwie 1,6 m^2. Łóżka motelowe bywają jeszcze mniejsze.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 kwietnia 2011 r. II PK 234/10 oraz wyroku z dnia 04 czerwca 2013 roku Sygn. akt II PK 296/12 ocenił, iż powyższe informację mają kluczowe znaczenie dla oceny przydatności kabiny jako miejsca dla odbioru odpoczynku w pojeździe, co bezpośrednio wiąże się z zagadnieniem należności z tytułu ryczałtów noclegowych.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przewidziany w ust. 8 art. 8 rozporządzenia 561/2006 wymóg znajdowania się samochodu na postoju w świetle aktualnie obowiązujących uregulowań nie muszą być dopełnione np.: postojem na ogrodzonym, oświetlonym i strzeżonym parkingu. Zasadniczo bowiem ustawodawca słusznie założył, iż każdy pracownik powinien sam tak dobierać miejsce odpoczynku aby czuć się na nim optymalnie (co zapewne nie zawsze jest jednak możliwe).

Można jednak zauważyć, że zasadniczo parkingi dla pojazdów ciężarowych są wyposażone w tzw. węzły sanitarne, posiadające WC, prysznic. Można z nich skorzystać zazwyczaj za niewielką opłatą, ale właśnie z tego względu na takie wydatki przeznaczona jest dieta, czyli na – „inne drobne wydatki”.

Zagadnienie pokrycia „innych drobnych wydatków” uregulowało pierwotnie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie diet (…) poza granicami kraju z dnia 19 grudnia 2002 r, w § 4, określając, iż: „dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki”. Aktualnie kwestię przedmiotową reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie diet (…) z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r., w § 13 określając, że: „dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki”.

Zgodnie z unormowaniem Rozporządzenia Ministra Pracy i polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1991), w § 9 w/w rozporządzenia w jego ust.1 określono, że „za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach (…).

Natomiast ust. 2 § 9 określa, że „w razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu”.

Natomiast uregulowanie ust. 4 § 9 określa: „Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg”.

Wzajemne współistnienie przywołanych wyżej zapisów rozporządzenia 561/2006 WE oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, oznacza, że kierowca decyduje gdzie odbierze należny mu odpoczynek, jeśli decyduje się na to w kabinie samochodu – nie ma prawa do „ryczałtu noclegowego”.

Jeśli decyduje się na hotel pracodawca musi uszanować jego wybór i jeśli przedłoży rachunek hotelowy, to w jego wysokości, a jeśli rachunku nie ma to zobowiązany jest do zapłaty tegoż ryczałtu w wysokości 25% limitu. Wyjątkiem od tej zasady będzie odbiór odpoczynków tygodniowych regularnych, które zgodnie z art. 8 ust. 8/561/2006 WE, można odebrać wyłącznie odpoczynek dzienny oraz skrócony tygodniowy.

Kierowcy będzie się więc należał ryczał za nocleg ale tylko wówczas, jeśli będzie on odbierany w nocy (§ 8 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej z dnia 29 stycznie 2013 Dz.U. z 2013 roku poz.167): „ryczałt za nocleg przysługuje, jeśli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7”).

Warto w tym miejscu także odnieść się do kluczowej tezy II wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 12 września 2012 roku II PK 44/12, który orzekł, że: „Kierowca może się domagać dodatku tylko wówczas, gdy udowodni, że noce spędzone w samochodzie nie spełniały warunków należytego noclegu. Cywilizowany standard nocnego odpoczynku pracownika w kabinie samochodu bywa spełniony tylko wówczas, gdy zapewnia regeneracje sił fizycznych i psychicznych adekwatnych do wykonywania zawodu kierowcy”.

W tym miejscu warto odnieść się także do wcześniejszego Wyroku SN z dn. 1 kwietnia 2011r.² Sąd Najwyższy podzielił pogląd wyrażony w wyroku Sądu Najwyższego z 19 marca 2008 r., I PK 230/07,³ zgodnie z którym umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowiło zdaniem sądu zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. W uzasadnieniu przytoczonego wyroku Sąd Najwyższy argumentował szerzej, że stworzenie kierowcy przez pracodawcę możliwości noclegu (spędzenia nocy i snu) w kabinie samochodu ciężarowego nie jest równoznaczne z zapewnieniem pracownikowi przez jego pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (do 31 grudnia 2002r.) i § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (od 1 stycznia 2003 r.).

Sąd Najwyższy nadmienił dalej, że „trudno sobie wyobrazić, aby w XXI wieku pracodawca mógł korzystne skutki prawne wywodzić z faktu zapewnienia pracownikowi «centrum życiowego» w kabinie samochodu”.

Abstrahując od słuszności powyższego poglądu warto zauważyć, iż Sąd Najwyższy nie odniósł się w przedmiotowym zakresie nawet w jednym zdaniu do okoliczności obowiązywania unijnych oraz europejskich źródeł prawa pracy, które wprost stanowią odrębnie i pozwalają na odbiór odpoczynku w pojeździe jeśli tylko został on wyposażony w miejsce „do spania”.

Co więcej, wspomniane uregulowania art. 8 ust. 8 odwołuje się do „woli” kierowcy, co stanowi kluczowy i podstawowy aspekt warunkujący konieczność wypłaty kierowcy ryczałtu za nocleg. Jednoznacznie określił to w SN w kolejnym orzeczeniu z 04 czerwca 2013 roku Sygn. akt II PK 296/12.

Warto w tym miejscu zauważyć, że także w kolejnym wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 12 września 2012 roku II PK 44/12, (w którym SN zajął zgoła odmienne stanowisko co do możliwości odbioru odpoczynku w pojeździe w kontekście w kontekście wypłaty ryczałtów za nocleg), także sąd własnego orzeczenia nie wywiódł z aktualnie obowiązujących międzynarodowych źródeł prawa pracy, jakby ich nie dostrzegając co jest samo w sobie dość symptomatyczne.

Trudno bowiem ocenić jakie formalne oraz merytoryczne przesłanki stały u podstawy przytoczonych orzeczeń, skoro nie były nimi aktualnie obowiązujące przepisy art. 8 ust. 8/561/2006 WE, art. 8 umowy AETR oraz liczne badania naukowe, potwierdzające, iż odbiór odpoczynku w kabinie (poza odpoczynkiem regularnym tygodniowym), jest wystarczający dla regeneracji jego sił a jednocześnie nie stanowi źródła dodatkowych wydatków kierowcy.

Warto w tym miejscu zauważyć, że skoro kierowca w pojeździe (poza bazą) może spędzić nawet 44 godziny i 59 minut to powstaje naturalna wątpliwość w jaki sposób udokumentować okres odpoczynku tygodniowego gdy kierowca nie mógł otrzymać z firmy zaświadczenia działalności kierowcy. 

Główny Inspektorat Transportu Drogowego w Warszawie w osobie Dyrektor Biura Prawnego i Orzecznictwa – Pani Renaty Strachowskiej w odpowiedzi na moje zapytanie (z zawartą tezą) przedstawił 8 sierpnia 2008 roku pisemne stanowisko i wyjaśnił w jaki sposób należy dokumentować odpoczynek tygodniowy jeśli kierowca odbiera go poza bazą firmy. Dyrektor Departamentu Prawnego GITD wyjaśnia– cytat: „ręczna rejestracja (ręczne obrysowanie odpoczynku tygodniowego) czasu odpoczynku na rewersie wykresówek dopuszczalna jest tylko i wyłącznie w sytuacji gdy kierowca odbiera tygodniowy odpoczynek poza granicami kraju będąc w trakcie wykonywania zadania przewozowego a przedsiębiorca nie ma możliwości wyposażenia go w zaświadczenie potwierdzające fakt nieprowadzenia pojazdu w danym okresie”.

Można ocenić, że powyższe stanowisko GITD jest racjonalne ale zupełnie nie jasne jest dlaczego GITD odmawia przewoźnikowi prawa do odręcznego wypełnienia wykresówek za okres odpoczynku tygodniowego, jeśli kierowca odbierał go w kraju poza bazą firmy a przewoźnik także nie miał możliwości dostarczenia kierowcy świadectwa lub zaświadczenia.

W związku z powyższym wystąpiłem do GITD o doprecyzowanie tej kwestii.

Dyrektor Strachowska wyjaśniła, że – cytat: „przedmiotowe świadectwo (…) może być stosowane wyłącznie w przypadku gdy kierowca: przebywał na zwolnieniu chorobowym, przebywał na urlopie wypoczynkowym (…), prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 lub AETR”. GITD jasno więc określił, że za okres odpoczynków dobowych lub tygodniowych nie należy wystawiać świadectwa działalności kierowcy.

Stanowisko to jest zbieżne z treścią wytycznej nr 5 w wersji drugiej KE (z 2009 roku) z tym, że KE określiła iż: „formularz zaświadczenia nie jest wymagany w przypadkach, gdy rejestracja działalności możliwa jest za pomocą tachografu”.

Więcej informacji na temat zasad wystawiania zaświadczeń działalności kierowców napisałem w ramach odrębnego opracowania.

Warto w tym miejscu jeszcze zasygnalizować stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy, w zakresie rozróżnienia na zaświadczeniach instytucji „odpoczynku” od instytucji „urlopu wypoczynkowego”.

GIP poinformował, że: „(…) urlopu wypoczynkowego nie należy utożsamiać z odpoczynkiem kierowcy, są to bowiem różne pojęcia odmiennie uregulowane w przepisach prawa. Różny jest również cel udzielania urlopu wypoczynkowego oraz wskazanych odpoczynków. Z tego względu brak jest, zatem podstaw to wykazywania na wspomnianym formularzu w pkt. 14 dobowych i tygodniowych odpoczynków kierowców: W miejscu tym należy wykazywać jedynie okresy udzielonych urlopów wypoczynkowych„.⁴

Warto wyjaśnić, że przedmiotowa odpowiedź odnosiła się do interpretacji zapisów zaświadczenia działalności kierowców w wersji pierwszej z 2007 roku, które nie przewidywało możliwości udokumentowania instytucji „odpoczynku” a jedynie „urlopu wypoczynkowego”. Nie jest to istotą rozważań na tym etapie. Istotny jest natomiast fakt, że GIP wprost uznało zaświadczanie działalności kierowców za źródło informacji o czasie pracy kierowcy.

Może więc zaskakiwać zmiana takiego stanowiska w roku 2013, gdy Departament Prawny GIP w piśmie z dnia 08 października 2013 roku zasugerował, iż zaświadczenie działalności kierowców nie stanowi źródła informacji dla realizacji ewidencji czasu pracy.

GIP ujął tą kwestię następująco: „należy zaznaczyć, iż art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców znajduje się w rozdziale 4 zatytułowanym „zasady stosowania norm dotyczących okresów prowadzenia pojazdów, obowiązkowych przerw w prowadzeniu i gwarantowanych okresów odpoczynków określonych rozporządzeniem (WE) 561/2006 oraz Umową AETR, a więc zaświadczenie wystawione na jego podstawie ma znaczenie dla rozliczenia okresów prowadzenia pojazdów, obowiązkowych przerw w prowadzeniu i gwarantowanych okresów odpoczynków” (podkreślenie GIP).

Dalej GIP doprecyzował, iż „ewidencję czasu pracy kierowców (prowadzi się – przypis) w formie:

(…) 4. innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności” (podkreślenie GIP).

Tak więc Departament Prawny GIP wyraźnie zasugerował, że „zaświadczenie działalności kierowców” nie stanowi źródła informacji z zakresu czasu pracy.

Nie można jednak podzielić stanowiska prezentowanego przez GIP, ponieważ kwestia „zaświadczenia działalności kierowców została uregulowania na mocy decyzji wykonawczej KE, która stanowi oficjalne źródło prawa.

Ponadto ustawa o czasie pracy kierowców reguluje zasady związane z czasem pracy kierowców (także w zakresie dokumentowania go) a nie okresy prowadzenia, przerw i odpoczynków a tymczasem zaświadczenie działalności kierowcy dokumentuje także instytucje prawa pracy.

Ponadto rozporządzenie 561/2006 WE oraz umowa AETR, także stanowią źródła prawa pracy na mocy uregulowań art. 3 i 27 u.ocz.p.k.

Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).