Strona główna Aktualności Dnia Podróż służbowa w kontekście ustalenia diet służbowych

Podróż służbowa w kontekście ustalenia diet służbowych

1366
5/5 (12)

Nadzór prawny i merytoryczny: Dr Mariusz Miąsko Prezes Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.

Zakres pojęcia podróży służbowej w kontekście ustalenia diet służbowych dla kierowców delegowanych w podróż służbową zagraniczną w oparciu o ustalenie państwa docelowego sensu stricto i w oparciu o praktykę wskazania jednego najdalszego państwa docelowego.

Uregulowanie prawne wymiaru i składników diet

Diety w podróżach służbowych zagranicznych regulowane są na gruncie kodeksu pracy, stanowi o tym wprost art. 775 § 2 kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ustalenie początku i końca zagranicznej podróży służbowej

Podstawowym problemem pojawiającym się w rozliczaniu diet z tytułu podróży zagranicznych kierowców jest kwestia ustalenia kiedy zagraniczna podróż służbowa się zaczyna, a w którym momencie się kończy. Zgodnie z rozporządzeniem początkiem rozpoczęcia podróży służbowej jest przekroczenie granicy kraju, będącego miejscem zatrudnienia pracownika, a więc kraju, z którego pracownik udaje się w podróż służbową. Za koniec podróży służbowej uznać należy, więc przekroczenie tej samej granicy w drodze powrotnej. Okresem zagranicznej podróży służbowej zatem jest czas od przekroczenia granicy w kraju miejsca siedziby pracodawcy w drodze za granicę oraz chwila przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej. Granica państwa delegującego pracownika jest, więc startem i metą podróży służbowej zagranicznej, co oznacza, że dla momentu ustalenia rozpoczęcia podróży służbowej zagranicznej niezbędne jest ustalenie czasu przekroczenia granicy polskiej przez pracownika, którego pracodawca deleguje w podróż służbową zagraniczną. Czas tej podróży jest, więc ciągły. § 12 rozporządzenia MPiPS z dnia 29.01.2013 r. stanowi o tym, że czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej od chwili przekroczenia granicy państwowej polskiej w drodze za granicę do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Należy pamiętać o tym, że pojęcie podróży służbowej jest zbiorem, który składa się z dwóch pojęć, tj. podróży służbowej krajowej i podróży służbowej zagranicznej. Istotne jest, aby w sposób precyzyjny dysponować oboma pojęciami, ponieważ używanie skrótów myślowych i dysponowanie wyłącznie w sposób dorozumiany terminem podróż służbowa może prowadzić do nieporozumień.

Podróż służbowa jest, więc albo podróżą służbową krajową albo podróżą służbową zagraniczną bądź podróżą służbową krajową i podróżą służbową zagraniczną odbywaną w ten sposób, iż za podróż służbową krajową traktowany jest odcinek trasy pokonanej przez kierowcę od siedziby pracodawcy do granicy państwowej, a za podróż zagraniczną moment od przekroczenia granicy polskiej do momentu przekroczenia jej w drodze powrotnej do siedziby pracodawcy i też w tym momencie, tj. w momencie przekroczenia w drodze powrotnej granicy polskiej ponownie rozpoczyna się podróż służbowa krajowa do momentu jej zakończenia w miejscu siedziby pracodawcy. Ustalenie czym jest podróż służbowa krajowa jest, więc istotne w kontekście prawidłowego ustalenia momentu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej zagranicznej.

 

Praktyka ustalania państwa docelowego podróży zagranicznej

Kwestia prawidłowego operowania terminami i pojęciami podróży służbowej krajowej i podróży służbowej zagranicznej przekłada się na prawidłowe ustalanie ryczałtów za diety w podróży służbowej. Rozbieżności w sprawie ustalania ryczałtów za diety w podróżach służbowych zagranicznych pojawiają się jednak w chwili, kiedy podróż służbowa zagraniczna odbywana jest do kilku państw, co jest powszechną praktyką w transporcie międzynarodowym odbywanym przez zawodowych kierowców. Aby jednak dojść do zagadnienia diet niezbędne jest prawidłowe ustalenie jak w akapicie powyżej rozróżnienia między terminami podróż służbowa krajowa a podróż służbowa zagraniczna.

Zgodnie z prawodawstwem każde państwo, w którym pracownik delegowany w podróż służbową dokonuje rozładunku bądź załadunku towaru może być uznane za państwo docelowe podróży. Ustalenie więcej niż jednego państwa docelowego służbowej podróży zagranicznej może, więc rodzić konieczność rozdzielenia poszczególnych etapów podróży celem ich rozdzielnego rozliczenia. Rozdzielenie i ustalenie przez pracodawcę delegującego pracownika w zagraniczną podróż służbową więcej niż jednego państwa docelowego zależy jednak od tego pracodawcy. W tym momencie ustalenia wymaga, więc zakres pojęcia państwa docelowego. Które państwo w trakcie odbywania służbowej podróży zagranicznej może być takim państwem docelowym? Rozporządzenie MPiPS przyjmuje zasadę, według której dieta za podróż służbową zagraniczną przysługuje w  wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. To samo rozporządzenie mówi jednak też o tym, że pracodawca może ustalić więcej niż jedno miejsce docelowe podróży. W przypadku, gdy zagraniczna podróż służbowa odbywana jest, więc przez więcej niż jedno państwo zachodzi okoliczność, w której możemy mówić o dwóch sytuacjach związanych z ustalaniem diet:

  1. wyznaczeniu jednego państwa docelowego;
  2. wyznaczeniu przez pracodawcę kilku państw docelowych.

Danie możliwości przez ustawodawcę pracodawcy ustalenia jednego bądź kilku państw docelowych podróży pozwala pracodawcy na ustalenie państw bądź państwa docelowego w taki sposób, aby można było poprzez ustalanie najdogodniejszego państwa docelowego maksymalizować ekonomikę przedsiębiorstwa. Na względzie mieć należy jednak, że pozostawienie dyspozycyjności przedsiębiorcy w kwestii ustalania państwa docelowego nie jest dowolne, a ramą zakreślającą dokonanie ustalenia przez przedsiębiorcę państwa docelowego jest dokonanie w tym państwie czynności związanych z rozładunkiem bądź załadunkiem towarów. Pracodawca, więc może ustalać za państwo docelowe w przypadku oddelegowania pracownika w zagraniczną podróż służbową tylko te państwa, w których następują czynności związane z załadunkiem bądź rozładunkiem. Wybranie przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego wymaga więc podjęcia przez niego działań w celu wyznaczenia tych państw, ponieważ po osiągnięciu najbliższego państwa docelowego, w przypadku ustalenia ich większej liczby moment rozładunku bądź załadunku i wyruszenia w podróż do kolejnego państwa będzie początkiem podróży służbowej w kolejnym państwie docelowym. W takiej sytuacji ustalenia kilku państw docelowych każde kolejne państwo docelowe będzie państwem docelowym sensu stricto. Państwem docelowym sensu largo, nawet w przypadku odbywania zagranicznej podróży służbowej przez klika państw, w których następuje załadunek i rozładunek i które będą ustalone jako państwa docelowe sensu stricto będzie państwo dokonania ostatniego rozładunku lub załadunku. Z rozporządzenia MPiPS wynika więc, iż pracodawca może wyznaczać klika państw docelowych, tzw. etapowych, w których każde kolejne po osiągnięciu destynacji najbliższego państwa docelowego będzie kolejnym państwem docelowym. Można również przyjąć praktykę, którą nazwać można Praktyką Wskazania Jednego Najdalszego Państwa Docelowego w przypadku przejazdu przez kilka państw, w których następuje załadunek lub rozładunek, i które to państwo będzie ostatnim państwem przed przekroczeniem granicy polskiej, a więc zakończeniem podróży w delegacji zagranicznej, w którym nastąpi czynność służbowa w postaci załadunku lub rozładunku. Oznacza to więc, że w przypadku przyjęcia praktyki wskazania jednego najdalszego państwa docelowego za państwo takie uznaje się państwo, które niekoniecznie znajduje się najdalej od granicy polskiej, a takie państwo, które w trakcie podróży służbowej zagranicznej znajduje się najdalej od momentu rozpoczęcia zagranicznej podróży służbowej w ramach jednostek czasu od jej rozpoczęcia.

Cel podróży w kontekście ustalenia pojęcia państwa docelowego oraz dokonania ostatniej czynności służbowej w podróży zagranicznej przez pracownika delegowanego

Ustalając zakres pojęcia państwa docelowego należy jeszcze a maiori ad minus pochylić się nad kwestią celu oraz celu podróży jako stanami będącymi kwantyfikatorami tegoż pojęcia. W tym rozumieniu cel rozumiany jako cel podróży służbowej zagranicznej to wykonanie określonego zadania. Bez zadania, którym jest oddelegowanie pracownika w zagraniczną podróż służbową nie istnieje cel podróży. Zadanie i jego wykonanie określane jest każdorazowo przez przewoźnika. To wykonanie zadania określonego przez przewoźnika pozwala określić cel podróży. Na uwadze mieć jednak należy, iż cel podróży dla kierowcy i cel podróży dla pracodawcy są różne w odniesieniu do ustalenia wysokości diety za zagraniczną podróż służbową. Celem podróży dla pracownika jest miejsce, w którym ten dokona ostatniej czynności służbowej, polegającej na załadunku bądź rozładunku towarów. Za cel w rozumieniu sensu largo, a więc tym, które potrzebne jest de facto do ustalenia kraju docelowego w kontekście ustalenia wysokości diety za podróż służbową jest granica państwa, do którego pracownik zostaje oddelegowany, i w którym dokona ostatnich czynności służbowych. Nie oznacza to jednak, iż czas do zliczenia delegacji i określenia jej ryczałtu kończy się dla pracodawcy w momencie przekroczenia przez pracownika granicy państwa, w którym ma zostać dokonana ostatnia czynność służbowa. Czas przekroczenia granicy z ostatnim państwem docelowym w podróży służbowej, a mówiąc ściślej; przekroczenie tej granicy ustala, dla którego państwa właściwe będzie ustalenie stawek za tą podróż. Dokonanie ostatniej czynności służbowej nie jest jednak jednoznaczne z zakończeniem delegacji zagranicznej, zakończenie tej delegacji, tj. delegacji zagranicznej następuje wraz z przekroczeniem polskiej granicy, z kolei zakończenie podróży służbowej w ogólności, tj. jak już ustaliliśmy w akapitach poprzedzających tej, na którą składa się część krajowa podróży służbowej i część zagraniczna podróży służbowej następuje w momencie przybycia przez kierowcę do siedziby przedsiębiorstwa bądź zakończenia tejże podróży w wyznaczonym przez przedsiębiorcę miejscu.

Mając powyższe na uwadze do materii pojęcia podróży służbowej zagranicznej zaliczyć należy w szerokim kontekście podróż służbową krajową i podróż służbową zagraniczną, ponieważ rozdzielanie tych pojęć w kontekście zagranicznej podróży służbowej jest niemożliwe. Zagraniczna podróż służbowa nigdy nie funkcjonuje w oderwaniu od podróży krajowej. W związku z powyższym pracodawca delegujący pracowników w podróż służbową musi mieć na uwadze takie czynniki jak ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej, państwa docelowego oraz celu podróży zagranicznej, co pozwoli na prawidłowe ustalenie diet w podróży służbowej krajowej i zagranicznej.

 

Piotr Tarasek

Kancelaria Prawna Viggen sp.j.

 

 Czytaj także:

 

 

Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.)

Oceń artykuł

SILNIK PRAWNYpraca dla kierowcy

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here