Strona główna Aktualności GITD i PIP Jak przechowywać dokumenty w siedzibie firmy po 4 grudnia 2011 roku?

Jak przechowywać dokumenty w siedzibie firmy po 4 grudnia 2011 roku?

1352
0
No Ratings Information Message

Jak przechowywać dokumenty w siedzibie firmy po 4 grudnia 2011 roku? Od 4 grudnia 2011 roku wszystkie dokumenty firmy muszą nieprzerwanie znajdować się w siedzibie firmy (a nie w bazie). Jak to osiągnąć? Kancelaria Prawna Viggen s.c. www.kancelariaprawnaviggen.pl przygotowała w imieniu Stowarzyszenia URKSiTD „NAJLEPSZA DROGA” www.najlepszadroga.pl zapytanie dotyczące zasad przechowywania dokumentacji firm transportowych po 4 grudnia 2011 roku. Problem ten dotyczy większości małych i dużych polskich firm transportowych i może rodzić bardzo poważne konsekwencje.

                                                                                        Modlnica, dnia 12 lipiec 2012 r.

Kancelaria Prawna Viggen s.c.
Mariusz Miąsko, Małgorzata Miąsko
ul. Częstochowska 6, 32-085 Modlnica
w imieniu:
Stowarzyszenia Uczestników Rynku
i Komunikacji Samochodowej
i Transportu Drogowego „NAJLEPSZA DROGA”

Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej Warszawa

Dot: interpretacji stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/ WE/Nr 1071/2009 – w zakresie tematycznym dotyczącym gromadzenia w siedzibie przedsiębiorstwa transportowego wszelkich dokumentów, które powinny być dostępne dla organu kontrolnego.

Szanowni Państwo!

Zachodzi pilna potrzeba realistycznej i zgodnej z formą organizacji polskich przedsiębiorstw transportowych interpretacji Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady/ WE /Nr 1071/2009z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego i uchylające dyrektywę Rady 96/26/WE w zakresie zasad przechowywania dokumentacji w siedzibie firm transportowych. Dlatego też wnosimy o udzielenie szybkiej odpowiedzi na przedstawione w naszym piśmie trzy główne zagadnienia a zarazem pytania.

art. 5 lit. a przywołanego wyżej Rozporządzenia stwierdza się, że przedsiębiorca musi w danym kraju członkowskim posiadać siedzibę położoną w tym państwie członkowskim wraz z lokalami, w których prowadzi główną działalność w szczególności dokumenty księgowe, akta dotyczące pracowników dokumenty zawierające dane na temat czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku oraz wszelkie inne dokumenty, do których dostęp musi mieć właściwy organ, aby sprawdzić, czy spełnione zostały warunki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu.

Intencja normodawcy europejskiego jest jasna i czytelna. Chodzi o to by w interesie zapewnienia ładu prawnego, przejrzystości działania firm transportowych, skuteczności egzekwowania prawa, maksymalnie ułatwić organom kontrolnym państwa ich pracę.

Temu ma służyć zobowiązanie by wszelkie dokumenty niezbędne do funkcjonowania znajdowały się w jej siedzibie.

Jednak w praktyce ten oczywisty wymóg w przypadku dużej części firm posiadających jeden lub kilka oddziałów lub baz transportowych rozmieszczonych w różnych częściach kraju faktycznie nie może być spełniony lub też wymusza zachowania jedynie doraźne np.: przywóz dokumentów na żądanie kontrolera do nominalnej siedziby firmy.

W omawianym przypadku istnieją dwa główne powody, tego stanu rzeczy:

  1. Małe firmy prowadzone w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych siedzibę posiadają najczęściej w miejscu zamieszkania, które jest odrębne od miejsca bazy (która musi spełniać od 04.12.2012 roku szczególne wymagania). Obecnie ze względów formalnych w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych siedziba musi pokrywać się z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy. Jednocześnie stworzono definicję bazy która nie musi być usytuowana w miejscowości w której znajduje się siedziba a w praktyce w wielu przypadkach będzie to wręcz niemożliwe.

  1. W przypadku wielu firm średnich i większych, wszelka niezbędna dokumentacja o której mowa art. 5 lit a w/w Rozporządzenia znajduje się często w wielu bazach na terenie kraju czasem oddalonych o dziesiątki a nawet setki kilometrów, które nie koniecznie muszą być/ często nie są/ jej oficjalna siedzibą a mało tego – często są nawet zaledwie bazami w rozumieniu art 9 rozporządzenia 561/2006 WE.

Z natury rzeczy, czego uważam nie ma potrzeby uzasadniać, wszelka /liczna/ dokumentacja związana z transportem samochodowym i pracą kierowców jest gromadzona w bazach transportowych, trudno sobie wyobrazić inne rozwiązanie, chyba, że chodzi o utrudnienie działalności gospodarczej.

W tym stanie faktycznym dosłowna literalna interpretacja art.5 lit. a Rozporządzenia będzie co prawda zgodna z jego treścią ale już nie z intencją europejskiego normodawcy. Chodzi przecież w Rozp. Nr 1071/2009 o ułatwienieuproszczenie i przyśpieszenie funkcji kontrolnych państwa a nie o wymuszenie tworzenia przez firmy dodatkowej podwójnej struktury informatycznej, dokumentacyjnej itp. (co zresztą jest i tak nie możliwe technicznie) w zakresie księgowości i wszelkich pozostałych licznych przecież dokumentów, gromadzonych zgodnie z obowiązującym prawem w firmie transportowej.

Trzeba szczególnie mocno podkreślić, że w świetle przepisów Rozp.Nr 1071/2009 brak wspomnianych dokumentów w siedzibie firmy transportowej pociąga za sobą między innymi możliwość nałożenia dotkliwej kary finansowej a w pewnych okolicznościach także utraty certyfikatu kompetencji zawodowych i zezwolenia /dawnej licencji/, następstwa są, więc bardzo dotkliwe, wręcz nokautujące dla firmy…

Dzieje się tak dlatego że w pkt. (7) preambuły do rozporządzenia 1071/2009 WE ustawodawca określił że państwo członkowskie siedziby powinno sprawdzić czy przedsiębiorca n i e p r z e r w a n i e spełnia warunki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu (…).

I to jest źródło zagadnienia ponieważ żaden przedsiębiorca który posiada bazę w innym miejscu niż siedziba nie jest w stanie spełnić owego wymogu nieprzerwanego spełnienia warunków rozporządzenia ponieważ dokumentacja księgowa, dotycząca okresów prowadzenia i wszelka inna dokumentacja nie może ze względów technicznych, proceduralnych i fizycznych znajdować się w siedzibie przedsiębiorstwa w sposób n i e p r z e r w a n y.

Dodatkowo w przypadku małych firm transportowych występuje jeszcze jedna okoliczność a mianowicie firmy te przeważnie zlecają prowadzenie swej księgowości wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym prowadzącym księgowość wielu podmiotów gospodarczych. Takie rozwiązanie jest racjonalne ekonomicznie, stanowi zresztą dobitny przykład działania mechanizmów rynkowych w tym zakresie obsługi podmiotów gospodarczych. W tym przypadku trudno sobie wyobrazić że firmy te zaczną prowadzić księgowość w siedzibie ponieważ jest to nieuzasadnione ekonomicznie. W takim przypadku także wymaganie n i e p r z e r w a n e g o spełniania wymagań stawianych rozporządzeniem 1071/209 WE nie jest w praktyce spełniony.

Reasumując naszym zdaniem interpretacja ministerstwa w przedmiotowym zakresie jest pilna i konieczna zwłaszcza że, w zał. nr 3 do ustawy o transporcie drogowym w pkt. 1.6 ustawodawca za stwierdzenie opisanych powyżej okoliczności przewidział sankcje finansową w wysokości 10 tys zł za: nie przechowywanie lub przechowywanie niekompletnych dokumentów i innych nośników informacji o których mowa w pkt 16a i art 33a (…).

O jakie więc dokumenty chodzi? Otóż są to te wszelkie inne dokumenty”, o których mowa w art. 5.lit a Rozporządzenia Nr 1071/2009. Z treści art. 33a wynika, że ustawodawca ma na myśli dokumenty przewidziane w art 4 pkt 22 ustawy o transporcie drogowym, czyli konkretnie dokumenty wynikające z:

a) rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym (Dz.Urz. L 370 z 31.12.1985, str. 21),

b) rozporządzenia Rady (EWG) nr 684/92 z dnia 16 marca 1992 r. w sprawie wspólnych zasad międzynarodowego przewozu osób autokarem i autobusem,

c) rozporządzenia Rady (EWG) nr 881/92 z dnia 26 marca 1992 r. w sprawie dostępu do rynku drogowych przewozów rzeczy we Wspólnocie, na lub z terytorium Państwa Członkowskiego lub w tranzycie przez jedno lub wiecej Panstw Członkowskich (Dz.Urz. L 95 z 09.04.1992, str. 1-7),

d) rozporządzenia Rady (EWG) nr 3118/93 z dnia 25 października 1993 r. ustanawiającego warunki wykonywania w Państwie Członkowskim usług krajowego transportu drogowego rzeczy przez przewoźników niemajacych siedziby w tym panstwie członkowskim (Dz.Urz. L 279 z 12.11.1993, str. 1-16),

e) rozporządzenia Rady (WE) nr 12/98 z dnia 11 grudnia 1997 r. ustanawiającego warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w Państwie Członkowskim do transportu drogowego osób w Państwie Członkowskim (Dz.Urz. L 4 z 08.01.1998, str. 10-14),

f) rozporządzenia Komisji (WE) nr 2121/98 z dnia 2 października 1998 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania rozporządzeń Rady (EWG) nr 684/92 i (WE) nr 12/98 w zakresie dokumentów dla przewozu osób autokarem i autobusem (Dz.Urz. L 268 z 03.10.1998, str. 10-26),

g) rozporządzenia Rady (WE) nr 1/2005 z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie ochrony zwierząt podczas transportu i związanych z tym działań oraz zmieniające dyrektywy 64/432/EWG i 93/119/WE oraz rozporządzenia (WE) nr 1255/97 (Dz.Urz. L 3 z 05.01.2005, str. 1-44),

h) rozporządzenia (WE) nr 561/2006,

i) rozporządzenia (WE) nr 1013/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie przemieszczania odpadów (Dz.Urz. L 190 z 12.07.2006, str. 1-98),

j) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego i uchylającego dyrektywę Rady 96/26/WE (Dz.Urz. L 300 z 14.11.2009, str. 51-71),

k) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z dnia 21 października 2009 r. dotyczącego wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych (Dz.Urz. L 300 z 14.11.2009, str. 72-87),

l) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1073/2009 z dnia 21 października 2009 r. w sprawie wspólnych zasad dostępu do międzynarodowego rynku usług autokarowych i autobusowych i zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (Dz.Urz. L 48 z 23.02.2011, str. 19),

m) ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. – Prawo przewozowe,

n) ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. z 2005 r. Nr 236, poz. 2008, z pózn. zm.6)),

o) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym,

p) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz.U. z 2003 r. Nr 106, poz. 1002, z pózn. zm.7)),

r) ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. Nr 92, poz. 879, z pózn. zm.8)),

s) ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o systemie tachografów cyfrowych (Dz.U. Nr 180, poz. 1494, z 2007 r. Nr 99,

poz. 661 oraz z 2011 r. Nr 106, poz. 622 i Nr 171, poz. 1016),

t) ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z pózn. zm. 9)),

u) ustawy z dnia 29 czerwca 2007 r. o międzynarodowym przemieszczaniu odpadów (Dz.U. Nr 124, poz. 859, z 2010 r. Nr 28, poz. 145 oraz z 2011 r. Nr 106, poz. 622),

w) ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym (Dz.U. z 2011 r. Nr 5, poz. 13 i Nr 228, poz. 1368),

x) ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (Dz.U. Nr 227, poz. 1367),

y) wiążących Rzeczpospolita Polska umów międzynarodowych w zakresie przewozu drogowego.

Z jednej więc strony na przewoźnika nakłada się obowiązek posiadania w siedzibie nieprzerwanie dokumentacji w większości wynikającej z powyższego wykazu a z drugiej jednak strony ustanawia się sankcję finansową a w praktyce wymaganie nieprzerwanego posiadania dokumentacji w siedzibie jest fizycznie w części przedsiębiorstw niemożliwy do spełnienia. Np.: wykresówki, pliki cyfrowe, dokumenty CMR, umowy, wydruki z tachografów cyfrowych, zaświadczenia działalności kierowców muszą znajdować się w bazie a nie w siedzibie ponieważ w bazie są emitowane oraz w bazie znajduje się infrastruktura do ich obowiązkowego odczytu. Ponadto bazy są umieszczone w miejscach, do których fizycznie można dojechać pojazdami ciężarowymi, a siedziby często są usytuowane w takich miejscach, że nie ma prawnej możliwości dojechania do nich ciężkimi pojazdami z uwagi np.: na ograniczenia prawa ruchu drogowego. Realizacja powyższych obowiązków jest w istocie niemożliwa w siedzibie, wymaganie odnoszące się do nieprzerwanego przetrzymywania dokumentacji w siedzibie jest, więc w pełnym swoim zakresie wręcz absurdalne.

Z drugiej strony wymuszenie (jako alternatywne rozwiązanie) na masową skalę zmiany nominalnych adresów siedzib firm /tak by pokrywały się z adresami baz transportowych/ oznaczałoby ogromny chaos informacyjny, potrzebę bezproduktywnego powtórzenia wielu czasochłonnych i co bardzo ważne także kosztownych procedur prawnych i rejestracyjnych. Na dodatek w firmach posiadających kilka baz nie ma możliwości ustanowienia kilku siedzib. Najważniejsze jednak jest to, że ta ogromnie kłopotliwa operacja w niczym nie polepszyłaby /przejściowo nawet pogorszyła/ dostępności dla organów kontrolnych wcześniej wspomnianej obszernej i bardzo specjalistycznej dokumentacji.

Dlatego też uważam, że jedynym racjonalnym rozwiązaniem jest wydanie przez Ministerstwo Transportu opinii dopuszczającej interpretację przepisów art. 5 lit a Rozporządzenia zgodnej z zasadami i istotą wykładni funkcjonalnej. Ten rodzaj wykładni prawa skupia się przede wszystkim na celu jaki przyświecał normodawcy przy uchwalaniu danego przepisu.

Praktycznie oznacza to, że dokumentacja księgowa jak wszelka inna znajdować się ma tak jak dotychczas w bazach transportowych, które z punktu widzenia prawnego obowiązku gromadzenia właściwej dokumentacji winny być traktowane jak siedziby transportowe.

Dobrym rozwiązaniem jest też przyjęcie interpretacji tego przepisu, że dokumentacja winna być gromadzona w siedzibie lub bazie transportowej.

W moich propozycjach nie chodzi o jakiekolwiek rozwadnianie przywołanych wyżej przepisów Rozporządzenia Nr 1071/2009 WE, lecz przeciwnie o zapewnienie im skuteczności w świetle istniejącego stanu faktycznego. Alternatywą jest bezduszne i w istocie absurdalne karanie firm lub wymuszanie doraźnego przywożenia dokumentacji co na pewno nie jest zachowaniem racjonalnym godnym standardów państwa prawa.

W związku z powyższym wnoszę jak na wstępie o wydanie przez Ministerstwo racjonalnej interpretacji omówionych przepisów ułatwiającej funkcjonowanie przedsiębiorstwom transportowym i odpowiedź na nasze trzy konkretne pytania:

1. Jak małe firmy transportowe prowadzone w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych mają realizować wymogi określone w art. 5 lit a Rozporządzenia Nr 1071/2009?

2. Jak mają to robić firmy średnie i duże, których niezbędna dokumentacja znajduje się w bazach na terenie kraju, a nie w ich siedzibach?

3. Co z księgowością małych firm, która niemal zawsze do realizacji jest zlecana na zewnątrz firmy transportowej?

Proszę o szybką i merytoryczną odpowiedź.

                                                                                                                                Mariusz Miąsko

                                                                                                                      Wiceprezes Stowarzyszenia

                                                                                          

Oceń artykuł

Poprzedni artykułJak Rzeczpospolita skomentowała list do Premiera wystosowany przez Stowarzyszenie Najlepsza Droga?
Następny artykułCzy Stowarzyszenie NAJLEPSZA DROGA interweniuje do NIK ws. ważeń ITD Stowarzyszenie NAJLEPSZA DROGA interweniuje do NIK ws. ważeń ITministratorzy niektórych dworców mogli dopuścić się zmowy cenowej?