Wykonując ewidencję czasu pracy można bardzo wiele stracić ale można także wiele zyskać. Niektórzy sądzą, że aby prawidłowo wykonać ewidencję czasu pracy wystarczy kupić program komputerowy i „wrzucić” do niego pliki cyfrowe lub wykresówki. Nic bardziej mylnego…
Aby zrozumieć zagadnienie związane z wykonywaniem ewidencji czasu pracy kierowców należy odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych kwestii:
Czy lepiej wykonywać ewidencję osobiście (przez własnych pracowników) czy lepiej jest skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych w wykonywaniu ewidencji prawników.
Po pierwsze należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy to zaledwie wierzchołek góry lodowej i pochodna wielu szczegółowych i niezwykle profesjonalnych rozwiązań oraz schematów organizacyjno – prawnych, które należy wdrożyć przed wykonaniem ewidencji. Wykonywanie ewidencji w oderwaniu od takich elementów jak: ustalenie korzystnego systemu pracy, regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania i premiowania, godzin nocnych, okresu rozliczeniowego itp. jest dla przewoźnika wręcz bezsensowne, w wielu przypadkach szkodliwe a czasami bardzo niebezpieczne.
Po drugie, doświadczenie pokazuje że „przeciętny” pracownik firmy transportowej zupełnie nie radzi sobie z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Realizowane przez Kancelarię Prawną Viggen s.c. w firmach przewoźników audyty (ponad 100) jednoznacznie wykazały, że tylko w jednym przypadku pracownicy audytowanych firm wykonywali ewidencję w sposób prawidłowy. Pozostali pracownicy nie tylko że nie wykonywali ewidencji prawidłowo ale w ogóle jej nie wykonywali (!!!) pomimo, że właściciele firm oraz sami pracownicy sądzili mylnie, że ewidencja w ich firmach jest wykonywana. Zaznaczamy, że kontrolą zostały objęte także największe firmy transportowe w kraju.
W tym kontekście można zdecydowanie powiedzieć, że analizując jakość wykonanej usługi bezwzględnie lepiej jest zlecić jej wykonanie specjalistom z Kancelarii Prawnej Viggen s.c. Należy tu zauważyć, że ewidencja realizowana przez naszą Kancelarię wielokrotnie już była przedmiotem kontroli organów kontrolnych i przechodziła je nie tylko pozytywnie ale była źródłem wielu pochwał ze strony organów PIP.
Ewidencja czasu pracy musi być realizowana przez specjalistów z najwyższej „półki”.
Dlaczego?
Nie da się prawidłowo wykonać ewidencji czasu pracy kierowców jeśli pracownik specjalizujący się w jej realizacji:
- nie zna na bardzo wysokim poziomie przepisów ustawy o czasie pracy kierowców,
- nie zna na wysokim poziomie przepisów ustawy kodeks pracy,
- nie zna na wysokim poziomie zapisów Rozporządzenia 3821/85 (EWG)
- nie zna bardzo dobrze zapisów Rozporządzenia 561/2006/WE
- nie zna na wysokim poziomie metodologii funkcjonowania tachografu cyfrowego,
-
nie zna w stopniu co najmniej bardzo dobrym zasad obsługi specjalistycznego oprogramowania pomagającego w wykonaniu ewidencji)
Jeśli Wasza firma nie ma pracownika, który spełnia ŁĄCZNIE WSZYSTKIE powyższe wymogi to z pewnością bliską 100% można powiedzieć, że ewidencja jest realizowana nie prawidłowo lub nie racjonalnie i naraża firmę na poważne koszty a możliwe także że na poważne kłopoty.
PRZEWOŹNIKU PAMIĘTAJ:
Całkowitym mitem jest że ewidencja „sama” się wykonuje po „wrzuceniu” wykresówek lub plików cyfrowych do programów pomocniczych, których dostępnych jest mnóstwo na naszym rynku!!! Znaczna większość tych programów nie jest dostosowana do wykonywania ewidencji czasu pracy a sam zapis w tytule jednego z okienek programu: „ewidencja czasu pracy” nie oznacza jeszcze że informacja zawarta w tym „okienku” faktycznie jest ewidencją.
Tak naprawdę ewidencja zostanie stworzona w sposób prawidłowy wyłącznie wtedy gdy pracownik który ją tworzy, posiada bardzo wysoki poziom wiedzy a z całą pewnością można powiedzieć, że takich pracowników na polskim rynku transportowym w zasadzie prawie nie ma.
Czy ewidencja wykonywana przez własnych pracowników będzie „tańsza” niż ta wykonywana przez pracowników (w tym prawników) Kancelarii Prawnej Viggen s.c.
Nie wdając się w szczegóły w tym miejscu można powiedzieć tylko, że wykonywanie ewidencji przez Kancelarię Prawną Viggen s.c. jest tańsze niż wykonywanie jej przez własnych pracowników przewoźnika i to co najmniej w trzech obszarach:
- niższy jest koszt wynagrodzenia Kancelarii niż koszt zatrudnienia własnego (na dodatek zupełnie nie wykształconego pracownika),
- źle wykonana ewidencja przez własnego pracownika jest źródłem zwiększonych kosztów stałych odczuwalnych co miesiąc w trakcie wypłaty wynagrodzeń dla kierowców,
-
źle wykonana ewidencja jest źródłem kar finansowych oraz zarzutów prokuratorskich o fałszowanie dokumentacji.
Czy w ogóle jest potrzeba wykonywania ewidencji w firmie?
W tym zakresie żaden przewoźnik nie ma wyboru ponieważ obowiązek taki wynika z ustawy Kodeks Pracy. Oczywiście, że każdy właściciel firmy może odstąpić od tego obowiązku za koszt 30 tys. zł kary plus koszt wypłaty tych składników wynagrodzenia, które za okres 3 lat wstecz nie były wypłacane kierowcom.
Kiedy nie ma obowiązku wykonywania ewidencji w firmie?
Ewidencji nie wykonujemy tylko dla tych kierowców, którzy nie zostali zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Jakie dodatkowe korzyści otrzyma firma zlecając wykonanie ewidencji do Kancelarii Prawnej Viggen s.c. ?
Jeśli ewidencja test realizowana przez wykwalifikowanego pracownika to w procesie jej tworzenia specjalista dokonuje analizy w kilkunastu innych obszarach i niejako przy okazji analizuje czy: wykresówki są prawidłowo wypełniane przez kierowców, czy kierowcy prawidłowo opisują wykresówki przekraczając okresy prowadzenia pojazdu, czy dokonują prawidłowego obrysu, czy kierowcy prawidłowo logują kartę do tachografu cyfrowego, czy umiejętnie posługują się piktogramami w tachografie cyfrowym, czy znają zasady odbioru przerw, czy dokumentacja z zaświadczeń jest wypełniana w sposób prawidłowy, czy świadectwa działalności nie wykluczają się z wnioskami urlopowymi oraz zwolnieniami chorobowymi oraz wiele, wiele innych elementów.
Niestety przeciętny pracownik firmy transportowej nie zwraca uwagi na żaden z tych elementów.
Komu nie powinno się zlecać wykonania ewidencji i dlaczego?
Oprócz pracowników, którzy nie są specjalistami wysokiej klasy wykonania ewidencji nie powinno się także tym podmiotom, które realizują ewidencję na podstawie wcześniej zeskanowanych przez przewoźnika plików.
Dlaczego?
To proste – obróbka informacji z wykresówki nie sprowadza się jedynie do jej mechanicznego włożenia do skanera i naciśnięcia klawisza „start”. Wręcz przeciwnie – każda wykresówka i plik cyfrowy musi zostać wcześniej przeanalizowany i oceniony pod kątem ustalenia chwili rozpoczęcia pracy przez kierowcę, prawidłowego opisu wykresówki lub pliku artykułem 12/561/2006/WE, prawidłowości zastosowania piktogramów itp.
Jeśli pracownik firmy na etapie skanowania wykresówki dopuści się błędów, to wyśle do wykonania ewidencji pliki z błędem i ewidencja zostanie wykonana w sposób błędny.
Ile można zyskać na dobrze wykonanej ewidencji?
W zależności od wielkości firmy na dobrze wykonanej ewidencji można „zarobić” od kilku tysięcy do kilkuset tysięcy złotych miesięcznie.
Dlaczego?
To oczywiste – ewidencja to tylko wypadkowa prawidłowo przeprowadzonej w firmie „restrukturyzacji systemu wynagrodzeń”, który został opisany na innej podstronie naszego serwisu prawnego
Im lepiej przeprowadzona restrukturyzacja tym mniejszy koszt wypłat z tytułu:
- godzin nadliczbowych
- godzin nocnych
- dodatków
-
ryczałtów itp.
Ile można stracić na źle wykonanej ewidencji?
Na źle wykonanej ewidencji czasu pracy traci się wielokrotnie:
- pierwszy raz – w trakcie comiesięcznej wypłaty wynagrodzeń,
- drugi raz – w trakcie kontroli PIP w firmie kara może wynieść do 30 tys. zł,
- trzeci raz – na ewentualnym szantażu pracownika,
- czwarty raz – na ewentualnych postępowaniach karnych przeciwko firmie.
Reasumując:
– Ewidencji prawidłowo nie wykona samoczynnie program bez właściwego skorelowania z innymi dokumentami firmy,
– Ewidencji prawidłowo prawie nigdy nie wykona „szeregowy” pracownik firmy,
– Ewidencji prawidłowo prawie nigdy nie wykona osoba bez przygotowania prawniczego.
