Niektóre urzędy skarbowe uznają, że napoje kupowane przez kierowców w trasie powinny być opodatkowane. Świadczenia płacone przez pracodawcę na rzecz pracowników w związku z wykonywaniem przez nich pracy są bardzo częstą przyczyną sporów przewoźników z urzędami skarbowymi. A konkretnie to, które z nich podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, czyli wchodzą do podstawy wymiaru składek ubezpieczenia społecznego, a które nie.
Kiedy napoje dla pracowników są nieopodatkowane?
W art. 21 ust. 1 updof przewidziano, że zwolniona z opodatkowania jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy posiłków regeneracyjnych i napojów lub bonów, talonów, kuponów bądź innych dowodów uprawniających do uzyskania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, jeżeli pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania ich pracownikom.
A zatem z rozliczaniem napojów nie ma problemu, gdy pracownicy wykonują pracę w stałym miejscu, a pracodawca sam je dostarcza. Gorzej będzie jeśli chodzi o wyjazdy w delegacje, szczególnie jeżeli praca polega na nieustannym przemieszczaniu się, jak w przypadku kierowców.
Nie jest to problem natury technicznej, gdyż napoje można kupić w zasadzie wszędzie. Raczej natury interpretacyjnej. W przepisie stwierdzono bowiem, że pracownicy nie mogą otrzymywać z tego tytułu ekwiwalentów pieniężnych.
Co do zasady w takich przypadkach pracodawca powinien więc wręczać kierowcy odpowiedni dokument (bon, talon itp.), na którego podstawie pracownik będzie mógł nabyć w określonych miejscach wyłącznie napoje – tak wynika z przepisu. Jednak takie formalistyczne podejście do sprawy nie jest, w moim przekonaniu, racjonalne, gdyż obowiązek dostarczenia napojów w wystarczającej ilości oznacza, że muszą być dostępne dla pracownika zawsze, gdy tylko ten odczuje pragnienie.
Jak rozwiązać problem z kupowaniem napojów?
Uważam, że szczególnie w przypadku kierowców lub innych osób, które swoją pracę wykonują w ciągłej podróży, cel przepisu o dostarczaniu napojów będzie spełniony także wówczas, gdy pracownik otrzyma na drogę jakąś kwotę (lub kartę płatniczą, co jest obecnie dość powszechnym sposobem) na różne wydatki, np. na paliwo, z której określoną część będzie mógł przeznaczyć na napoje bezalkoholowe.
Ich nabycie oczywiście należy udokumentować fakturą lub odpowiednio opisanym paragonem bądź też innym dowodem potwierdzającym wydanie pieniędzy.
Inne rozumienie przepisu, bardzo formalne, zakładające, że tylko bony, talony albo inne dokumenty dają podstawę do zwolnienia od podatku, byłoby nieracjonalne. Moim zdaniem, gdyby organy podatkowe próbowały tak go interpretować, to sąd administracyjny nie przyznałby im racji. Zakaz wypłacania ekwiwalentów oznacza tylko tyle, że nie jest możliwe wypłacanie kwot pieniężnych, jeżeli nie nastąpiło faktyczne spożycie napoju.
Źródło: transport.wip.pl
