Pytanie:
Pracownik wypowiedział umowę o pracę. Złożył wypowiedzenie na piśmie, które zostało wpięte do akt. Okres wypowiedzenia pracownika to 3 miesiące. Po miesiącu pracownik z pracodawcą doszli do porozumienia i podpisali porozumienie stron, że rozstają się w danym dniu. Czy należy zatem usunąć z akt to wcześniejsze wypowiedzenie umowy ze strony pracownika? Czy też te dwa dokumenty powinny być przechowywane w teczce pracownika?
Czy powinno się przechowywać w teczce wszystkie dokumenty, które złożył pracownik, nawet jeżeli zmienił zdanie, np. zmiana numeru konta itp.?
Odpowiedź: W sytuacji opisanej w pytaniu w aktach osobowych pracownika powinno pozostać oświadczenie o wypowiedzeniu przez pracownika umowy, a także informacja o zawarciu w czasie wypowiedzenia porozumienia w przedmiocie wcześniejszej daty rozwiązania umowy o pracę.
W aktach osobowych należy przechowywać te dokumenty, które mają znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Jeśli dokumenty nie zawierają takich informacji, nie ma przepisów nakazujących ich umieszczenie w aktach pracownika.
1. Strony mogą zmienić tryb rozwiązania umowy lub tylko datę jej rozwiązania
W opisanej w pytaniu sytuacji pracodawca i pracownik zawierając w okresie wypowiedzenia porozumienie przewidujące inny termin rozwiązania umowy, w praktyce mogli podjąć dwojakie decyzje, a mianowicie:
mogli w drodze porozumienia zmienić tryb rozwiązania umowy z wypowiedzenia na dokonany w drodze porozumienia stron, bądź też mogli zawrzeć porozumienie jedynie w zakresie skrócenia okresu wypowiedzenia i wcześniejszego rozwiązania umowy bez zmiany trybu rozwiązania stosunku pracy.
Z uwagi na brak jednoznacznych w tej kwestii informacji w pytaniu należy rozpatrzeć obie przedstawione powyżej możliwości.
2. W okresie wypowiedzenia można zmienić tryb rozwiązania umowy
Pierwsza z zaprezentowanych wyżej możliwości polega na zmianie trybu rozwiązania umowy. Formalnie nie ma przeszkód, aby w okresie wypowiedzenia strony zdecydowały o zmianie trybu rozwiązania umowy o pracę i postanowiły, że umowa rozwiąże się na mocy porozumienia stron. W takim przypadku, co do zasady, odwołanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę jest skuteczne, jeśli dotrze do drugiej strony jednocześnie z oświadczeniem o wypowiedzeniu lub wcześniej. Natomiast cofnięcie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę po jego złożeniu, a więc już w trakcie biegu jego okresu, wymaga zgody drugiej strony stosunku pracy. W tym zakresie stosuje się bowiem postanowienia kodeksu cywilnego dotyczące oświadczeń woli.
Zdaniem SN: Cofnięcie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony stosunku pracy
„Skuteczne cofnięcie przez zakład pracy wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę wymaga zgody tego pracownika, pomimo wcześniejszego odwołania się pracownika od wypowiedzenia do sądu”.
(Uchwała Sądu Najwyższego z 23 października 1986 r., III PZP 62/86)
3. Zwarcie porozumienia stron może świadczyć o zmianie trybu rozwiązania umowy
Zgoda na cofnięcie oświadczenia o wypowiedzeniu może zostać wyrażona w każdy sposób, również dorozumiany, a więc przez odpowiednie zachowanie strony przyjmującej takie oświadczenie świadczące o tym, że godzi się na cofnięcie wypowiedzenia. Jeżeli zatem po złożeniu przez pracownika oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę strony stosunku pracy zawierają porozumienie o rozwiązaniu umowy z określonym dniem, to można przyjąć, że pracodawca wyrażając zgodę na rozwiązanie umowy w trybie porozumienia stron zgodził się również na cofnięcie wcześniejszego oświadczenia pracownika o wypowiedzeniu umowy o pracę.
W takim przypadku podstawą rozwiązania stosunku pracy będzie porozumienie stron, a nie wypowiedzenie dokonane przez pracownika.
4. Przy zmianie formy rozwiązania umowy wszystkie dokumenty umieszcza się w aktach osobowych
W przypadku, gdy pracownik złożył oświadczenie o cofnięciu wcześniejszego wypowiedzenia, a pracodawca w formie pisemnej wyraził na to zgodę, to zarówno te dokumenty, jak i wcześniejsze oświadczenie pracownika o wypowiedzeniu umowy (oraz zawarte później porozumienie stron) należy przechowywać w aktach osobowych pracownika. Jeżeli natomiast zgoda pracodawcy na cofnięcie wypowiedzenia była dorozumiana i wynikała z zawartego w okresie wypowiedzenia porozumienia stron o rozwiązaniu umowy o pracę, to w aktach osobowych należy pozostawić oświadczenie woli pracownika o wypowiedzeniu umowy o pracę, dołączając do niego późniejsze porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę.
5. Za porozumieniem stron możliwe jest skrócenie okresu wypowiedzenia
W opisanym w pytaniu przykładzie strony zawierając w trakcie wypowiedzenia porozumienie mogły również zadecydować jedynie o wcześniejszym rozwiązaniu umowy o pracę, która nie wpływa na tryb rozwiązania umowy.
Obowiązujące przepisy umożliwiają bowiem stronom ustalenie wcześniejszego terminu rozwiązania umowy właśnie w drodze zawarcia porozumienia. Porozumienie dotyczy jednak w tym przypadku tylko terminu, a nie trybu rozwiązania umowy.
A zatem, w takim przypadku porozumienie stron dotyczące skrócenia okresu wypowiedzenia w dalszym ciągu powoduje rozwiązanie umowy o pracę w trybie wypowiedzenia. Skuteczność porozumienia polega jedynie na tym, że umowa rozwiąże się jednak w terminie uzgodnionym przez strony – a nie z końcem upływu okresu wypowiedzenia. Porozumienie stron dotyczące skrócenia okresu wypowiedzenia nie powoduje zmiany trybu rozwiązania umowy, a więc nie przekształca wypowiedzenia umowy w rozwiązanie na mocy porozumienia stron.
W takiej sytuacji pracodawca jest także zobowiązany do umieszczenia w aktach osobowych pracownika zarówno dokonanego przez niego wypowiedzenia, jak również porozumienia przewidującego wcześniejszy termin rozwiązania umowy.
Zdaniem SN: Skrócenie okresu wypowiedzenia wpływa na uprawnienia pracownika
W razie ustalenia przez strony wcześniejszego terminu rozwiązania umowy o pracę pracownikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania za pozostałą część okresu wypowiedzenia, jak również tego okresu nie wlicza się do okresu zatrudnienia. Skrócenie okresu wypowiedzenia nie pozbawia natomiast pracownika roszczeń wynikających z art. 45 kp, co oznacza, że pracownik może pozwać pracodawcę np. z powodu nieuzasadnionej przyczyny wypowiedzenia
(Uchwala Sądu Najwyższego z 24 lutego 1994 r., I PZP 57/93, OSNC 1994, z. 7-8, poz. 144).
Warto także zaznaczyć, iż w takim przypadku nie dochodzi do zmiany trybu rozwiązania umowy, a zatem w świadectwie pracy powinna znaleźć się informacja, że stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania za wypowiedzeniem dokonanym przez pracownika. Natomiast datą ustania zatrudnienia będzie termin uzgodniony przez strony.
6. „Istotnych” dla uprawnień pracowniczych dokumentów nie usuwa się z akt osobowych
Przepisy nie regulują kwestii postępowania z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych, które straciły na aktualności. Zasadniczo należy przyjąć, że jeżeli pierwotnie złożony dokument zachowuje znaczenie w zakresie ustalania uprawnień pracowniczych, to nie powinno się go usuwać z akt osobowych.#@#160;
Podstawa prawna:
» art. 30 § 1 pkt 1 i pkt 2, art. 36 § 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94)
» art. 60, art. 61 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93) w zw. z art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).
Autorem odpowiedzi jest: Katarzyna Pietruszyńska
Źródło: portalkadrowy.pl
