O tym, czy dokument jest harmonogramem zadecydował ustawodawca, który w art. 31e. 1. określił że – cytat.: „Rozkład czasu pracy (harmonogram – przypis) zawiera następujące dane: imię i nazwisko kierowcy, miejsce bazy pojazdu, który kierowca ma prowadzić, ustalony harmonogram okresów pracy kierowcy obejmujących okresy prowadzenia pojazdu, wykonywania innej pracy, przerw i pozostawania w dyspozycji oraz dni wolne.”
Z tego powodu, harmonogram MUSI zawierać CO NAJMNIEJ takie informacje jak:
- imię i nazwisko kierowcy,
- miejsce bazy pojazdu,
- okresy prowadzenia pojazdu,
- okresy wykonywania innej pracy,
- okresy przerw,
- okresy pozostawania w dyspozycyjności (okresy te wynikają za zapisów ustawowych),
- okresy dni wolnych (odpoczynków).
Żeby jednak zadośćuczynić powyższemu wymogowi nie wystarczy wpisać w dowolny „grafik” przytoczonych rubryk, ale należy je wyliczyć z warunków określonych w przepisach rozdziału 4a ustawy o czasie pracy kierowców, czyli harmonogram musi być tak ułożony aby:
- dzienny czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę nie był dłuższy niż 10 godzin,
- tygodniowy czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę w pierwszym tygodniu nie był dłuższy niż 60 godzinnych,
- tygodniowy czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę w drugim tygodniu nie był dłuższy 40 godzin (jeśli w pierwszym wynosił 60 godzin),
- dwutygodniowy czas prowadzenia pojazdu nie był dłuższy niż 90 godzin,
- kierowca posiadał przed upływem 6 godzin pracy przerwę trwającą co najmniej 30 minut jeśli jego praca w dniu będzie trwała nie dłużej niż 6 do 8 godzin oraz aby trwała łącznie 45 jeśli jego praca w danym dniu trwała powyżej 8 godzin,
- co najmniej jedna z tych przerw nie może być krótsza niż 15 minut,
- tygodniowy okres odpoczynku musi się rozpocząć nie później niż po sześciu 24 godzinnych okresach licząc od zakończenia poprzedniego tygodniowego odpoczynku,
- odpoczynek tygodniowy musi trwać co najmniej 35 kolejnych godzin a można go skrócić do nie mniej niż 24 kolejnych godzin jeśli kierowca przechodzi na inną zmianę.
Po uwzględnieniu WSZYSTKICH powyższych warunków JEDNOCZEŚNIE, powstaje dopiero „szkielet” harmonogramu pracy kierowców.
- ewidencją czasu pracy kierowców nie jest ten dokument który nosi taką nazwę ale dokument który spełnia wszystkie wymagania stawiane przepisami prawa,
- ewidencja czasu pracy kierowców musi być ścisłym odzwierciedleniem rozkładów pracy kierowcy (harmonogramów).
Dzięki prawidłowo wyliczonym składnikom wynagrodzenia można kierowcom prawidłowo wyliczyć wysokość wynagrodzenia. W takim przypadku niezbędne jest skorzystanie z wartości wyliczonych przez Bus Managera w ramach ewidencji czasu pracy kierowców. W tym kontekście prawidłowo wykonany harmonogram pracy kierowców oraz prawidłowo wykonana ewidencja jest wręcz niezbędna do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń pracownikom. Poniżej znajduje się podsumowanie wartości wyliczonych na podstawie harmonogramów i ewidencji czasu pracy.
Jednak należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt, a mianowicie, że Bus Manager pozwala przeprowadzić symulację kosztów wynagrodzeń na poszczególnych liniach. Dzięki temu przewoźnik może w sposób racjonalny kształtować linie w taki sposób, aby generowały one jak najniższe koszty pracownicze.
- procentowe wykorzystanie godzin pracy kierowcy,
- procentowe wykorzystanie godzin jazdy kierowcy,
- minimalną wymaganą ilość kierowców (słupek zielony na poniższym screenie), którą przewoźnik musi posiadać dla obsługi dowolnej wpisanej do programu ilości rozkładów jazdy – zgodnie z przepisami rozdziału 4a ustawy o czasie pracy kierowców. Nie należy tej wartości mylić z minimalną arytmetyczną ilością kierowców, którą zazwyczaj (błędnie) wyliczają firmy transportowe wykonujące transport na liniach regularnych do 50 km przy zastosowaniu różnorodnego oprogramowania (słupek czerwony na screenie).
Każda firma transportowa powinna w pierwszej kolejności posiadać oprogramowanie, które zadba o prawidłowe stworzenie dokumentacji OBOWIĄZKOWEJ.
