Kolejne audyty naprawcze prowadzone przez naszą kancelarię w firmach transportowych wykazują, że kadrowe nadal często zapominają że od dnia 5 sierpnia 2009 roku uległy zmianie obowiązkowe dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracowników w części B na mocy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 lipca 2009 zmieniające rozporządzenie…
…w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2009, Nr 115, poz. 971).
Dla przypomnienia podajemy jakie dokumenty związane ze stosunkiem pracy powinny się znajdować w każdej teczce akt osobowych w części B pracowników, niezależnie od tego na jakim stanowisku pracy są zatrudnieni. Zarówno kierowca, jak i np. pracownik administracyjny, zatrudnieni na podstawie umowy o pracę powinni w aktach osobowych posiadać następujące dokumenty:
a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
a) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dot. regulaminu pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
ha) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy (w okresie uprawniającym do korzystania z urlopu wychowawczego, pracownik powracający do pracy ma prawo do wnioskowania o obniżenie wymiaru czasu pracy do niższego, jednak nie niższego niż połowa wymiaru czasu pracy)
i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
ja) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
jb) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
Od dnia 5 sierpnia 2009 r w powyższym wyliczeniu pojawiły się jako obowiązkowe dokumenty dot. :
-
wykonywania telepracy,
-
odnoszące się do udzielania dodatkowego urlopu macierzyńskiego i na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego
-
oświadczenia o zamiarze korzystania przez rodzica z uprawnień rodzicielskich (wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy.
Wyłączono natomiast obowiązek przechowywania kopii zawiadomień powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu osoby uprzednio będącej zarejestrowaną jako bezrobotna. W związku z tym zmianie uległ również wzór Kwestionariusza osobowego, który załączamy poniżej.
Wzór:
KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE
1.Imię (imiona) i nazwisko …………………………………………………………………………………………
2.Imiona rodziców …………………………………………………………………………………………………….
3.Data urodzenia ……………………………………………………………………………………………………….
4.Obywatelstwo ………………………………………………………………………………………………………..
5.Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) ………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
6. Wykształcenie ………………………………………………………………………………………………………..
(nazwa szkoły i rok jej ukończenia)
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
(zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)
7. Wykształcenie uzupełniające ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
(kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia
nauki w przypadku jej trwania)
8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
(wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane
stanowiska pracy)
9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
(np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)
10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3 są zgodne z dowodem osobistym seria …………..
nr …………………………. wydanym przez …………………………………………………………………….
lub innym dowodem tożsamości ……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………. ……………………………………………………………….
(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)
