Jakie działania należy podjąć po śmierci pracownika? Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jest to zgodne z emeryturami i rentami z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.
Jakie działania należy podjąć po śmierci pracownika? – świadectwo pracy
W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób − innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Powodem rozwiązania stosunku pracy prawodawca wykazuje wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Oryginał oraz kopię dokumentu należy dołączyć do części C akt osobowych pracownika.
Podstawa prawna art. 611 Kodeksu pracy.
Odprawa pośmiertna
Art. 93 Kodeksu pracy
- 1. W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.
- 2. Wysokość odprawy, o której mowa w § 1, jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
1) jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
3) sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
- 3. Przepis art. 36 § 1 1 stosuje się odpowiednio.
- 4. Odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:
1) małżonkowi;
2) innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
- 5. Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny.
- 6. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty określonej w § 2.
- 7. Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, o których mowa w § 4, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie z § 2 i 6. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
Przy czym, w przypadku gdy pracodawca potrąca składki z wynagrodzenia pracownika na tzw. ubezpieczenie grupowe pracowników § 7 nie zostanie spełniony.
Odprawa pośmiertna nie wchodzi w skład spadku, przez co w przypadku braku wymienionych osób odprawa nie zostanie wypłacona nikomu.
Inne należności
Pracownikowi za pracę przysługuje wynagrodzenie lub inne świadczenia, które kompensują wynagrodzenie, czyli np. zasiłki. Pracodawca wylicza wynagrodzenie za przepracowany okres, uwzględniając nadgodziny, premie czy inne dodatki do wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci. Pracodawca również ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zmarłego pracownika. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należny pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika, przysługuje w równych częściach jego małżonkowi i innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jest to zgodne z przepisami o powszechnym zaopatrzeniu emerytalnym pracowników i ich rodzin.
Wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacane po śmierci pracownika członkom jego rodziny nie stanowią przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że powyższe świadczenia są zwolnione ze składek ubezpieczeniowych. Nie wykazuje się ich w dokumentach rozliczeniowych ZUS.
O ile jednak od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, konieczne jest jednak odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.
Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku prac. W tym celu na druku ZUS ZWUA jako przyczynę wyrejestrowania wpisujemy kod 500, który oznacza zgon osoby ubezpieczonej.
Po zakończeniu roku pracodawca musi rozliczyć się z urzędem skarbowym. Aby to uczynić pracodawca wystawia deklaracje PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Dokumenty te przekazuje do osób, których dotyczą oraz do urzędu skarbowego właściwego dla danej osoby. Deklaracja PIT-11 zmarłego pracownika obejmuje należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy. Pamiętajmy, aby w deklaracji PIT-11 nie wykazywać kwoty odprawy pośmiertnej, ponieważ jest ona zwolniona z opodatkowania.
Dokumenty pracownicze
Zasadą ogólną jest, iż pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Wszystkie dokumenty, które pracodawca nie jest zobowiązany przechowywać w wersji oryginalnej muszą być zwrócone pracownikowi (następcom prawnym).
Andrzej Baszyński
